Тема 5. Арм керівників функціональних підрозділів та основні сервісні програми

5.1. Арм працівника відділу кадрів

Після загального розгляду можливостей та способів використання інформаційних технологій та систем в управлінській діяльності зупинимося більш детально на конкретних технологічних рішеннях – розглянемо функціональні можливості АРМ керівників окремих підрозділів підприємства. Матеріал представлений у цьому та наступних розділах не включає всі можливі програмні продукти, а більше орієнтований на представлення мінімально необхідного функціоналу на основі існуючих програмних рішень.

В даній главі будуть представлені такі відділи підприємства як відділи збуту, постачання, кадрів та бухгалтерія.

Найбільш цінним ресурсом будь-якого підприємства безумовно є його працівники – людський потенціал. Ефективне управління людськими ресурсами можна визначити як одну з найважливіших місій менеджменту. На даний момент існує велика кількість програм для управління людськими ресурсами. Для прикладу Український каталог програм для бізнесу (http://prog.com.ua) приводить перелік з семи програм для організації АРМ працівника відділу кадрів. Доцього переліку входять наступні програмні продукти³:

- Do Recruiting Intelligent 2009 (Soft Intelligent) – це послідовне практичне керівництво по підбору персоналу, яке дозволить професійно здійснювати планування, пошук і відбір співробітників з моменту визначення потреби в трудових ресурсах і до ухвалення рішення про прийом на роботу. Продукт адресований керівникам будь-якого рівня, менеджерам по персоналу або іншим фахівцям, які задіяні в процесі підбору персоналу і рішенні кадрових питань компанії.

- Персонал - Бізнес 4.5 Укр. (Bravosoft). Це професійна кадрова програма, що забезпечує автоматизацію кадрового діловодства та підтримку керування персоналом на підприємствах з різними формами власності й різною чисельністю співробітників (від кількох людей до декількох тисяч). Кадрова програма «Персонал» має широкий спектр різних функціональних можливостей, що дозволяють вирішувати практично всі завдання, необхідні для керування персоналом. Даний програмний продукт орієнтований на використання в організаціях, у яких немає самостійної служби керування персоналом. Кадрове діловодство в програмі «Персонал-Бізнес» спрощене і інтуїтивно зрозуміле, що дозволяє непідготовленому користувачеві вести повноцінний кадровий облік у своїй організації й друкувати всі регламентовані кадрові документи, а також одержувати всілякі довідки й статистичні звіти (рис 5.1).

- Кадри Плюс Україна 2.4.4 (ЕндіСофт). Дана програма призначена для автоматизації кадрових операцій і обліку часу роботи співробітників. Накази, заяви, рух персоналу, облік робочого часу, звіти і багато що інше. Програма розроблена з урахуванням законодавства України! Основні особливості і можливості програми: - Ведення особистих карток співробітників. - Облік робочого часу співробітників. - Облік руху співробітників і ведення кадрової статистики. - Автоматична підготовка всіх кадрових документів. - Журнал документів. - Розрахунок стажу. - Формування стандартних звітів (більше 50-ти готових звітів). - Створення своїх звітів. - Підтримка шаблонів документів. - Шаблони типових кадрових документів. - Додаткові можливості програми. - Мережеві можливості. - Сумісне використання з іншими нашими програмами. - Он-лайн функції і автоматичне оновлення. - Робота з базами даних. - Зручний інтерфейс.

- Мастер резюме, 1.5.2 (Медія Технології). Програмний комплекс для розміщення складеного резюме в кадровому банку даних. Друк складеного резюме. Можливість розіслати збережене резюме кадровим агентствам занесеним в базу. Підбір вакансій розміщених підприємствами-працедавцями.

- Кадровий облік 1.0.9 (ЮгСофтСервіс). Програма, що автоматизує ведення кадрового обліку. Володіє інтутівно зрозумілим інтерфейсом, невимогливістю до ресурсів комп'ютера і високою надійністю. Керівництво користувача викладене окремим файлом на сторінці програми.

- Розрахунок стажу v1.1 (Seniority). Програма дозволяє швидко розрахувати загальний трудовий стаж співробітника по записах з трудової книжки. В допомогу фахівцеві відділу кадрів або бухгалтерові.

- День народження 0.5 (Rainman). Програма дозволяє відділу кадрів або людині на якій лежить відповідальність пам'ятати всі дні народження всіх співробітників на підприємстві і повідомляти (нагадувати) про них своєму керівництву. Адже простіше роздрукувати на початку місяця звіт, в якому будуть перераховані всі дні народження в порядку їх настання.

Умовно основні вимоги до програм управління кадрами можна сформувати наступним чином:

• Автоматичне формування кадрових документів.

• Автоматичне формування штатного розкладу.

• Автоматичне формування журналу наказів і ведення електронного архіву наказів.

• Розрахунок середньоспискової чисельності співробітників за будь-який період.

• Формування довільних та стандартних звітів на основі інформації з бази даних (список співробітників, список співробітників по відділах, список вакантних місць, список дітей співробітників, список військовозобов’язаних, список звільнених, список жінок, список чоловіків тощо).

• Нагадування про закінчення випробувального терміну у співробітників.

• Експорт анкетних даних у формат Пенсійного Фонду⁴.

• Зберігання в базі особистих даних про кожного співробітника.

• Розрахунок загального, безперервного стажу, також стажу роботи на даному підприємстві.

• Облік відряджень, відпусток і заохочень.

• Ведення статистики по підприємству (кількість співробітників, кількість вакантних місць, середній оклад, середній вік).

• Автоматичне нагадування про дні народження співробітників.

Окрім зазначених функцій програми для автоматизації роботи з кадровим потенціалом фірми повинні також забезпечувати можливості зберігання в базі фотографій співробітників, зручний пошук в базі, зберігання в архіві бази даних інформації про звільнених співробітників, проводити розрахунок дати закінчення відпустки по заданій даті початку і загальній тривалості тощо.

За допомогою цього програмного забезпечення потрібно мати можливості формувати та роздруковувати документи різних вихідних форм (накази, особисті карточки, штатний розпис, графіки відпусток, анкети тощо). Всі документи при цьому автоматично заповнюються інформацією з бази даних по співробітниках.

Використання спеціалізованих програмних продуктів дозволяє значно (у 2-10 разів) підвищити швидкість і ефективність роботи відділу кадрів при рутинних операціях: оформленні кадрових наказів, складанні штатного розкладу, розрахунку стажу, також при формуванні додаткових звітів.

Ефект від використання таких програм особливо високий для:

- підприємств з чисельністю співробітників понад 50-70 чоловік. Як показала практика, якщо в підприємстві чисельність співробітників досягла цієї відмітки, то створення та використання АРМ працівника відділу кадрів дозволяє дуже сильно заощадити час за рахунок автоматизації документообігу і швидкості пошуку потрібної інформації;

- підприємств, які швидко розвиваються та підприємств з високою плинністю кадрів, оскільки в цьому випадку навантаження на відділ кадрів значно зростає, і впровадження програми допоможе істотно понизити це навантаження, що допоможе відділу кадрів в найкоротші терміни оформити всі необхідні документи, співробітнику щонайшвидше приступити до роботи.

Як загальний приклад розглянемо більш детально можливості програмного продукту компанії BravoSoft – ПЕРСОНАЛ – Про, опис якого наведено на офіційній сторінці проекту (http://personal.bravosoft.org/_pro.html). Загальний вигляд програми представлено на рис. 5.1.

Рис. 5.1. Загальний вигляд вікна програми Персонал Про 4.5

Програма Персонал Про відповідає всім основним вимогам до програм такого класу і, в той же час має певні унікальні особливості.

Можна виділити наступні особливості програми:

- В програмі реалізовано більше 60 різних операцій, близько 100 друкованих форм і більше 70 типових запитів.

- Забезпечена генерація всіх наказів і звітів в Mіcrosoft Word і Excel з можливістю редагування перед друком. Автоматичне формування діаграм, що наочно відображають різні статистичні показники.

- Навігаційна панель містить закладки, що забезпечують зручний і швидкий доступ до різних об'єктів системи. Перелік і вміст закладок може бути настроєний користувачем самостійно.

- Програма має багатовіконний інтерфейс, який забезпечує одночасну роботу з декількома картками об'єктів. Між всіма картками об'єктів можна здійснювати контекстні переходи на об'єкти, що згадуються.

- Адаптивний інтерфейс для відображення й редагування електронних карток об'єктів. Вся інформація розташовується у вигляді параметричного дерева, що забезпечує зручну й структуровану роботу з даними. Редагування даних здійснюється безпосередньо в самій картці.

- Унікальний механізм запитів дозволяє самому користувачеві отримувати будь-яку інформацію, наявну в системі. Результат запиту може бути роздрукований у вигляді звіту або експортований в Excel.

Варто відзначити, що наведені програми – це лише невеличка частина від існуючого програмного забезпечення і кожна компанія самостійно визначає необхідну функціональність та проводить відбір потрібного програмного продукту.