Глава 4. Технология разработки внутренних нормативных документов организации
4.1. Структура документации организации
Структура внутренних нормативных документов системы менеджмента качества организации, как правило [8, 11, 12], имеет вид пирамиды (рис. 7), состоящей из пяти уровней.
Первый уровень. Декларативная документация: миссия (mission), видение (vision) и Политика в области качества.
Миссия – деятельность, направленная на реализацию идеи нового, оригинального способа удовлетворения некой человеческой потребности.
Видение в наиболее общем виде описывает средства и путь развития организации для реализации сформулированной миссии. Одной и той же миссии могут соответствовать несколько разных видений.
Политика в области качества – это официально сформулированные высшим руководством основные направления и цели деятельности организации в области качества.
Рис. 7. Пирамида документации системы менеджмента качества
Политика в области качества должна быть согласована с общей стратегией экономической деятельности организации.
Наличие в организации понятной каждому работнику Политики в области качества – требование стандарта ISO 9001.
Второй уровень структуры документации занимает Руководство по качеству организации, где изложены область применения СМК, общие сведения и организационная структура организации, принципы построения СМК и её функционирование, приведены, как правило, рассмотренные выше декларативные документы СМК, а также цели по качеству.
Руководство по качеству может охватывать всю деятельность организации или только ее часть. Наименование и область деятельности определенного руководства отражает сферу его применения.
Третий уровень пирамиды документации составляют методические документы общего характера, описывающие мероприятия и последовательность операций по руководству качеством. Документы этого уровня:
стандарт организации;
паспорт (карта) процесса организации;
процедуры (ПР) организации;
руководящие документы (РД) организации;
методические указания (МУ) организации.
Эти документы регламентируют управленческие и рабочие процедуры организации.
Четвертый уровень структуры документации организации представляет собой набор инструкций (И) для исполнителей, в который входят рабочие инструкции, справочники и другая документация системы. Количество и объем этих документов зависят от типа производства, вида продукции, размеров организации и т.д.
Инструкция – нормативный документ, устанавливающий порядок и способ осуществления деятельности. Инструкция, как правило, описывает конкретные действия персонала при функционировании процессов в организации.
Технология разработки и оформления инструкций организации должна быть описана в одном из первых нормативных документов организации, например, в СТП 0005-2006 Инструкции в организации. Правила изложения и оформления. Порядок согласования, утверждения и регистрации.
Пятый уровень. На самом нижнем уровне структуры документации организации располагаются фактографические формы: акты, бирки, бланки, отчеты, протоколы, талоны качества, ярлыки, протоколы качества и т.д. В частности, ISO 9001 требует регистрации более 20 различных записей по качеству. Эти формы и связанные с ними инструкции (как заполнять, как использовать, где применять и пр.) являются необходимым инструментом менеджмента качества продукции и процессов.
Таким образом, документация системы менеджмента качества охватывает все сферы деятельности организации по менеджменту качества на всех этапах жизненного цикла продукции (петли качества). При этом миссия, видение, Политика в области качества и, в некоторых случаях, Руководство по качеству являются «публичными» документами, а остальная документация – внутренние документы организации.
Следует заметить, что такое деление нормативной документации на уровни является условным, в конкретной организации может быть принята иная классификация, отсутствовать некоторые виды нормативной документации из числа перечисленных, однако структура нормативных документов организации должна быть описана, например, в Руководстве по качеству или стандарте «Управление документацией».