Питання для самоконтролю

1. Дайте визначення поняття «функціональний стиль мови».

2. Назвіть і коротко охарактеризуйте стилі української мови.

3. Охарактеризуйте науковий стиль, його основні риси, мовні засоби творення, підстилі та жанри реалізації.

4. Охарактеризуйте офіційно-діловий стиль, його підстилі та жанри реалізації.

5. Назвіть особливості письмової форми ділового мовлення та вимоги до письмових текстів офіційно-ділового стилю.

Тема іv. Сучасний діловий документ та його призначення

_________________________________________________________

1. Поняття про документ та його призначення.

2. Державний стандарт на оформлення документів та їх реквізитів.

3. Класифікація документів.

4. Вимоги до оформлення документа.

1. Основною формою існування ділового тексту є документ. В основі слова документ лежить латинське слово doceo, що значить «пояснює, викладає справу». Латинське слово dokumentum – це абстрактне поняття, яке означає «зразок», «взірець».

Поява цього слова в українській мові пов’язана з діяльністю Петра І в кінці ХVІІ ст. – на початку ХVІІІ ст., який віддавав перевагу всьому іноземному, запозиченому. Це слово початково означало папери, які підтверджували чиїсь права, законність володіння чимось, законність певних дій, тобто мали юридичну силу, значення. Воно витіснило з ужитку існуючі українські – грамота, лист, листовне письмо – на позначення таких же реалій.

У Словнику української мови слово «документ» має кілька значень:

1) Матеріальний об’єкт, у якому міститься та або інша інформація, призначена для передачі її у часі й просторі (фотоплівка, перфокарта, відеокасета, могнітозапис).

2) Діловий папір, що підтверджує будь-який факт або право на щось.

3) Офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка).

4) Історичні достовірні письмові джерела

З такого трактування документа видно, що офіційно ділового стилю стосується лише друге і третє визначення: саме через такі поняття документа і втілюється офіційно-діловий стиль як мовне явище.

Ділові документи (папери) виділяються серед інших документів своїми властивостями, що полягають у тому, що вони

- є носіями офіційної інформації, самі служать джерелом потрібної інформації;

- мають правову вагу, господарське значення, оскільки можуть служити письмовим доказом, засобом свідчення чого-небудь, можуть бути довідковим джерелом.

- уможливлюють вилучення інформації з архівів і обробку її в поточній діяльності.

Враховуючи названі та інші особливості ділових паперів, призначення та структуру, можна дати їх загальне визначення.

Документ – це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища та розумову діяльність людини. Це письмовий діловий текст про події, явища об’єктивної дійсності, який побудований за певною моделлю (схемою) і виконує крім загальної для всього стилю, конкретну (тільки йому властиву функцію).

Отже, документ – матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію у заведеному порядку і має у відповідності з чинним законодавством юридичну силу.

Документи укладаються відповідно до офіційно закріплених чи узаконених правил, традицій. У зв’язку з цим, до якого б із підстилів вони не належали, повинні відповідати таким конкретним вимогам:

- видаватися повноважним органом або особою відповідно до їхньої компетенції;

- документ не повинен суперечити чинному законодавству, директивним указівкам керівних органів;

- документ повинен бути достовірним і відповідати завданням конкретного керівництва, тобто базуватися на фактах і містити конкретні пропозиції або вказівки;

- документ повинен відповідати своєму призначенню за встановленою формою;

- документ має бути бездоганно відредагований (порушеннями в оформленні вважаються: неохайність, нерозбірливість тексту, тонкий, прозорий папір та ін.).

Крім названих вимог під час укладання документів необхідно дотримуватися основних принципів стилю і мови ділових паперів.

2. В укладанні документів свобода автора обмежена, він змушений дотримуватися визначених правил, не відходячи від них, тобто дотримуватися стандартів і діяти за реґламентом. Стандартизація змушує автора не творити тексти, а відтворювати їх за готовими зразками, укладати за визначеною схемою.

За ступенем стандартизації й реґламентації всі документи поділяють на три групи.

1. Документи, котрі мають точні стандарти, якщо хоча б один із стандартів не витриманий, – документ утрачає юридичну силу (паспорт, диплом, свідоцтво).

2. Документи, у яких відсутня точність, але для зручності й швидкості їх використання й обробки частину інформації готують заздалегідь (довідка, перепустка).

3. Документи, для яких визначено певну форму побудови і загальні принципи укладання, мовні засоби та компонування тексту автор-укладач добирає сам (характеристика, звіт, протокол).

На відміну від інших рис стилю, що закріплені традицією, стандартизація і регламентація закріплюється законом, тобто держкомітетом стандартів.

Важливе місце в діловодстві посідають правила оформлення документів (написання й розташування на бланку реквізитів). Документи з використанням реквізитів оформлюють у відповідності до формуляра-зразка (єдина модель побудови комплексу документів, яка встановлює сукупність реквізитів, розташований в устамній послідовністю)

Реквізити (від лат. reqvisitum) – необхідне, потрібне – вихідні, обов’язкові дані документа, відсутність яких позбавляє діловий папір юридичної сили.

В організаційно-розпорядчих документах він передбачає 31 реквізит, а саме:

1) державний герб;

2) емблему організації чи підприємства;

3) зображення державних нагород;

4) код установи, організації,

5) код форми документа;

6) назву міністерства або відомства;

7) повну назву організації, установи чи підприємства – автора документа;

8) назву структурного підрозділу;

9) індекс підприємства зв’язку, поштову й телеграфну адресу, номер телефону, факсу, електронної пошти, номер рахунку в банку;

10) назву виду документа;

11) дату;

12) індекс;

13) посилання на індекс та дату вхідного документу;

14) місце складання або видання;

15) гриф обмеження доступу до документа;

16) адресат;

17) гриф затвердження;

18) резолюцію;

19) заголовок до тексту;

20) відмітку про контроль;

21) текст;

22) відмітку про наявність додатків;

23) підпис;

24) гриф узгодження;

25) візи;

26) печатку;

27) відмітку про свідчення копій;

28) прізвище виконавця та номер його телефону;

29) відмітку про виконання документа і направлення його до справи;

30) відмітку про перенесення відомостей на машинний носій;

31) відмітку про надходження.

У формулярі-зразку вказаний максимальний список реквізитів, проте при виготовленні бланків в них включаються тільки ті реквізити, що відповідають документам відповідного типу.

Типові формуляри служать базою для проектування бланків окремих видів документів.

Бланк – це аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію. Найпоширенішими є бланки актів, довідок, наказів, протоколів, листів. Більшість бланків мають трафаретний текст.

Трафаретний текст – це дослівне відтворення постійної інформації однотипної групи документів з пропусками для подальшого заповнення необхідної інформації конкретного документа.

Організація роботи з документами та діяльність щодо їх створення називається діловодством.

3. У практиці діловодства документи поділяються на види і групи. Види документів визначають за такими ознаками:

За найменування: заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи тощо.

За надходженням: службові й особисті. Службові (офіційні) створюються організаціями або їх представниками, а особисті – окремими особами поза сферою їх службової діяльності.

За місцем виникнення: внутрішні (складені всередині організації) та зовнішні (створені для ділового спілкування з іншими організаціями);

За призначенням: організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу.

За напрямком: вхідні і вихідні.

За формою: стандартні (регламентовані) та індивідуальні (нерегламентовані). Останні, як правило, торкаються якоїсь непередбаченої ситуації, тому тут можливий індивідуальний тон викладу матеріалу та емоційно забарвлений текст.

За строками виконання: звичайні безстрокові (виконуються за чергою), термінові (зі встановленням терміну виконання) й дуже термінові (з позначкою «дуже терміново»).

За ступенем гласності: секретні (з позначкою «секретно») і несекретні (для службового користування).

За стадіями створення: оригінали (основний і єдиний його примірник з усіма підписами і засвідченням), копії (точне відтворення оригіналу з позначкою «копія» вгорі праворуч), виписки (якщо треба відтворити частину документа), дублікати (якщо документ загублено).

За складністю: прості (односкладові) і складні.

За строками зберігання: постійні тривалі (понад 10-ти років), тимчасові (до 10-ти років);

За технікою відтворення: рукописні й відтворення механічним способом;

За носієм інформації: (оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці).

На групи документи поділяються залежно від їх призначення.

До документації щодо особового складу відносять заяви, накази щодо особового складу, автобіографії, характеристики, резюме, контракти з найму працівників, трудові книжки, особові листки з обліку кадрів.

До інформаційно-довідкових документів належать службові листи, звіти, доповіді та пояснювальні записки, зведення, повідомлення оголошення, телеграми, телефоно- й радіограми, анотації, рецензії, відгуки, прес-релізи, статті, протоколи, довідки, повідомлення.

До документів з господарсько-договірної діяльності належать договори, контракти, трудові угоди.

До обліково-фінансових документів відносять акти, доручення, розписки, накладні, списки, таблиці.

У практиці діяльності державних установ і державної служби частіше всього зустрічаються укази, закони (видаються або затверджуються Президентом України), постанови (видаються Верховною Радою і Кабінетом Міністрів), рішення (видаються місцевими радами), інформаційні записки (тип службової записки, в якій подається інформація про певну діяльність конкретного підрозділу або події у межах певного часу для вищої інстанції).

4. Документування та організація роботи з документами, що охоплює сукупність форм, прийомів, способів і методів їх укладання й обробки і називаються діловодством (справочинством).

Сучасний термін «документаційне забезпечення діловодства» є інформаційно-технологічною складовою в сучасній організації діловодства.

Результатом документування є документ, який має певні вимоги та правила оформлення.

Укладаючи текст, слід дотримуватися певних технічних вимог, а саме:

- на бланку друкується тільки перша сторінка, а друга й наступні – на чистих аркушах однакового з бланком розміру, кольору, ґатунку;

- підпис укладача чи відповідальної (керівної) особи можна переносити на іншу сторінку лише за умов наявності на ній не менше двох рядків тексту;

- у складних документах текст членується (рубрикується) для зручності та швидкого опрацювання й уникнення плутанини.

Рубрикація – це поділ тексту на логічні складові частини, які графічно відокремлювати одна від одної.

Для цього використовують також заголовки, систему нумерації, колір та фактуру паперу та ін., що в кінцевому рахунку виражає будову (композицію) всього документа і вказує на його складність.

Найпростішим видом рубрикації є поділ на абзаци. Класичний абзац має три частини:

- зачин (формулює тему);

- фраза (містить основну інформацію);

- коментар (підсумок усього абзацного змісту).

Інформація, що вміщена в межах одного абзацу, повинна виражати закінчену думку. Типовий абзац має бути у 4 – 5 речень. Хоча ОДС не виключає наявність 1 речення. Отже, абзац має являти собою внутрішню замкнене смислове ціле.

Для чіткого зазначення і вказування на взаємозалежність певних розділів, частин, пунктів використовують нумерацію рубрик тексту.

Розрізняють комбіновану (традиційну) й нову системи нумерації.

Комбінована базується на використанні символів, слів, літер арабських та римських цифр і доповнює абзацні членування тексту.

Система використання різноманітних позначень повинна бути послідовною, логічною і будуватися за спадковою ознакою:

Комбінована		Нова
А. Б. В. Г. Д. …	Розділ І	1
І. ІІ. ІІІ. ІV. V. …	Частина 1	1.1
1. 2. 3. 4. 5. …	Частина 2	1.2
1); 2); 3); 4); 5); …	пункт 1	1.2.1
а); б); в); г); д); …	§ 1	12.11
	§ 2	1.2.12
	п. 2	12.2
	Частина 3	1.3
	Розділ ІІ	2

!!! Слід пам’ятати, що для системи буквеної рубрикації літери Ґ, Є, З, І, Ї, Й, О, Ч, та Ь не використовуються.

Ця система вимагає чіткого дотримання правил пунктуації, повинна мати логічну будову й до однотипних рубрик застосувати однорідні засоби нумерації або лаконічні заголовки.

Заголовок має бути лаконічним, але логічно повноцінним - однозначним і несуперечливим, а також точно відповідати змістові документа або його частини.