9.5. Выбор состава показателей

и содержание внутренней отчетности по затратам и результатам деятельности подразделений

В системе управления деятельностью предприятия внутренняя отчетность подразделений является важнейшим инструментом

контроля, представляя собой синтезированную и обобщенную информацию.

Внутренняя отчетность подразделений — это система взаимосвя­занных экономических показателей, характеризующая результаты деятельности подразделений за определенный промежуток времени (час, сутки, декаду, месяц, квартал, год). Различия функций, вы­полняемых отдельными подразделениями предприятия, определяют состав и содержание информации, включенной во внутризаводскую отчетность.

В зависимости от целей управления отчетность подразделяется на три типа:

• информационную;

• об экономических результатах;

• результативную о персональной деятельности.

Третий тип отчетности имеет наибольшее значение в управлен­ческом учете, однако только совокупность трех видов отчетности представляет информационную систему предприятия.

ИндЬормационная отчетность чаще всего составляется по запро­су и используется для информирования руководства о происходя­щих событиях.

Отчетность об экономических результатах предназначена для оцен­ки деятельности хозяйстве» шых подразделений цехов, участков, бригад. Предназначение таких отчетов — быть основанием для принятия крат­косрочных управленческих решений и обеспечения коммуникационных связей между цехами и отделами.

Основной отчетной формой является рапорт-отчет об итогах ра­боты за истекший день. Он имеет форму ведомости, его показатели не требуют сопроводительного текста, легко обозреваемы и позволя­ют оперативно осуществлять процесс управления. Все показатели от­чета связаны с планом. Учет по центрам ответственности предпола­гает отражение в отчетности показателей выработки (доходы) и за­трат (расходы), эффективности каждого структурного подразделения. Плановые данные должны быть увязаны с материальным стимулиро­ванием работающих. С учетом этого принципа расходы представлены по видам затрат, которые могут возникнуть и возникают в результате планируемой и фактической выработки продукции (работ, услуг). Такого рода отчеты о доходах и расходах используются при установ­лении трансфертных цен. В качестве отчетного периода по доходам и расходам обычно устанавливается месяц.

Ежедневное оперативное регулирование незавершенного про­изводства (хода производства), обеспечение контроля за наличием и движением деталей, полуфабрикатов в производстве, цехах, кла­довых и на рабочих местах осуществляется составлением балансов деталей, жидких масс, металла и т.п.

Наблюдение за численностью работников, количеством явок на работу, неявок по причинам, целосменными и внутрисменными простоями, отработанными человеке- или нормо-часами, движени­ем рабочей силы проводят ежедневно по данным табельного учета. Данные за месяц обобщают в балансах рабочего времени.

Повседневный контроль за использованием оборудования в це­хах и на участках осуществляют по данным рапортов-отчетов о про­стое оборудования по видам и причинам. Эти данные за месяц обобщаются в балансах времени работы оборудования.

Использование всех видов энерти (газ, пар, воздух, тепло и элек­троэнергия) контролируется датчиками и счетчиками, показания кото­рых регистрируются и обобщаются в ежедневных сводках о расходе.

С учетом специфики технологии и организации производства и управления цехам, службам, отделам могут быть установлены другие экономические показатели — фондоотдача, коэффициент использо­вания оборудования, трудоемкость, численность, ритмичность про­изводства, потери от брака, коэффициенты выхода готовой продук­ции и т.п.

Результативная отчетность о персональной деятельности на­правлена на обеспечение информацией трех видов; о фактических результатах; о планируемых (смета, стандарт) показателях; о причи­нах различий между фактическими и ожидаемыми результатами. Основной акцент перечня показателей сконцентрирован на персо­нальной ответственности. При этом перечень показателей не дол­жен быть громоздким, а концентрировать внимание руководства необходимо на небольшом количестве статей, по которым фактиче­ские показатели существенно отличаются от установленных. Обес­печению такой отчетности способствует организация управленче­ского учета по центрам ответственности.

Основной отчетной формой является контрольный отчет, или отчет об исполнении сметы. Выбор системы отчетных показателей базируется на принятой системе контроля, которая должна иметь мотивационное воздействие на предприятие в целом, а не только устанавливать вину руководителя подразделения за результаты хо­зяйственной деятельности.

Действенность системы контроля реализуется при решении та­ких проблем» как: