5.2. Арм бухгалтера

Не менш важливою службою для підприємства є бухгалтерія. Бухгалтерський облік ведуть всі підприємства, незалежно від їх вигляду, форми власності і підлеглості. Недбалість і неточність при веденні бухгалтерського обліку може принести чималий збиток. Звичайно, людський чинник і професіоналізм є найголовнішими при організації і веденні процесу обліку. Основними проблемами бухгалтера є великий (часто дуже великий) потік первинних документів, постійне виконання арифметичних операцій, перевірка правильності розрахунків і проведення операцій, зіставлення даних з інформацією на суміжних ділянках обліку і т.д., а ці задачі, без сумніву, дуже легко вирішуються за допомогою комп’ютера і автоматизованої системи по веденню бухгалтерського обліку.

Загалом весь комплекс програм для обліку можна поділити на кілька основних груп:

1. Непрофесійні програми для ведення обліку персональних доходів та витрат. Дану групу програм можна рекомендувати лише для приватного користування зважаючи на їх обмежену функціональність та низький рівень професійної підтримки. Як приклад можна навести програми KlientPay, Хепі Бух, Бухгалтерський облік підприємця, Бухгалтер тощо.

2. Програми для підготовки спеціалізованих звітів, в особливості призначених для подання в органи державної влади. Більшість з цих програм безкоштовні і підтримуються безпосередньо тими органами державної влади, які їх видали. Основним їх недоліком є спеціальні формати подачі звітності, які інтегровані у невелику кількість потужних бухгалтерських комплексів. Приклад: Форма №1ДФ (Україна), АРМ БестЗвіт тощо.

3. Потужні бухгалтерські комплекси, які дозволяють автоматизувати більшість професійних функцій бухгалтера, дають змогу формувати звіти тощо. Основний недолік цих програм – їх доволі висока ціна.

Для прикладу, станом на 11.10.2009 вартість одного з найбільш поширених продуктів для бухгалтерського обліку в Україні «1С Бухгалтерія» коливалася в межах від 720 грн. за версію «1С:Бухгалтерія 7.7.Базова версія для бюджетних установ України» до 2640 грн. за версію «1С:Бухгалтерія 7.7 ПРОФ для України».

Вибір конкретної програми залежить від багатьох чинників, зокрема від платоспроможності покупця, величини компанії, кількості рахунків, кількості філій, виду господарської діяльності тощо. Проте, не зважаючи на тип та форму власності підприємства та інші аспекти його функціонування, до бухгалтерської програми, яку планується використовувати при створенні АРМ бухгалтера ставляться доволі чіткі вимоги:

- інформаційні бухгалтерські системи не залежно від їхнього масштабу, програмно-апаратної платформи і вартості повинні забезпечувати якісне ведення обліку, бути надійними і зручними в експлуатації;

- у функціональному аспекті інформаційні бухгалтерські системи повинні безпомилково робити арифметичні розрахунки; забезпечувати підготовку, заповнення, перевірку і друк первинних і звітних документів довільної форми; здійснювати безпомилкове перенесення даних з однієї друкованої форми в іншу; робити нагромадження підсумків і нарахування відсотків довільного ступеня складності; забезпечувати звертання до даних і звітів за минулі періоди (вести архів). Відповідно потужна бухгалтерська система повинна працювати на основі централізованої БД, яка повинна бути максимально захищена від можливих збоїв.

Автоматизована система бух обліку, як і традиційна – паперова, використовує ті самі документи (розпорядження, доручення, рахунки й облікові регістри), проте зберігає не їх паперові оригінали, а цифрові копії. Відповідно до форми подачі документів відрізняється і форма їх обробки. Нижче наведені відмінності комп’ютерної обробки бухгалтерських даних від неавтоматизованої:

1. Однакове виконання операцій. Комп'ютерна обробка припускає використання тих самих команд при виконанні ідентичних операцій бухгалтерського обліку, що практично виключає появу випадкових помилок, звичайно властивих ручній обробці. З іншої сторони, програмні помилки (чи системні помилки в апаратних або програмних засобах) приводять до неправильної обробки всіх ідентичних операцій при однакових умовах.

2. Поділ функцій. Комп'ютерна система може задіяти під час роботи безліч процедур внутрішнього контролю, що у неавтоматизованих системах виконують різні фахівці. Така ситуація залишає фахівцям можливість втручання в інші функції лише за умови введення спеціальних паролів. Це дає змогу забезпечити збереження даних від умисних чи ненавмисних дій некваліфікованого персоналу.

3. Потенційні можливості появи помилок і неточностей. У порівнянні з неавтоматизованими системами бухгалтерського обліку, комп'ютерні системи більш відкриті для несанкціонованого доступу, включаючи осіб, що здійснюють контроль. Вони також відкриті для прихованої зміни даних і прямого чи непрямого одержання інформації про активи. Чим менше людина втручається в машинну обробку операцій обліку, тим нижчі можливості виявлення помилок і неточностей вона має. Помилки, допущені при розробці чи коректуванні прикладних програм, можуть залишатися непоміченими протягом тривалого періоду.

4. Потенційні можливості посилення контролю з боку адміністрації. Комп'ютерні системи дають у руки адміністрації широкий набір аналітичних засобів, що дозволяють оцінювати і контролювати діяльність фірми. Наявність додаткового інструментарію забезпечує зміцнення системи внутрішнього контролю в цілому і, таким чином, зниження ризику його неефективності. Так, результати звичайного зіставлення фактичних значень коефіцієнта витрат із плановими, а також звірення рахунків надходять до адміністрації більш регулярно при комп'ютерній обробці інформації. Крім того, деякі прикладні програми накопичують статистичну інформацію про роботу комп'ютера, яку можна використовувати з метою контролю фактичного ходу обробки операцій бухгалтерського обліку.

5. Ініціювання виконання операцій у комп'ютері. Комп'ютерна система може виконувати деякі операції автоматично, причому їхнє санкціонування не обов'язково документується, як це робиться в неавтоматизованих системах бухгалтерського обліку, оскільки сам факт прийняття такої системи в експлуатацію адміністрацією припускає в неявному виді наявність відповідних санкцій.

Результатом використання на підприємстві АРМ бухгалтера є:

• упорядкування бух обліку – тобто зменшення часу на підготовку бухгалтерських вибірок, звітів тощо;

• збільшення кількості інформації, яку можна отримати;

• зниження кількості бухгалтерських помилок;

• підвищення оперативності бух обліку;

• підвищення економічності бухгалтерського обліку.

Якщо таких поліпшень не відбулося, то впровадження АРМ можна вважати неефективним, оскільки просте перенесення інформації з паперових журналів-ордерів на інформаційні носії не може вважатися ефективним. На жаль така псевдоавтоматизація зустрічається часто, відбувається це тому, що фірми часто не використовують комплексного підходу до автоматизації. Наслідки таких дій можуть бути доволі значними, від простого зниження ефективності роботи бухгалтерії і до значних фінансових втрат.

Варто відмітити можливість спротиву бухгалтерів впровадженню системи автоматизованого бух обліку. Поширеним стереотипом є те, що використання АРМ приводить до скорочення бухгалтерського персоналу. Незважаючи на те, що, на перший погляд, все логічно - частину роботи бере на себе комп'ютер, що і витісняє бухгалтерів-людей, стереотип є помилковим. Справа в тому, що кількість необхідних у бухгалтерії бухгалтерів залежить тільки від кількості оброблюваних бухгалтерією первинних документів (накладних, касових ордерів, платіжок тощо), а кількість первинних документів не залежить від того, автоматизований бухоблік чи ні, вона залежить від обсягу господарських операцій в організації, а тому використання АРМ не можна розглядати як причину до скорочення кількості працівників бухгалтерії.

На даний момент на підприємствах України використовується значна кількість програмних продуктів автоматизації бухгалтерського обліку і розглянути їх в одному підручнику не тільки не можливо, але й не раціонально, оскільки обмеженість місця не дозволяє виділити всі їх особливості. Тому ми зупинимося на короткому огляді найбільш поширеної бухгалтерської системи – 1С. Бухгалтерія.

"1С:Бухгалтерія " являє собою окрему компоненту "Бухгалтерський облік" системи програм 1С:Підприємство з типовою конфігурацією для України. Ця конфігурація призначена для автоматизації бухгалтерського обліку на підприємствах, які займаються торгівлею та наданням послуг, проте програма підтримує велику кількість надбудов для підприємств інших галузей.

"1С:Бухгалтерія 7.7 для України" поставляється у вигляді наступних версій:

• Базова. Призначена для невеликих фірм, які не планують адаптувати конфігурацію до особливостей свого обліку.

• ПРОФ. Містить развинуті засоби адміністрування і конфігурування.

• Мережева. У доповненні до версії ПРОФ дозволяє декільком користувачам працювати з однією інформаційною базою. Кількість користувачів, що працюють в одній мережі, не обмежено ліцензійною угодою.

• Версія для SQL. Така, як і мережева, тільки для ведення інформаційної бази використовується Місrosoft SQL Server 7.0, що підвищує надійність і швидкодію системи при великій кількості користувачів.

Усі версії 1С:Бухгалтерії для України комплектуються офіційною типовою конфігурацією "1С:Підприємство. Конфігурація "Бухгалтерський облік" для України". Ця конфігурація надає широкі можливості для ведення бухгалтерського обліку на малих та середніх підприємствах, а також може бути базою для автоматизації великого підприємства.

Бухгалтерський облік, реалізований в конфігурації, відповідає прийнятій на даний момент методології бухгалтерського і податкового обліку в Україні і забезпечує надання інформації про організацію інвесторам, кредиторам, податковим органам.

Бухгалтерський облік введеться тільки в гривнях, крім тих галузей, які відповідно діючим методикам обліку повинні вестися у валюті (взаєморозрахунки з іноземними контрагентами, облік коштів на валютних рахунках і т.д..)

Програма дозволяє автоматизувати наступні функції бухгалтерського і податкового обліку:

• Облік операцій по банку і касі

• Облік ТМЦ на складі й у роздрібній торгівлі

• Розрахунки з постачальниками і покупцями

• Розрахунки з підзвітними особами

• Облік необоротних активів

• Нарахування і виплата заробітної плати

• Розрахунки з бюджетом

• Облік валютних операцій

• Облік валових доходів і валових витрат

• Облік балансової вартості валюти

• Облік балансової вартості основних засобів

Окрім зазначених функцій програма підтримує введення, збереження і друк первинних документів (платіжні доручення, прибуткові і видаткові ордери, накладні, податкові накладні, авансові звіти тощо); має гнучкі можливості обліку та може використовуватися для формування і друку різноманітних звітів.

Питанням використання, впровадження та супроводження ІС систем на базі продуктів 1С присвячено велику кількість підручників, статей та інших матеріалів, тому для більш детального ознайомлення з програмним продуктом пропонуємо звернутися до зовнішніх джерел.