- •Командировочные расходы
- •Расходы на проезд
- •Оплата суточных
- •Расходы на гостиницу
- •Командировка на личном авто
- •Максимальный срок командировки
- •Командировка в выходной день
- •Если командировка не дала положительного результата
- •В командировку едет внештатник
- •Представительские расходы: спорные вопросы налогообложения
- •Какие расходы можно считать представительскими
- •Документальное подтверждение и результаты переговоров
- •Официальный характер встречи
- •Место, время проведения переговоров и их участники
- •Алкоголь
- •Дарим сувениры
- •Норматив для прибыли
- •Представительские расходы для целей налогообложения прибыли
- •Выездные налоговые проверки в период кризиса
- •Критерии самостоятельной оценки рисков
- •Налоговая служба расставила приоритеты
- •Должная осмотрительность в отношении контрагента
- •Арендатор: вычеты по ндс и расходы при налогообложении прибыли
- •Оплата коммунальных услуг: различные способы оформления отношений с арендодателем
- •Ремонт арендованного имущества
Командировочные расходы
Редкая организация обходится без командировок. В расходы на командировку включаются суточные, оплата гостиницы, затраты на проезд работника до места командировки и обратно и т.д. При отражении таких расходов бухгалтер должен учитывать массу нюансов, а также знать о позиции чиновников по спорным вопросам налогообложения. В последнее время появилось большое количество писем, связанных с учетом командировочных расходов.
Перечень командировочных расходов
К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся и командировочные расходы. Перечень командировочных расходов приведен в подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ:
- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
- наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, на обслуживание в номере, за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
- суточные или полевое довольствие;
- оформление и выдача виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.
Перечень командировочных расходов в подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ не является закрытым, поэтому если в ходе служебной поездки у работника возникли дополнительные расходы, осуществленные с разрешения или ведома работодателя, они также могут относиться к командировочным (ст. 168 ТК РФ).
Расходы на проезд
Независимо от того, каким видом транспорта сотрудник направляется к месту выполнения служебного задания, расходы на проезд подлежат возмещению и учитываются работодателем в составе командировочных. Но сотрудник должен приложить к авансовому отчету документы, подтверждающие факт поездки, т.е. билет.
В последнее время широкое распространение приобрели электронные билеты. Что в этом случае должен представить в бухгалтерию работник? Распечатку электронного билета и посадочный талон, как утверждают налоговики в письме УФНС России по г. Москве от 15.12.2008 №19-12/116256. По их мнению, одной распечатки билета будет недостаточно, дополнительно нужно представить посадочный талон. В своем письме налоговые органы ссылаются на информационное письмо Минфина России от 26.08.2008, которое содержит несколько иной вывод. В нем Минфин России как раз говорит о том, что работник может представить либо распечатку, либо посадочный талон. Аналогичный вывод в письме Минфина России от 04.02.2009 № 03-03-07/3. Заметим: раньше требовались оба этих документа одновременно (письмо Минфина России от 27.12.2007 № 03-03-06/1/893).
Что делать, если билет утерян? В этом случае документом, подтверждающим расход, может быть накладная или счет-фактура (письмо УФНС России по г. Москве от 15.07.2008 № 20-12/066864). Правда, данные документы будут иметься в наличии, только если покупка билета производилась по безналичному расчету у специализированной организации (например, у транспортного агентства). Но если таких документов нет, работник может обратиться в кассу аэропорта или вокзала с просьбой выдать дубликат билета. Суды подтверждают: расходы на перелет можно подтвердить и копией авиабилета, заверенной перевозчиком (постановление ФАС Уральского округа от 13.01.2006 по делу № Ф09-6036/05-С2).
В противном случае организация не сможет учесть расходы на проезд, т.к. не будут считаться документально подтвержденными, т.е. не будут соответствовать условию, содержащемуся в п. 1 ст. 252 НИ РФ. Более того, если организация, несмотря на отсутствие подтверждающего расход документа (либо копии), все же решит компенсировать работнику понесенные им расходы на проезд, с суммы компенсации ей придется уплатить НДФЛ. Это вызвано следующим: согласно п. 3 ст. 217 НК РФ возмещение расходов на проезд освобождается от этого налога, только если командированный представил оправдательные документы. Кстати, копию билета суд может признать достаточным основанием для того, чтобы не удерживать НДФЛ (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 13.02.2008 № Ф04-244/2008(710-А75-26)).
Раньше некоторым организациям удавалось доказать отсутствие облагаемого дохода у работника при отсутствии документа или его копии. Примером служит постановление ФАС Северо-Западного округа от 04.10.2006 по делу № А42-1934/2006. В пользу организации сыграл п. 19 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР». В Инструкции было указано: в случаях, когда командированному работнику был выдан аванс на расходы по командировке, а документы, подтверждающие произведенные им расходы на пооезд, не могут быть представлены, руководитель объединения, предприятия, учреждения, организации имеет право разрешить оплату проезда по минимальной стоимости.
Если билеты куплены, но командировка в силу определенных причин была отменена либо перенесена на другой срок, перевозчик возвращает компании денежные средства за неиспользованный билет, но удерживает при этом определенную сумму. Можно ли эту сумму учесть при налогообложении прибыли?
Автор считает, организация имеет право учесть расходы, удержанные перевозчиком при возврате купленных билетов, при расчете налога на прибыль. Билет — это документ, подтверждающий заключение договора перевозки пассажира, что четко следует, например, из Устава железнодорожного транспорта РФ. Соответственно, возврат билета приравнивается к нарушению условий договора перевозки. А значит, удержанная перевозчиком сумма есть не что иное как санкция за нарушение условий договора перевозки. Налоговый кодекс РФ разрешает налогоплательщикам относить на расходы суммы санкций за нарушение договорных обязательств (подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ). Минфин России также не имеет ничего против включения подобных сумм в расходы, учитываемые при налогообложении прибыли (письмо от 25.09.2009 № 03-03-06/1/616).
А вот с расходами на визы при несостоявшейся загранкомандировке гораздо сложнее. Расходы на оформление виз упомянуты в подп, 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, где речь идет о командировочных расходах, которые возможны только при состоявшейся командировке. Конечно, можно говорить о том, что перечень расходов у нас открытый, но правило об их обоснованности никто не отменял. А доказать обоснованность затрат на выдачу виз при отмененной поездке организациям будет крайне сложно. Поэтому мы не советуем учитывать подобные расходы при налогообложении прибыли. Минфин России занял аналогичную позицию (письмо от 06.05.2006 №03-03-04/2/134).
Бывает, что отметка о дне выбытия в командировочном удостоверении работника не совпадает с датой возвращения из командировки, указанной в билете.
Такое может быть, если сотрудник решает остаться в месте пребывания за пределами срока командировки (например, на выходные). В итоге он возвращается из командировки позднее даты, указанной в приказе о командировании.
Раньше в данной ситуации, по мнению чиновников, расходы на обратный билет не могли признаваться обоснованными (например, письмо Минфина России от 10.11.2005 № 03-03-04/2/111). Позднее они справедливо признали, что организация все равно понесла затраты на оплату проезда (письмо от 01.04.2009 № 03-04-06-01/74). Поэтому она может учесть расходы на обратный билет, правда, при условии, что «задержка выезда командированного из места командировки (либо более ранний выезд работника к месту назначения) произошла с разрешения руководителя, подтверждающего в соответствии с установленным порядком целесообразность произведенных расходов».
В этом же письме сказано: стоимость обратного билета образует доход сотрудника, с которого необходимо удержать НДФЛ. Но мы считаем, что у работника в рассматриваемом случае не возникает доход, облагаемый НДФЛ. В соответствии с нормами Трудового кодекса РФ при направлении сотрудника в служебную командировку работодатель обязан возместить ему расходы на проезд. В Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение, утв. постановлением № 749), возмещение рас-ходов на проезд не связано с датой начала (окончания) командировки, указанной в командировочном удостоверении, а также со сроками в приказе руководителя о направлении сотрудника в командировку.
Кроме того, в п. 3 ст. 217 НК РФ не содержится условие о совпадении дат, указанных в билетах, с датами, отмеченными в командировочном удостоверении или приказе руководителя.
Судебная практика подтверждает незаконность позиции чиновников и налоговиков (постановления ФАС Уральского округа от 19.06.2007 № Ф09-3838/07-С2, от 04.05.2007 №Ф09-3119/07-С2).