Когда потребуются документы

Самое главное: о несоответствии фактической поставки и документов надо уведомить поставщика. Сделать это надо в срок, установленный договором. А если в контракте срок извещения продавца не указан? Тогда учтите, что Гражданский кодекс РФ требует сделать это незамедлительно (п. 2 ст. 513 кодекса). Поэтому, как только обнаружатся излишки, желательно сразу письменно известить об этом продавца. Это не помешает и в случае, если представитель поставщика участвовал в приемке товаров и знает об излишках.

Чтобы известить поставщика, сначала надо составить акт о расхождении. С него и начнем.

Акт о расхождении количества товаров

Излишне поставленные товары должны быть оформлены документально. Раз количество товаров не соответствует отгрузочным документам, покупателю нужно составить акт по форме № ТОРГ-2. Для импортных товаров есть форма № ТОРГ-3. Акт составляют в двух экземплярах: один для покупателя, второй — для поставщика.

• Вообще по правилам оформлять акт нужно с участием представителя продавца. Правда, на практике это не всегда получается. Тогда можно запросить согласие поставщика на то, что документ будет заполнен в его отсутствие. А на будущее для таких случаев лучше прописывать в договоре поставки четкий порядок действий покупателя и продавца при приемке товаров.

В акте необходимо привести только ту продукцию, по которой выявили разницу в количестве. А в конце документа сделать отметку: «По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет». Это указано в Порядке заполнения данной формы, утвержденном постановлением Госкомстата (Фед.службы госстатистики) России от 25 декабря 1998 г. № 132.

Извещение для поставщика

В извещении об ошибке желательно указать реквизиты договора поставки и данные о товаре, которые содержатся в сопроводительных документах: наименование, количество, цену, ассортимент. Потом привести сведения о расхождении в количестве продукции со ссылкой на акт № ТОРГ-2. И указать предложения в отношении «лишних» товаров. Например, вы можете написать, что компания хочет оставить всю поступившую продукцию себе. Желательно также установить срок, в течение которого продавец должен прислать ответ. Пример сообщения приведен ниже.

Дополнительное соглашение к договору поставки

Излишне поставленные товары могут остаться у покупателя и, если поставщик соглашается с этим, лучше всего подписать допсоглашение к договору. В допсоглашении нужно также сослаться на ранее заключенный договор и прописать новый объем партии. Кроме того, не забудьте указать срок, когда ваша компания оплатит излишне поставленные товары, и дату, с которой соглашение вступает в силу. Пример дополнительного соглашения вы можете посмотреть ниже.

Продавец не прислал ответ на сообщение об излишках

Возможно, продавец не даст ответа по поводу излишков продукции в «разумный срок». Тогда покупатель вправе также принять все товары. Сделать это позволяет пункт 2 статьи 466 Гражданского кодекса РФ. Но безопаснее все же получить от продавца явное разрешение на это. Ведь что такое «разумный срок», в кодексе не определено. Значит, возможны споры с контрагентом.

Добавим, что этот порядок установлен Гражданским кодексом и действует «по умолчанию». Поэтому проверьте, нет ли в вашем договоре поставки других условий насчет излишков товаров.

И еще. Иногда у покупателя возникает соблазн просто оставить себе товары, не извещая продавца. Но если поставщик обнаружит излишнюю отгрузку, он может потребовать не только оплатить стоимость товаров, но и перечислить неустойку. Возможны и неблагоприятные налоговые последствия. Ревизоры наверняка потребуют включить излишне полученные товары в доход при расчете налога на прибыль (или «упрощенного» налога).