Приклад розрахунків повернення від інвестицій в корпоративну систему електронного управління документами Lotus Domino.Doc

Для того, щоб представити можливий економічний ефект, скористаємося наступними гіпотетичними розрахунками на основі оцінки праці співробітника при роботі з документами за традиційною паперовою технологією:

• "Середній" співробітник виконує в день 10 операцій по пошуку різних документів

• Пошук одного документа займає в середньому 2 хвилини

• У 10% випадків співробітник не знаходить потрібний документ

• У випадку, якщо документ не був знайдений відразу на його пошуки витрачається ще 2 хвилини додатково

• Якщо документ все-таки не знайдений, співробітник перемикається на іншу роботу

• Середня річна зарплата $3600 в рік ($300 в місяць)

• Витрати на утримання співробітника (податки і ін.) +100%

На основі цих даних проведемо розрахунок економії:

(10 раз/день х 2 хв. + 10 раз/день х 10% х 2 хв.) х 1/(8 год. х 60 хв.) х $7200 = $330

Підсумок: якщо впровадити електронну систему управління документами, то виходить $330 економії в рік з розрахунку на одного співробітника. Якщо в організації працює 100 співробітників, і всі вони працюють з документами, то можна зекономити $33000 в рік.

При вартості робочого місця Domino.Doc близько $140 при розрахунку на 100 співробітників (1 сервер Domino.Doc і 100 ліцензій доступу) ми одержуємо двократну окупність ліцензій на технологію протягом одного року.

До стратегічних переваг відносяться переваги, які пов'язані з поліпшеннями в ключових бізнес-процесах. А це пов'язано із зростанням обороту або прибутку, якщо йдеться про комерційні структури, або з поліпшеннями в роботі, ухваленні рішень, обслуговуванні, якщо йдеться, наприклад, про органи державної влади. Ці переваги важче виміряти. Загалом їх перелік може бути приблизно таким:

• Поліпшення в доступі до інформації

• Поліпшення обслуговування замовників, швидкості реагування

• Поліпшення в контрольованості процесів

• Поліпшення в результатах аудиторських перевірок

• Поліпшення в процесі гарантійного обслуговування

• Поліпшення якості продуктів/послуг

• Збільшення фінансових оборотів

• Швидше і якісніше ухвалення рішень

• Посилення ступеня контролю з боку керівництва

• Забезпечення відповідності існуючим правилам і законам

• Швидший вихід на ринок нових продуктів і послуг

• Поліпшення морального клімату і ступеня задоволеності співробітників своєю працею

• Ширший набір пропонованих продуктів і послуг, що надаються

Організації, які були в перших рядах користувачів корпоративних систем електронного управління документами, отримали наступні результати, які можуть бути використані як орієнтир:

• Зменшення витрат на інженерну розробку продуктів мінімум на 10%

• Зменшення часу розробки мінімум на 20%

• Зменшення часу, що витрачається на реалізацію змін в продукті або послузі мінімум на 30%

• Зменшення самих змін в продуктах/послугах на 40%

Якщо подивитися практично на будь-яку організацію з точки зору управління інформацією і, зокрема, "неструктурованою інформацією" у вигляді документів, то будь-який новий або змінений продукт може викликати створення сотень пов'язаних з ним документів (за оцінкою від ста до тисячі нових документів в тиждень). Для органів державної влади такими "новими продуктами" є самі документи.

Деякі постачальники інформаційних технологій ставлять знак рівності між системами управління документами і технологіями управління знаннями. По суті справи, часто це робиться неявно, коли один і той же продукт, який пару років назад позиціонувався як "система управління документами" тепер представляється як "платформа для управління знаннями".

IBM і Lotus запропонували набагато багатшу і адекватнішу формулу управління знаннями. Ця формула сконцентрована в трьох словах "Люди, Місця і Інформація" (People, Place and Things). Інакше кажучи, рішення по управлінню знаннями передбачають наявність продуктів, які забезпечують пошук потрібних Людей, надання їм загальнодоступного віртуального простору (Місця), і забезпечують управління Інформацією, яку ці люди шукають або створюють. Розкриємо трохи докладніше сенс цієї формули.

З якою б проблемою організація в цілому або окремі її співробітники не стикалися, завжди є люди, такі як колеги, партнери, замовники і просто друзі, які є експертами з даної конкретної проблеми. Тому технології управління знаннями повинні забезпечувати засоби автоматичного визначення того, хто є експертом в якій області, ефективній пошук такої експертизи, інформування про те, хто з ідентифікованих експертів знаходиться в мережі і засоби взаємодії з ними (у тому числі і в режимі он-лайн).

Існують співтовариства, в яких люди обмінюються інформацією і знаннями. В більшості випадків співтовариства існують як у фізичному, так і у віртуальному просторі. Такі співтовариства (місця) можуть бути створені за допомогою додатків для спільної роботи, які люди можуть використовувати для взаємодії, обміну ідеями, постановки питань і пошуку відповідей.

Існують структуровані і не структуровані елементи інформації, яку люди створюють, збирають, класифікують і обмінюються. Інформація включає зокрема документи, правила, процеси і процедури, які компанія використовує. Фактично, вони знаходяться у фокусі більшості інструментів по управлінню знаннями, які допомагають людям працювати з даними всілякими різними способами, – від пошуку даних до візуалізації і аналізу контексту.

Таким чином, корпоративні технології електронного управління документами підтримують ефективні засоби роботи з інформацією, включаючи автоматизацію процесів, а також можливості спільної роботи людей з документами. У цьому сенсі вони є важливим, але не єдиним компонентом реалізації концепції управління знаннями.

Компанія IDC в ході свого дослідження на основі опиту корпоративних менеджерів виявила, що наступні технології вважаються найбільш важливими в контексті проектів по Управлінню Знаннями (у міру убування важливості):

• Передача повідомлень, електронна пошта

• Управління документами

• Засоби пошуку

• Корпоративні інформаційні портали

• Сховища даних

• Засоби колективної роботи

• Workflow-технології

• Тренінги через Web

Таким чином, системи управління документами є частиною більш широкої концепції Управління Знаннями. Управління знаннями, за визначенням, спричиняє за собою систематичне посилення ролі інформації і експертного досвіду для досягнення наступних чотирьох бізнес цілей:

• Інновації. Управління знаннями повинно допомагати збирати разом експертів, незважаючи на часові і географічні межі для сумісного створення нових ідей, продуктів і послуг.

• Компетентність, можливо, це найголовніший актив організації. Службовцям, як старим, так і знов прийнятим на роботу необхідні навчання і поради, а так само особистий доступ до важливих для їх роботи ресурсів. Одна з цілей Управління знаннями це підтримка безлічі форм розподіленого навчання.

• Ефективність, ця якість накопичення і повторного використання знань. Службовці часто "винаходять колесо" замість того, щоб використовувати кращий досвід і знання експертів. Управління знаннями повинно забезпечити людей інструментами для пошуку і використання цих активів.

• Швидке реагування, це можливість швидше, ніж конкуренти реагувати на несподівані події, що сьогодні є важливим як ніколи. Управління знаннями повинно поліпшити реагування за рахунок організації і напряму зовнішніх даних тому, хто в якнайкращому ступені може інтерпретувати їх. Управління знаннями повинно забезпечувати відповідь на питання Хто? Що? Де? і Коли? для того, щоб організація краще могла координувати свої дії.

Документи є контейнерами, які містять в собі значну частину знань організації і в цілому є одним з самих значущих активів. Проте тільки управління документами забезпечує ефективне використання знань і досвіду. Документи можуть не тільки відповісти на питання "Що ми знаємо?" але так само і на питання "Хто це знає?".