Официальный характер встречи

Деловые переговоры носят официальный или неофициальный характер. Расходы на офици­альный прием организация может относить к представительским для целей налогообло­жения прибыли. Если же встреча представи­телей двух организаций носит не официаль­ный, а личный характер, возникающие в связи с такой встречей затраты нельзя отнести к представительским расходам. Аналогичной позиции придерживаются Минфин России и налоговые органы.

Подтверждением официального характера могут служить приказы о командировании сотрудников, командировочные задания, от­четы об их выполнении (постановление ФАС Поволжского округа от 12.09.2007 по делу №А57-15382/06).

Место, время проведения переговоров и их участники

Нередко представительские расходы органи­зации привлекают внимание налоговых орга­нов из-за места проведения соответствую­щих мероприятий. С одной стороны, в НК РФ прямо закреплено, что место проведения представительских мероприятий значения не имеет. Но в то же время предусмотрено ограничение, согласно которому расходы на организацию развлечений и отдыха не явля­ются представительскими (абз. 2 п. 2 ст. 264 НК РФ). По мнению проверяющих, встречи в барах, кафе или ресторанах носят личный, неофициальный характер.

Арбитражные суды в спорах подобного рода нередко встают на сторону налогопла­тельщиков. А ФАС Северо-Западного округа признал правомерным учет затрат на аренду помещений для проведения деловой встречи при том, что организация представила доку­менты об отсутствии у нее помещений, при­годных для приема делегаций потенциальных клиентов, ведения переговоров и заключения сделок (постановление от 19.06.2008 № А13-7506/2006-28).

Время проведения приема НК РФ не огра­ничено. Значит, при соблюдении прочих усло­вий понятию официального приема соответ­ствует и ужин, организованный для предста­вителей других организаций во внерабочее время.

Ранее Минфин России придерживался сле­дующей позиции: если организация сотрудни­чает с индивидуальными предпринимателями или оказывает услуги физическим лицам, не имеющим такого статуса, основания для при­знания соответствующих затрат представи­тельскими расходами отсутствуют (письмо от 24.11.2005 № 03-03-04/2/119). Однако в письме от 27.03.2009 № 03-03-06/2/64 фи­нансисты признали, что затраты на проведе­ние переговоров с клиентом — физическим лицом компания вправе учесть в составе представительских расходов.

Об отдельных видах расходов

Минфин России и Федеральная налоговая служба считают, что перечень представи­тельских расходов является закрытым и рас­ширенному толкованию не подлежит (письмо Минфина России и ФНС России от 18.04.2007 № 04-1-02/306СР). Поэтому отнесение к представительским расходов, прямо не ука­занных в ст. 264 НК РФ, как правило, призна­ется необоснованным. Рассмотрим наиболее типичные претензии при проверках.

Проживание и проезд представителей другой организации

Согласно официальной позиции не учитыва­ются в составе представительских расходов затраты на визовую поддержку, а также опла­ту авиационных и железнодорожных билетов для представителей иностранных компаний, издержки, связанные с доставкой прибывших на мероприятие от вокзала до гостиницы, а также расходы по их проживанию. Об этом сказано, в частности, в письмах Минфина России от 16.04.2007 № 03-03-06/1/235, ФНС и Минфина России от 18.04.2007 № 04-1-02/306@, УФНС России по г Москве от

06.12.2007 № 21-11/116748, от 12.04.2007 №20-12/034115.

Однако арбитражные суды в этом во­просе не столь категоричны (см. постанов­ления ФАС Северо-Западного округа от

23.09.2008 № А56-33426/2007 и Западно-Сибирского округа от 01.03.2007 № Ф04-9370/2006(30552-А81-27) по делу № А81-1259/2005). Судьи отмечают: «обслуживание представителей» в смысле п. 2 ст. 264 НК РФ имеет широкий спектр, куда в соответствии со ст. 11 НК РФ можно отнести и обеспече­ние жильем как нормальное существование человека, прибывшего из другого населенно­го пункта.