8. Закон информированности-упорядоченности. Понятие энтропии, влияние энтропии на уровень организованности (упорядоченности) системы

Закон информированности и упорядоченности означает, что любая социальная организация способна к выживанию только в том случае, если она обеспечена полной достоверной и упорядоченной информацией

Согласно закону, чем большей информацией о внешней и внутренней среде располагает организация, тем большую вероятность устойчивого функционирования она имеет. Однако владение большими объемами информации еще не означает, что она будет эффективно использована в деятельности организации. К числу критериев оценки качества информации следует отнести: полноту, ценность, достоверность и насыщенность информации.

Полнота информации определяется возможностями доступа к ресурсам информационного пространства, в котором действует организация, а также состоянием внешних и внутренних коммуникационных связей.

Достоверность информации – необходимое условие использования полученных данных в деятельности предприятия. Источники информации должны быть надежными и не вызывать сомнений.

Упорядоченность информации подразумевает структурирование или распределение информации по степени ее важности для решения задач управления организацией. Упорядоченность — характеристика системы, отражающая наличие определенным образом установленных взаимосвязей, обеспечивающих порядок, организованность во всем, устойчивость функционирования системы. Сложной и ответственной задачей в формировании внутренней информационной системы является сбор и систематизация информации, полученной из различных подразделений организации. Рекомендуется разработать единую систему информационных запросов, которая обеспечила бы своевременную и оперативную передачу информации, накопившейся в подразделениях, в центральную базу данных. Основным потребителем информации является система управления организацией.

Также необходимо иметь в виду, что распределение информации должно быть избирательным и ориентированным на полномочия лиц, принимающих решения. Избирательное распределение информации предпочтительнее предоставления всей информации без предварительного анализа и систематизации.

В управлении организациями применяется экономическая, научно-техническая, общественно-политическая и другие виды информации.

Чтобы грамотно пользоваться информацией, необходимо знать систему параметров, с помощью которых ведется управление. Нужны не только грамотные менеджеры, но и грамотные программисты и информационные технологи.

Энтропия – мера беспорядка системы, состоящей из многих элементов. Энтропия – количество разнообразия или мера неопределенности. Данное понятие введено К. Шеноном для того, чтобы оценивать разнообразие объекта. Энтропия тем больше, чем больше число различных возможных состояний объекта. Величина энтропии зависит от двух факторов: от количества состояний объекта и от распределения их вероятностей. Энтропия максимальна именно при равенстве всех вероятностей возможных состояний системы.

С ростом энтропии увеличивается и неопределенность, неупорядоченность, беспорядок системы. Для уменьшения разнообразия (беспорядка) необходимо привнести в систему информацию (управляющее воздействие), которая противодействует тенденции системы к увеличению энтропии или дезорганизации. Информация противодействует тенденции системы к дезорганизации и увеличению энтропии и, таким образом, способствует переводу системы в более организованное состояние .

То есть степень организации определяется наличием информации, обеспечивающей ограничение свойственных системе тенденций к росту разнообразия. Для успешного решения задачи управления управляющая система (техническая или организационная) должна иметь большее (или, по крайней мере, равное) разнообразие (свободу выбора), чем объект управления.