1.3. Інформація та її роль в процесі управління

В управлінні підприємством життєво необхідним стає процес отримання відомостей про стан системи в кожен момент часу, про досягнення (або недосягнення) заданої мети з тим, щоб впливати на систему і забезпечити виконання управлінських рішень. Інформація стає важливою складовою виробничого процесу і тіснить в ньому традиційні компоненти - природні ресурси, працю і капітал.

Інформація, на відміну від інших видів ресурсів, зокрема природних, не втрачається з часом, а, навпаки, її об'єм постійно збільшується, створюючи умови для накопичення досвіду, сприяючи виробленню обґрунтованих управлінських рішень.

З погляду ефективності діяльності і грамотного управління, найважливіше значення надається економічній складовій інформації. Економічна інформація відображає процеси виробництва, етапи руху і перетворення ресурсів.

Найчастіше термін “комплексна автоматизація” розуміється буквально як автоматизація підприємства в комплексі. Мається на увазі, що в кожному цільовому відділі повинно функціонувати автоматизоване робоче місце, що підтримує той або інший робочий процес. Наприклад: “Головний бухгалтер (Баланс)”, “Основні засоби”, “Банк”, “Каса”, “Дебітори-кредитори”, “Комірник”, “Збут” і т.д. В кінці 1970-х років в Америці з'явився новий і на ті часи прогресивний стандарт MRP (Materials Requirements Planning, або Планування матеріальних ресурсів). Впровадження нової концепції дозволило значно підвищити ефективність виробництва і зменшити собівартість продукції, що випускається. Суть MRP спрощено полягає в наступному. У систему вводяться замовлення на продукцію підприємства. На їх підставі вона визначає, скільки і в які терміни необхідно провести кінцевої продукції, потім - час і кількість матеріальних ресурсів (МР), необхідних для задоволення потреб виробничого розкладу¹.

Ще однією з сторін організації ефективної інформаційної структури підприємства є введення в дію концепції «без паперового офісу». Така концепція передбачає перехід на електронний документообіг всередині організації. Введення повного електронного документообігу значно полегшує проблему зберігання, систематизації та зберігання інформації. Так званий безпаперовий офіс – цілком можлива реальність, яка вже зараз використовується на практиці у деяких компаніях. Кошти, що раніше витрачались на папери, можуть бути перенаправлені на створення баз даних, та підтримки їх надійності.

Рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправки називається документообігом. Від чіткості і оперативності обробки і руху документа залежить швидкість отримання інформації, необхідної для вироблення рішення. Тому раціональній організації документообігу завжди приділяється велика увага. Вся документація установи ділиться на три документопотоки:

- вхідні (що поступають) документи;

- витікаючі (що відправляються) документи;

- внутрішні документи.

Кожний з документопотоків має свої особливості в складі, кількості, обробці і русі. Кількість документів всіх потоків за рік складе об'єм документообігу установи. Величина документообігу потрібна для розрахунку необхідної чисельності обслуговуючого персоналу, розрахунку ефективності застосування засобів механізації і автоматизації діловодств. В цілому вона показує завантаженість всього управлінського апарату, оскільки всім його працівникам доводиться мати справу з документами. У технологічному ланцюжку обробки і руху документів можна виділити етапи:

• прийом первинна обробка документів;

• попередній розгляд і розподіл документів;

• реєстрація;

• контроль за виконанням;

• інформаційно-довідкова робота;

• виконання документів і відправка.

Отже для автоматизації документообігу в фірмах впроваджуються так звані «системи електронного управління документами» (ЕУД), які забезпечують процес створення, управління доступом і розповсюдження великих об'ємів документів в комп'ютерних мережах, а також забезпечують контроль над потоками документів в організації. Часто ці документи зберігаються в спеціальних сховищах або в ієрархії файлової системи. Типи файлів, які, як правило, підтримують системи ЕУД включають текстові документи, образи, електронні таблиці, аудіо, відео дані, і документи Web. Загальними можливостями систем ЕУД є створення документів, управління доступом, їх перетворення і безпека.

Історично системи управління документами були вертикальними додатками, розробленими для використання невеликими групами фахівців, що працюють в територіальній близькості один від одного з сильно структурованими документами. За кордоном додатки вертикального управління документами в основному впроваджувалися в таких областях як фармацевтичні дослідження, страхування, інженерні розробки, промислове виробництво.

У сучасних розподілених підприємствах система розповсюдження документів, вимоги до їх доступності і необхідність спільної роботи з ними ростуть експоненціально. Інформаційні матеріали, що мають високу цінність, створюються щодня, розміщуються в глобальних мережах, розповсюджуються в різних професійних колективах. У епоху Web формалізовані документи, доступні тільки фахівцям, не можуть більш служити сховищем корпоративних знань.

Сьогоднішні підприємства вимагають істинно розподіленої архітектури управління документами, тобто такої, яка задовольняє наступним вимогам:

• Масштабованість, надійність і керованість для економічного корпоративного розгортання.

• Автоматична підтримка розподіленого управління різними інформаційними матеріалами впродовж всього їх життєвого циклу, від створення до рецензування, затвердження, розповсюдження і архівації.

• Гнучкість управління доступом до всього спектру документів, від електронної пошти до дискусійних баз даних, від відео кліпів до формалізованих документів всіх типів.

• Можливість забезпечення миттєвого доступу до документів через Web-браузери, настільні додатки і інші загальнодоступні типи клієнтів.

• Відкрита, розширювана архітектура, що дозволяє організаціям, по-перше, швидко розширювати платформу управління документами у відповідь на появу нових бізнес цілей, таких, як управління записами і, по-друге, інтегрувати управління документами з ширшими стратегічними ініціативами, такими як Управління знаннями.

• Доступність широкого спектру додаткових технологій для підвищення рівня повернення від інвестицій.

Розподілене, розширюване управління документами приводить до різкого підвищення продуктивності роботи співробітників, посиленню загальної конкурентоспроможності організації, забезпечуючи оптимізацію будь-якої кількості міждисциплінарних процесів, замість автоматизації окремих вертикальних. Корпоративне управління документами є істотним кроком на шляху до втілення в життя ініціатив по управлінню корпоративними знаннями.

IDC виділяє шість категорій технологій, які складають ринок засобів електронного управління документами (ЕУД). Слід відмітити, що жодна класифікація, мабуть, не є ідеальною. В результаті деякі продукти одночасно потрапляють в декілька категорій і мають можливості, характерні для продуктів з різних категорій.

• Системи ЕУД, орієнтовані на бізнес-процеси (Business-process EDM): Documentum, FileNet (Panagon і Watermark), Hummingbird(PC DOCS)

• Корпоративні системи ЕУД (Enterprise-centric EDM): Lotus (Domino.Doc), доповнення до Novell GroupWise, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context)

• Системи управління контентом ( Content management): Adobe, Excalibur

• Системи управління інформацією (портали) ( Information Management): Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-station)

• Системи управління образами (Imaging)

• Системи управління потоками робіт (Workflow management): Lotus (Domino/Notes і Domino Worflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware

Дамо докладніші визначення і відмітні ознаки кожної категорії з вищеперелічених технологій.

Системи ЕУД, орієнтовані на бізнес-процеси, як правило, призначені для специфічних вертикальних і горизонтальних додатків, іноді орієнтовані на використання в певній індустрії. Ці рішення, як правило, забезпечують повний життєвий цикл роботи з документами, включаючи технології роботи з образами, управління записами і потоками робіт, управління контентом і т.д.

Корпоративні системи ЕУД забезпечують корпоративну інфраструктуру для створення, спільної роботи над документами і їх публікації, доступну, як правило, всім користувачам в організації. Основні можливості цих систем аналогічні системам, що орієнтовані на бізнес-процеси. Проте, їх відмітною особливістю є спосіб використання і розповсюдження. Аналогічно таким засобам як текстові редактори і електронні таблиці, корпоративні системи ЕУД є стандартними, "додатком за умовчанням" для створення і публікації документів в організації. Як правило, ці засоби не орієнтовані на використання тільки в якійсь певній індустрії або для вузько певного завдання. Вони пропонуються і упроваджуються як загальнокорпоративні технології, доступні практично будь-якій категорії користувачів.

Системи управління контентом забезпечують процес відстеження, створення, доступу, контролю і доставки інформації аж до рівня розділів документів і об'єктів для їх подальшого повторного використання і компіляції. Потенційно доступність інформації не у вигляді документів, а менших об'єктів полегшує процес обміну інформацією між додатками.

Системи управління інформацією, так звані портали, забезпечують агрегацію, управління і доставку інформації через мережі Internet, intranet і extranet. Ці технології забезпечують фундамент створення інформаційних порталів. Системи управління інформацією дають можливість організаціям накопичувати і використовувати експертизу в розподіленому корпоративному середовищі на основі використання бізнес-правил, контексту і метаданих. Хоча більшість доступних сьогодні технологій забезпечують, в основному, статичні публікації, забезпечення більшої інтерактивності і засобів спільної роботи – справа найближчого майбутнього.

Системи управління образами перетворять інформацію з паперових носіїв в цифровий формат, як правило, це TIFF (Tagged Image File Format), після чого документ може бути використаний в роботі вже в електронній формі.

Системи управління потоками робіт (workflow) забезпечують систематичну маршрутизацію робіт будь-якого типу в рамках структурованих і неструктурованих бізнес-процесів. Вони використовуються в цілях прискорення бізнес-процесів, збільшення ефективності і ступеня контрольованості процесів в організації.

Більшість систем діловодства і документообігу мають наступні базові функції:

• Обробка і зберігання документів: реєстрація

• Управління потоками робіт (передача документів між виконавцями)

• Контроль виконавської дисципліни

• Пошук документів по атрибутах і повнотекстовий пошук

• Робота з взаємозв'язаними документами

• Регламентація прав доступу

• Списання документів

• Інтеграція із зовнішніми системами електронної пошти тощо.

Основними користувачами цих систем є такі структурні підрозділи організацій, як управління справами, секретаріати, канцелярії, загальні відділи, експедиції і т.д., проте працівники цих відділів складають лише 5-10% співробітників організацій, які мають потребу в загальнодоступній системі ЕУД.

З економічної точки зору впровадження систем ЕУД може дати два типи переваг від інвестицій:

• Економія, яка безпосередньо вимірюється в грошовому виразі (hard dollar)

• Непрямі переваги (soft dollars).

Обидва типи переваг можуть бути легко одержані за рахунок установки централізованих систем зберігання документів і образів, які забезпечують: інтуїтивно зрозумілий користувацкий інтерфейс, універсальний доступ за допомогою Web-браузера (без приватних, специфічних, закритих клієнтів), підтримку ODMA (технологія інтеграції з офісними додатками, такими як MS Word), єдине сховище образів, відео-, аудіо- інформації і всіх типів документів, контроль версій, повідомлення по електронній пошті, багаторівневу система безпеки. За рахунок впровадження корпоративних систем ЕУД організації зменшують надмірні витрати на зберігання одних і тих же даних, підвищують продуктивність праці, забезпечують зростання рівня задоволеності замовників і співробітників тощо.

Організації можуть одержати два типу переваг від впровадження корпоративних систем електронного управління документами: тактичні і стратегічні.

Тактичні переваги пов'язані в основному з скороченням витрат. Їх достатньо легко визначити і виміряти. Вимірювані в грошовому виразі переваги можуть бути прораховані на основі підрахунку того, скільки можна прибрати фізичних шаф для зберігання документів, скільки площ звільнити, скільки звільнити серверів, які часто зберігають багато копій одних і тих же документів. Отже, до тактичних відносяться наступні типи переваг:

• Фізичне звільнення місця

• Зменшення витрат на копіювання

• Зменшення витрат на доставку інформації в паперовому вигляді

• Зменшення витрат на ресурси (люди і устаткування)

• Зменшення витрат на папір

• Підвищення продуктивності роботи: швидше виконання робіт, збільшення загальної кількості виконуваних робіт, поліпшення роботи з даними/записами (документами, що мають юридичні зобов'язання), можливість виконання нових типів робіт або виконання робіт по іншому

Як відправні цифри, які можуть бути використані при розрахунку відповідних повернень, можна скористатися даними Siemens Business Services (були опубліковані в журналі iBusiness, N4, 2000):

• 30% часу робочих груп витрачається на пошуки і узгодження документів

• 6% документів безповоротно втрачаються

• Кожен внутрішній документ копіюється до 20 разів

• На 20-25% зростає продуктивність праці персоналу при використанні електронного документообігу

• Вартість архівного зберігання електронних документів на 80% нижча порівняно з паперовими