Пособие. Часть II

Таким образом, бухгалтерский учет является документальным учетом. Правило, гласящее, что без документа не может быть записи на счетах, нарушаться не должно. Первичная документация дает начало движению учетной информации, обеспечивает бухгалтерский учет данными, необходимыми для сплошного и непрерывного отражения хозяйственной жизни организации.

Вопрос 2. Понятие о бухгалтерской документации. Доку-

ментация – это элемент метода бухгалтерского учета. Все хозяйст-

венные операции, совершаемые в организации, оформляются документами. Они также используются для руководства и управления хозяйственной деятельностью, с их помощью осуществляется передача распоряжений от распорядителей к исполнителям. Именно поэтому бухгалтерский учет носит сплошной и непрерывный характер, а документы являются основным источником первичной информации и средством обоснования последующих учетных записей.

Бухгалтерская документация является частью управленческой

документации. Она состоит:

1) из первичной учетной документации (первичных докумен-

тов);

2)из учетных регистров;

3)из отчетной документации (бухгалтерской отчетности).

Все записи в бухгалтерском учете ведутся на основании первичных документов, информация из которых переносится в учетные регистры, где она систематизируется. В конце отчетного периода по данным учетных регистров заполняется бухгалтерская финансовая отчетность организации.

Первичные документы должны составляться ответственными лицами в момент совершения хозяйственной операции. Если это не представляется возможным, то документирование должно осуществляться сразу по ее окончании. Документы бухгалтерского учета могут составляться ответственными лицами как на бумажных, так и на машинных носителях информации. В последнем случае должна быть предусмотрена возможность их вывода на бумажные носители информации для копирования. При этом выписка первичных документов осуществляется на русском языке. Первичные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.

Таким образом, документы содержат в себе как экономическую, так и юридическую информацию. Носителями экономической информации они становятся в силу того, что посредством документов осу-

11

ществляется первичное наблюдение фактов хозяйственной жизни с дальнейшей группировкой и обобщением их показателей. Документы считаются носителями юридической информации потому, что они содержат сведения об ответственных лицах, совершающих ту или иную хозяйственную операцию, и тем самым обеспечивают свою доказательную силу.

Вопрос 3. Классификация бухгалтерских документов. Для то-

го чтобы правильно обработать и эффективно использовать все поступающие в бухгалтерию документы, необходима их научно обоснованная классификация. Все многообразие документов классифицируется по ряду основных признаков. Такими признаками являются:

1)место составления;

2)назначение;

3)количество отражаемых операций;

4)содержание хозяйственных операций;

5)объем информации;

6)форма документа;

7)сроки хранения документов;

8)подлинность воспроизведения информации;

9)юридическая сила.

1.По месту составления первичные учетные документы подразделяются на внешние и внутренние.

Внутренние документы составляются и применяются внутри организации. К ним относятся: накладные на внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей, расчетно-платежные и платежные ведомости на выдачу заработной платы, авансовые отчеты подотчетных лиц, расходные и приходные кассовые ордера и др. Например, расходный кассовый ордер составляется кассиром для отражения выдачи денежных средств и остается в кассе в качестве подтверждения осуществленной операции.

Внешние документы возникают вне данной организации и характеризуют ее взаимоотношения по внешним хозяйственным операциям (с государственными органами, банками, налоговой службой, поставщиками, покупателями и прочими контрагентами) или направляются из данной организации в другие организации. Это – товарнотранспортные накладные, доверенности, платежные поручения, выписки банков с расчетных и валютных счетов, счета-фактуры на поступившие от поставщиков товары и пр. Счет-фактура поставщика составляется отправителем товара и поступает в организацию извне.

12

2. По назначению первичные документы можно разделить на распорядительные, оправдательные (исполнительные), комбинированные и документы бухгалтерского оформления.

Распорядительные документы содержат разрешение на выпол-

нение какой-либо хозяйственной операции, то есть отражают вопросы руководства деятельностью организации. К ним относятся: приказы, распоряжения руководителей организации и уполномоченных ими лиц на совершение хозяйственных операций (например, приказ на командировку, на проведение инвентаризации, платежные поручения, банковские чеки и др.). Например, банковский чек является документом, представляющим собой приказ о получении денежных средств в банке.

Распорядительные документы не подтверждают факта совершения хозяйственной операции и поэтому не являются основанием для их отражения в системном бухгалтерском учете: информация из них не заносится в учетные регистры. Распорядительные документы требуют составления оправдательных документов для того, чтобы факт хозяйственной деятельности получил отражение в учете.

Оправдательные (исполнительные) документы удостоверяют факт совершения хозяйственной операции; они составляются в момент совершения операции, отражают ее исполнение и представляют собой источник первичной учетной информации. К ним относятся: акты приемки материалов, акты приема-передачи или выбытия основных средств, акты на списание материально-вещественных ценностей и др. Например, приходный ордер склада является документом, подтверждающим исполнение операции о получении ценностей и, одновременно, оправдывающим материально-ответственное лицо. Информация, которая содержится в нем, заносится в соответствующие учетные регистры.

Документы бухгалтерского оформления не содержат фактов,

подтверждающих совершение хозяйственных операций. Они составляются для подготовки информации с целью отражения ее в учетных регистрах, закрытия счетов, исправления ошибок, допущенных в учетных регистрах. Самостоятельного значения они не имеют, а являются лишь техническим средством ведения учета. К этой группе документов относятся: ведомости амортизационных отчислений, ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, калькуляции фактической себестоимости, мемориальные ордера (используемые для отражения корреспонденции счетов по совершенным хозяйственным операциям), справка бухгалтерии на сторнирование ошибочно сделанных записей и др. Так, например, калькуляционный лист систематизирует записи распорядительных и исполнитель-

13

ных документов и, соответственно, содержит в себе элементы обеих разновидностей этих документов.

Комбинированные документы – документы, сочетающие распо-

рядительный и оправдательный характер, и преследующие цель максимального сокращения количества документов. К ним относятся: расходные кассовые ордера, авансовые отчеты подотчетных (командированных) лиц, расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы, требования на отпуск материалов со склада и др. Например, авансовый отчет подотчетного лица знаменует собой исполнение операции, под осуществление которой выдавался аванс. Подпись руководителя на нем означает распоряжение принять к учету показатели совершенной операции. Корреспонденция счетов, составленная бухгалтером, свидетельствует о бухгалтерском оформлении. Применение этого вида документов в учете удобно, так как упрощает их обработку, делает ее более наглядной, приводит к уменьшению ошибок в них, сокращает общее количество документов и расходы на бланки.

При этом необходимо учитывать, что один и тот же документ выполняет функции различных по назначению документов. Так, например, расходный кассовый ордер, выписанный бухгалтерией и переданный для исполнения кассиру, является распорядительным документом. В то же время после того, как кассир выдаст деньги и получатель распишется на ордере в их получении, этот документ становится исполнительным. И, наконец, когда бухгалтер на ордере укажет корреспондирующий счет, расходный кассовый ордер выполняет функции бухгалтерского оформления. Следовательно, такой документ является комбинированным. На практике, как правило, стремятся максимально использовать комбинированные документы, что весомо сокращает их количество в документообороте.

3.По количеству отражаемых операций выделяют разовые

инакопительные бухгалтерские документы.

Разовые документы оформляют каждую хозяйственную операцию в отдельности и составляются в один прием. К ним относятся:

чеки, платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордера, накладные-требования на отпуск материалов и др.

Накопительные документы составляются в течение определенного периода времени (пятидневка, декада, месяц) и содержат информацию об однородных хозяйственных операциях за этот период времени. По истечении срока в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям. Например, двухнедельные (месячные)

наряды на работы, лимитно-заборные карты на отпуск материалов со склада, табель учета рабочего времени и т.п.

14

4.По содержанию хозяйственных операций учетные документы подразделяются на материальные, денежные и расчетные.

Материальные документы – это документы, которыми оформляются хозяйственные операции по движению товарно-материальных ценностей (материалов, топлива, тары, запасных частей, полуфабрикатов, готовой продукции, товаров и пр.). К материальным документам относятся: акты приемки-передачи и списания основных средств, документы на оприходование и списание материальных ценностей, сче- та-фактуры, товарно-транспортные накладные, лимитно-заборные карты и др.

Денежные документы показывают движение денежных средств. С их помощью учитываются кассовые и банковские операции. Денежные документы служат основанием для оформления операций с наличными (приходные и расходные кассовые ордера) и безналичными денежными средствами организации (расчетные чеки, платежные поручения, платежные требования-поручения, инкассовые поручения).

Расчетные документы отражают расчеты предприятия с юридическими и физическими лицами по возникающим обязательствам. К ним относятся: наряды на сдельные работы, счета на поставленные товарно-материальные ценности, счета-фактуры на их оплату и др.

5.По объему информации учетные документы бывают первичными и сводными.

Первичные документы составляются на каждую отдельную хозяйственную операцию в момент ее совершения или непосредственно по ее окончании путем первичной регистрации, удостоверяющей содержание факта хозяйственной жизни. К такого рода документам относятся: чеки, приходные и расходные кассовые ордера, накладные, требования, табель учета рабочего времени и др. Например, счет на проживание в гостинице подотчетного лица служит подтверждением отдельного вида расходов.

Сводные документы – это документы бухгалтерского учета, составляемые на основе показателей, взятых из первичных документов, путем соответствующей их группировки и систематизации. Их называют иначе регистрами бухгалтерского учета. К ним относятся: реестры, сводки, авансовые отчеты, группировочные ведомости, журналыордеры, машинограммы и т.д. Например, авансовый отчет обобщает все расходы подотчетного лица.

6.По форме документы подразделяются на типовые и нети-

повые.

15

Типовые документы разрабатываются и утверждаются постановлениями Госкомстата и называются типовыми межотраслевыми формами. Например, акт о приемке материалов (форма М-7).

Нетиповые документы разрабатываются и утверждаются в самой организации, использующей такие документы, – например, путевой лист дежурной машины организации

7.По срокам хранения документы подразделяются на документы текущего хранения и документы длительного хранения.

Основная масса бухгалтерских документов хранится не менее 5-ти лет.

Вто же время учредительный договор хранится весь срок существования организации.

8.По подлинности воспроизведения информации документы подразделяются на подлинники (оригиналы) и копии (дубликаты).

Подлинник – это оформленный и подписанный соответствующим образом документ. Копия представляет собой воспроизведение реквизитов документа-подлинника.

Например, лицевой счет в банке владельца расчетного счета является подлинником, а выписка из расчетного счета, поступающая в организацию для контроля наличия и движения денежных средств на расчетном счете в банке представляет собой копию.

9.С точки зрения юридической силы документы подразделяются на подлинные и подложные.

Подлинные документы выдаются уполномоченными работниками предприятия с соблюдением всех правил документооборота, а в подложных документах, содержание или реквизиты не соответствуют действительности. Подлинные документы, составленные по установленной форме, могут быть действительными, то есть имеющими в данное время и в данном месте юридическую силу, и недействительными, то есть утратившими по какой-либо причине юридическую силу (например, договор, срок действия которого истек).

Вопрос. 4. Реквизиты документов и правила документообо-

рота. Первичные документы являются основным источником информации о хозяйственных операциях, совершаемых в организации.

Первичный учетный документ – это письменное свидетель-

ство о выполнении хозяйственной операции или праве на ее совершение, устанавливающее ответственность исполнителей за совершение операции, придающее юридическую силу учетным данным и не требующее дальнейших пояснений и детализации.

Первичный документ должен в обязательном порядке содержать все необходимые данные, в полной мере характеризующие хозяйст-

16

венную операцию. Эти данные называются реквизитами (от лат. requisītum „требуемое, необходимое‟), они подразделяются на рекви-

зиты-признаки и реквизиты основания. Первые включают заголовки документа, таблиц, граф, строк; вторые предназначены для количественной и стоимостной характеристики хозяйственной операции.

Состав и количество реквизитов зависит от характера отражаемой в учете хозяйственной операции. В соответствии с пунктом 2 статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете», реквизиты, содержащиеся в документе, подразделяются на обязательные и допол-

нительные.

Обязательные реквизиты обеспечивают документам юриди-

ческую силу. К ним относятся:

1)наименование документа, отражающее финансово-экономи- ческое содержание хозяйственной операции;

2)код формы (шифр по системе Госкомстата РФ);

3)дата составления документа;

4)наименование организации, от имени которой составлен до-

кумент;

5)содержание хозяйственной операции;

6)измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

7)наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

8)личные подписи указанных лиц и их расшифровка. Отсутствие какого-либо обязательного реквизита лишает доку-

мент юридической силы, и его показатели не могут быть включены в систему бухгалтерского учета. Другие реквизиты носят переменный характер и используются при необходимости с учетом особенностей хозяйственной операции, ее правомерности и других условий. Например, наличие печати организации на документе обусловливается характером операции. Совокупность реквизитов документа определяет его форму.

Таким образом, в зависимости от характера операций и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены и дополнительные реквизиты, такие как: Государственный герб Российской Федерации, эмблема организации, наименование вышестоящей организации, номер документа, расчетные счета организации, основание для совершения хозяйственной операции, индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, e-mail, ссылка на индекс и дату входящего документа, гриф ограничения доступа к документу, резолюция, отметка о контроле, визы, печать, фамилия

17

исполнителя и номер его телефона, отметка о переносе данных на машинный носитель и другие по усмотрению организации.

Записи в первичных документах должны производиться средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве (чернилами, пастой шариковых, гелевых или капиллярных авторучек, при помощи пишущих машинок и компьютерных принтеров). Категорически запрещается ис-

пользовать для записей простой карандаш. Свободные строки в пер-

вичных документах подлежат обязательному прочерку.

Поступающие в бухгалтерию документы проверяются и обрабатываются. Проверка может быть формальной, арифметической и по существу, и осуществляется в три этапа.

К формальной проверке относится проверка наличия и подлинности подписей ответственных лиц, соответствия правилам оформления документа, а также наличия приложений, перечисленных в документе.

Арифметической называется проверка правильности подсчета, таксировки, выведения итогов и других арифметических действий.

Проверка документов по существу заключается в выяснении соответствия хозяйственных операций, оформленных первичными документами, действующему законодательству, правилам выполнения этих операций, установленным нормам, сметам или плановым заданиям, а также их хозяйственной целесообразности.

Если при проверке документа обнаруживают ошибки, то его возвращают составителям для исправления или нового составления. Таким образом, каждый документ, прежде чем его данные будут записаны в счетах, должен быть тщательно проверен. После тщательной и всесторонней проверки документов приступают к их бухгалтерской обработке.

Обработка документов состоит из их сортировки по признаку однородности, гашения документов, составления сводных документов и бухгалтерской проводки. Кроме того, в процессе бухгалтерской обработки некоторые из документов подлежат таксировке. Таксировка

(расценка) предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Как правило, эта про-

цедура осуществляется в самом первичном документе путем умножения соответствующего количества в натуре (м, кг и пр.) на цену за единицу. Например, лимитно-заборные карты поступают в бухгалтерию с указанием только отпущенного количества материалов. Если в документе указан трудовой измеритель, выраженный в единицах вре-

18

мени – рабочих днях, часах, минутах, то его величина умножается на стоимость единицы данного времени.

Группировка представляет собой следующий этап учетной обработки документов; последние подбираются в пачки, однородные по экономическому содержанию зафиксированных в них хозяйствен-

ных операций. Характер группировки обусловлен перечнем представленных протаксированных документов. Цель группировки – подготовить сводные данные по движению отдельных видов имущества и обязательств за отчетный период. Тем самым упрощается ведение первичного учета.

Контировка – указание в первичном документе бухгалтерской записи, то есть корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа. Этот этап представляет собой более высокий уровень работы с документами. Поэтому данная процедура выполняется, как правило, бухгалтером, занятым на самостоятельном отдельном участке учетного процесса. Для представления бухгалтерской записи в первичном документе предусмотрено определенное место. Если имеет место сводный документ, то указанная запись фиксируется в конце документа.

Впроцессе прохождения документа по инстанциям он используется, прежде всего, для оперативной работы. Например, на основании требования на отпуск материалов кладовщик отпускает в цех материалы. Этот документ служит средством распорядительных и исполнительных действий. На основании этого же документа в бухгалтерии отражают в системе учета уменьшение материальных ценностей на складах и увеличение затрат на производство.

Вконечном итоге все документы попадают в архив, где должны храниться в течение установленного для них времени. Таким образом,

маршрут и время прохождения документов по всем инстанциям от момента составления или получения от других организаций до сдачи в архив называется документооборотом.

Документооборот по каждому виду документов может представляться в виде инструкций, таблиц, графиков (см. таблицу 25). В разрабатываемом и утверждаемом главным бухгалтером графике документооборота определяется создание первичных документов, порядок и сроки их передачи для отражения в бухгалтерском учете. Ответственность за своевременное составление документов, правильность их оформления, достоверность содержащейся в них информации несут составившие и подписавшие их лица.

19

				Таблица 25
График документооборота авансового отчета
		Исполнители
Перечень работ	подотчетное лицо	бухгалтер		руководитель
				организации
Заполнение авансового
отчета и передача его бух-	×
галтеру
Проверка правильности
составления авансового
отчета и оформления при-		×
ложенных к нему докумен-
тов
Проставление корреспон-
денции счетов и номеров		×
статей по каждой сумме
расходов подотчетного лица
Утверждение авансового				×
отчета
Группировка и подсчет
сумм с одинаковыми кор-		×
респондирующими счетами
Запись сгруппированных		×
сумм в учетные регистры
Гашение документов		×
Включение авансового
отчета в состав документов		×
учета расчетов с подотчет-
ными лицами

Пояснение к таблице № 25: Схема документооборота авансового отчета изображается в виде таблицы. В ее подлежащем (по горизонтали) перечисляют, какие работы должны быть выполнены для отражения в учете данной операции. В сказуемом (по вертикали) таблицы обозначают, кто из работников выполняет эти работы.

Задача правильной организации документооборота состоит в том, чтобы обеспечить нормальное движение документов. В каждой инстанции должен находиться строго определенный срок. Для этого в организациях необходимо установить маршрут прохождения документа, срок его нахождения у каждого исполнителя. Таким образом, основными этапами документооборота являются:

1)составление документов в оперативной работе;

2)прием документов бухгалтерией;

3)отражение документов в системе учетных записей;

4)передача документов в архив.

20