Тема 16. Коммуникации в менеджменте

Коммуникации – это то, в чем каждый участвует ежедневно, но лишь немногие делают это достаточно согласованно. Все действия руководителя, направленные на достижение целей организации требует эффективного обмена информацией. Целью темы является ознакомить с природой и сложностью коммуникаций, с потенциальными преградами на пути понимания в процессе общения, с некоторыми методами, позволяющими повысить эффективность обмена информацией в организации.

Сущность коммуникации

Управление в организации осуществляется через людей. Одним из инструментов управления в руках менеджера является находящаяся в его распоряжении информация. Используя и передавая эту информацию, получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчиненных. Многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное ее восприятие.

Коммуникации - процесс передачи информации от одного субъекта к др. Субъектами могут быть отдельные личности, группы, организации. Коммуникации и информация различные, но связанные между собой понятия: коммуникация включает в себя и то, что передается и то, как это передается. Для того, чтобы акт коммуникаций состоялся, необходимо как минимум двое участников, к которым коммуникации предъявляет следующие требования: обладание способностью видеть, слышать, ощущать, определенных навыков и умений, определенной степени взаимопонимания.

Термин коммуникации происходит от лат. «communis»- общее. Передающий информацию пытается установить общность с получающим. Отсюда коммуникации – передача не просто информации, а значения или смысла понимания с помощью общих символов.

Процесс коммуникаций напрямую связан с эффективностью управления. Коммуникации - связующий процесс. Качество обмена информацией может прямо влиять на степень реализации целей. Следовательно, для успеха организации необходимы эффективные коммуникации.

Коммуникации бывают формальными (межуровневыми) и неформальными.

Формальные коммуникации. Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться с высших уровней на низшие- по нисходящей, когда подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах.

Организация нуждается в коммуникациях по восходящей - передача информации с низших уровней на высшие, то есть оповещение верха о том, что делается на низших уровнях. Обмен информацией по восходящей происходит в форме отчетов, предложений, объяснительных записок.

Коммуникации между различными подразделениями, то есть горизонтальные коммуникации - обмен информации между различными подразделениями для координации задач и действий, а также для формирования равноправных отношений между ними, что является важной составляющей удовлетворенности работников.

Коммуникации руководитель-подчиненный - наиболее очевидный компонент коммуникаций в организации, составляет основную часть коммуникативной деятельности руководителя- связан с прояснением задач, приоритетов, ожидаемых результатов; обеспечением вовлеченности в решение задач отдела; с обсуждением проблем эффективности работы; совершенствованием и развитием способностей подчиненных; со сбором информации о назревающей или существующей проблеме; оповещением подчиненного о грядущих изменениях; получение сведений о новаторских предложениях.

Коммуникации между руководителем и рабочей группой - позволяют руководителю повысить эффективность действий группы, поскольку в обмене информацией участвуют все члены группы, каждый имеет возможность размышлять о новых задачах отдела, перспективах.

Неформальные коммуникации. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов.

Типичная информация, передаваемая по каналам распространения слухов: предстоящие сокращения, новые меры по наказаниям за опоздания, изменения в структуре организации, грядущие перемещения и повышения, подробное изложение спора двух руководителей на последнем совещании, кто кому назначает свидание после работы.

Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки, распространения определенной информации или сведений типа «только между нами».

Процесс коммуникаций.

Коммуникационный процесс – это обмен информацией между двумя или более людьми. Основная цель – обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, то есть сообщений.

Модель коммуникационного процесса

ОТПРАВИТЕЛЬ

формулирование значения