Оплата суточных

За каждый день нахождения в командировке сотруднику полагаются суточные. Их размер определяется компанией самостоятельно. Утвержденный размер суточных прописывается в коллективном договоре или локальном нормативном акте (ст. 168 ТК РФ).

До 1 января 2009 года суточные подле­жали включению в расходы, учитываемые при налогообложении, в пределах норм, утв. постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 93. Но нынешняя редакция НК РФ не содержит положение о нормирова­нии суточных, поэтому компании вправе отно­сить на расходы любую их сумму. И чиновники это подтверждают (письмо Минфина России от 21.09.2009 № 03-03-06/1/604).

Однако при учете суточных также есть ню­ансы. Например, организациям следует знать: при командировках в местность, откуда ра­ботник имеет возможность ежедневно воз­вращаться к месту постоянного жительства, или при однодневных командировках суточ­ные не выплачиваются (см. п. 11 Положения, утв. постановлением № 749).

Ранее подобная норма содержалась и в п. 15 Инструкции Минфина СССР, Госкомтру­да СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62, кото­рый был признан соответствующим трудово­му законодательству решением Верховного Суда РФ от 04.03.2005 № ГКПИ05-147. Суд обосновал свой вывод следующим. Из со­держания ст. 167 и 168 ТК РФ следует, что суточные имеют своей целью покрытие лич­ных расходов работника на срок служебной командировки, поскольку средний заработок работнику на время командировки сохраня­ется, проезд к месту командировки и обрат­но к месту постоянной работы оплачивается, возмещаются расходы по найму жилого по­мещения. Выплату же суточных законодатель обусловил проживанием работника вне места постоянного жительства более 24 часов.

На основании вышеизложенного в случае принятия решения по выплате суточных и по однодневным командировкам (даже если это прописано во внутреннем положении о командировках) организация не сможет без рисков для себя включить их в состав рас­ходов, учитываемых при налогообложении. Такой же вывод делают чиновники (письмо УФНС России по г. Москве от 10.02.2006 № 20-12/11312) и арбитражные судьи (постановление ФАС Северо-Западного округа от 01.03.2006 по делу № А05-5899/2005-12). В перечень доходов, освобождаемых от уплаты НДФЛ, включены и командировочные расходы, к числу которых относятся суточные (п. 3 ст. 217 НК РФ). При этом НК РФ опре­делены соответствующие нормативы: если речь идет о внутренней командировке, не облагаются НДФЛ суточные только в преде­лах 700 руб. за каждый день командировки. В отношении загранкомандировок норматив увеличен до 2500 руб. Таким образом, если в организации предусмотрены более высокие размеры суточных, с суммы превышения при­дется удержать НДФЛ.

Расходы на гостиницу

Другой составляющей частью командиро­вочных расходов являются затраты на услу­ги проживания в гостинице. В отношении стоимости этих услуг работник также обязан представить подтверждающие документы.

Раньше гостиницы использовали бланк строгой отчетности — счет по форме № 3-Г который и служил документом, подтверж­дающим факт проживания и одновременно оплаты услуг гостиницы. Но эта форма могла применяться только до 1 декабря 2008 года. Какой сейчас документ должен выдаваться для подтверждения гостиничных услуг? Ответ на этот вопрос дал Минфин России в письме от 07.08.2009 № 03-01-15/8-400. Сослав­шись на постановление Правительства РФ от 06.05.2008 № 359, чиновники отметили: гостиницы вправе использовать самостоя­тельно разработанный документ, содержа­щий реквизиты, установленные п. 3 Положе­ния, утв. этим постановлением. При этом они добавили, что утверждение формы такого документа уполномоченными федеральными органами исполнительной власти, в т.ч. Мин­фином России, не требуется.

Если в счете гостиницы отдельной стро­кой указана стоимость питания (обычно завтраков), имейте в виду: эти затраты орга­низация не сможет включить в стоимость проживания, поскольку они возмещаются за счет суточных.

Если работник потеряет документы на про­живание, компания не сможет учесть произ­веденные расходы при налогообложении при­были. Но должна ли организация начислить и удержать НДФЛ при возмещении гостинич­ных расходов сотруднику?

Ответ на этот вопрос дан в п. 3 ст. 217 НК РФ: при непредставлении налогоплатель­щиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообло­жения, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.