Пособие. Часть II

4) отражение хозяйственных операций не в тех учетных регистрах, которые предусмотрены содержанием бухгалтерской проводки.

Для выявления ошибок в счетных записях применяют выборочный и последовательный способы обнаружения.

Выборочный способ нахождения ошибки заключается в нахождении разности между итогами оборотов, которые в соответствии с принципом двойной записи должны быть равны между собой, но в действительности не сошлись. Разность этих итогов нередко по-

казывает, что какая-либо операция не записана или записана дважды по дебету или по кредиту счета. Зная сумму этой операции, можно быстро найти участок учета, где была допущена ошибка.

Последовательный способ заключается в сплошной сверке (пунктировке) записей с их первоисточниками. Сплошная сверка со-

стоит в том, что все записи в учетных регистрах, в которых обнаружена ошибка, последовательно сверяются с первичными документами или другими учетными регистрами, в которых отражены те же операции. Перед каждой проверенной суммой ставится специальный значок ( – крыжик) для того, чтобы видеть, какие суммы проверены, а какие

– нет. Это наиболее верный и надежный способ отыскания ошибки. К последовательному способу прибегают в тех случаях, когда выборочный способ отыскания ошибки не дал положительных результатов.

Для сверки записей по счетам расчетов с дебиторами и кредиторами используются получаемые от них выписки из лицевых счетов. Сличением данных бухгалтерского учета с записями оперативного учета материально ответственных лиц, а также с содержанием инвентаризационных описей осуществляется проверка записей по счетам мате- риально-производственных запасов. Возможна также проверка записей путем сверки итогов в учетных регистрах с итогами, полученными в результате подсчета отраженных в учете данных первичных документов.

Все выявленные в учетных записях ошибки должны быть своевременно исправлены. В зависимости от характера допущенной ошибки выделяют три способа их исправления:

1)корректурный способ;

2)способ дополнительной записи;

3)способ «красное сторно» (сторнирование).

Корректурный способ применяется для исправления ошибок в документах (кроме кассовых и банковских), допущенных в результате описок, неправильного подсчета итогов, а также записи операции не в тот учетный регистр, который указан в бухгалтерской проводке. Этот способ исправления ошибок может быть использован только до подведения итогов в учетных документах.

Корректурный способ предназначен для исправления локальных ошибок, то есть ошибок, не затрагивающих корреспонденцию счетов. В противном случае следует вносить исправления во все учетные регистры, по которым сделана неправильная запись, которая называется транзитной ошибкой.

41

Сущность этого способа заключается в том, что ошибочная сумма или неправильный текст зачеркиваются тонкой сплошной чертой так, чтобы можно было прочесть написанное; после чего над зачеркнутым или на полях документа пишется правильная сумма или текст. При этом следует помнить, что зачеркивается все число или запись, даже если допущена ошибка только в одной цифре (или в одном слове). Например, если вместо суммы 1 056 руб. 36 коп. следовало написать 1 056 руб. 06 коп., то, при исправлении, зачеркивают все цифры и на полях документа или сверху пишут правильную сумму, и подтверждают исправление надписью «исправленному верить» за подписью главного бухгалтера или лица, внесшего исправление с указанием даты исправления.

Если же ошибка связана с неправильной корреспонденцией счетов, то применяют способ дополнительной записи или способ «красного сторно».

Способ дополнительной записи применяется в ситуации, ко-

гда в бухгалтерской проводке и в учетных регистрах указана правильная корреспонденция счетов, но преуменьшена сумма операции.

Для исправления такой ошибки на установленную разницу делается повторная запись в той же корреспонденции. Например, на нужды основного производства израсходовано материалов на сумму 40 000 руб. 00 коп., но по счетам в результате ошибки расход был записан только в сумме 30 000 руб. 00 коп.

Дебет счета 20 «Основное производство» – 40 000 руб. 00 коп. Кредит счета 10 «Материалы» – 40 000 руб. 00 коп.

Исправление делается путем дополнительной проводки на сумму 10 000 руб. 00 коп. – на разницу между указанными показателями.

Дебет счета 20 «Основное производство» – 10 000 руб. 00 коп. Кредит счета 10 «Материалы» – 10 000 руб. 00 коп.

Для наглядности эти операции отразим на счетах (см. схему 7).

Схема 7 Способ исправления ошибок способом дополнительной записи

Счет № 10 Материалы

Дебет			Кредит
Сн	100 000
		1)	30 000
		2)	10 000
Об.	–	Об.	40 000
Ск	60 000

Счет № 20 Основное производство

Дебет	Кредит
Сн	50 000

1)30 000

2)10 000

Об.	40 000	Об.	–
Ск	90 000

42

Способ «красное сторно» применяется тогда, когда ошибка обнаружена после подведения итогов в учетных регистрах и возникает необходимость частично или полностью исправить ее.

Этот способ основан на правилах алгебраического сложения. Ошибочная запись повторяется красными чернилами, обводится квадратом или берется в квадратные скобки в той же корреспонденции, в какой была составлена первоначальная запись. Наличие указанной символики при подсчете итогов в регистрах означает вычитание. Таким образом, сторнировать запись означает „аннулировать ее‟.

Частичное устранение ошибочной записи способом «красное сторно» осуществляется в тех случаях, когда запись сделана в правильной корреспонденции счетов, но в большей сумме. Например, на нужды основного производства израсходовано материалов на сумму 40 000 руб. 00 коп., но по счетам в результате ошибки расход был записан в сумме 60 000 руб. 00 коп.

Исправление делается способом «красное сторно» на сумму 20 000 руб. 00 коп. – на разницу между упомянутыми показателями (см. схему 8).

Схема 8

Первый вариант применения способа «красное сторно»

Счет № 10 Материалы

Дебет			Кредит
Сн	100 000
		1)	60 000
		2)	[20 000]
Об.	–	Об.	40 000
Ск	60 000

Счет № 20 Основное производство

Дебет	Кредит
Сн	50 000

1)60 000

2)[20 000]

Об.	40 000	Об.	–
Ск	90 000

Полное устранение ошибочной записи способом «красное сторно» осуществляется в тех случаях, когда запись сделана в неправильной корреспонденции счетов. Например, на нужды вспомогательного производства израсходовано материалов на сумму 40 000 руб. 00 коп., но расход в этой сумме был ошибочно отнесен на расходы основного производства.

Исправление делается способом «красное сторно» в той же корреспонденции счетов, что и неправильная запись. Затем расход материалов отражается в правильной корреспонденции (см. схему 9).

43

Схема 9

Второй вариант применения способа «красное сторно»

Счет № 10

Счет № 20

Материалы

Основное производство

Дебет

Кредит

Дебет

Кредит

Сн

100 000

Сн

10 000

1)

40 000

1)

40 000

2)

[40 000]

2)

[40 000]

3)

40 000

Об.

–

Об.

40 000

Об.

–

Об.

–

Ск

60 000

Ск

10 000

Счет № 23

Вспомогательное производство

Дебет

Кредит

Сн

50 000

3)

40 000

Об.

40 000

Об.

–

Ск

90 000

Вопрос. 4. Порядок и сроки хранения бухгалтерских доку-

ментов. Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты, балансы и прочие документы подлежат обязательному хранению в соответствии с установленным порядком и сроками. Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации, утвержденному приказом Министерства финансов Российской Федерации от 28 июля 1998 г. № 43н на главного бухгалтера возлагается ответственность за обеспечение сохранности первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов в период работы с ними и за своевременную передачу их в архив.

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и переплетаются.

Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в скоросшивателях во избежание их утери или злоупотреблений.

Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях его механизации (автоматизации).

44

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива работникам других структурных подразделений организации, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера или руководителя организации.

Сроки хранения документов бухгалтерского учета установлены в пп. 1 и 2 ст. 17 Федерального закона «О бухгалтерском учете»: «Ор-

ганизации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз».

Сроки хранения первичных документов и прочей бухгалтерской документации регламентируются Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России 06 октября 2000 г. (Росархивом).

Срок 1 год установлен для хранения переписки о сроках предоставления бухгалтерской и финансовой отчетности.

5 лет хранятся квартальные балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, протоколы заседаний по рассмотрению и утверждению квартальных балансов и отчетов, Главная книга, журналы, ведомости, вспомогательные книги и картотеки системного и внесистемного учета, шахматные журналы, Кассовые книги, книги и картотеки подотчетных лиц, оборотные и накопительные ведомости по аналитическим и синтетическим счетам, кассовые оправдательные документы, акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности организаций и материалы к ним, а также первичные документы к ним.

10 лет хранятся годовые балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, передаточные и разделительные балансы, ликвидационные балансы с приложениями и объяснительными записками, протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению годовых бухгалтерских балансов и отчетов, инвентарные описи, сличительные ведомости, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий по рассмотрению сличительных ведомостей и другие материалы.

75 лет хранятся лицевые счета рабочих и служащих. При отсутствии лицевых счетов расчетные ведомости на выдачу заработной платы должны храниться тоже в течение 75 лет.

Паспорта зданий, сооружений и оборудования хранят до списания с баланса. При прекращении деятельности организации документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы персоналу, подлежат обязательной передаче в государственные архивы.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных должны храниться орга-

45

низацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Сроки хранения первичных документов для налогового учета определены в Налоговом кодексе Российской Федерации. В соответствии с пдп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ «налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов».

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Желательно, чтобы помещение, в котором хранятся документы, было изолировано от других помещений. Оно должно быть сухим, безопасным в пожарном отношении и гарантировано от затопления. Окна первого этажа следует заделать металлическими решетками, никаких печей и дымоходов в помещении не должно быть. Освещение допускается только электрическое. Распределительные щитки, предохранительные пробки и рубильники устанавливать в архивном помещении не следует.

Высота стеллажа для хранения документов не должна превышать 2,2 м. Стеллажи следует устанавливать на расстоянии 10-15 см от стен. Расстояние от пола до нижней полки должно быть не менее 1015 см. Ширина главных проходов между стеллажами может быть 1- 1,2 м, остальных проходов – не менее 70-80 см. В архивном помещении рекомендуется поддерживать постоянную температуру в пределах 14-20°С, а относительную влажность воздуха – 50-65%.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Вопрос. 5. Порядок изъятия бухгалтерских документов. Изъ-

ятие первичных документов у организации в соответствии с п. 8 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» может производиться

«только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации».

Изъятие первичных документов, регистров бухгалтерского учета, документов, свидетельствующих о финансово-хозяйственной

46

деятельности организации и о предполагаемом совершении преступления, производится с участием понятых и, как правило, в присутствии законного представителя организации. Для того чтобы работа организации после изъятия документов не была затруднена, главный бухгалтер или другое должностное лицо вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, снять копии с изымаемых документов, с указанием основания и даты их изъятия.

Изъятию подлежат копии документов, которые подписываются представителем бухгалтерии и заверяются печатью организации. О производстве изъятия документов составляется акт, в котором перечисляются изъятые документы, или к акту прилагается опись с точным указанием наименования, количества и индивидуальных признаков документов. Все изымаемые документы предъявляются понятым и представителю организации, у которой произведено изъятие, о чем делается запись в акте. Акт подписывается сотрудником органов, производящих изъятие документов, понятыми и представителем организации, у которой произведено изъятие. Копия акта об изъятии вручается организации, у которой произведено изъятие, под расписку.

Втех случаях, когда имеются достаточные основания полагать, что подлинники документов будут уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, может производиться изъятие подлинных документов. При изъятии указанных документов с них изготавливаются копии, которые передаются организации, у которой они изымаются.

Если изымаются недооформленные тома документов (неподшитые, непронумерованные и т.д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица организации могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).

При отказе представителя организации, у которой произведено изъятие, от подписи или заверения печатью копий изымаемых документов и получения копии акта об изъятии документов (копий) об этом производится запись в акте изъятия или составляется отдельный акт, удостоверяемый подписями должностных лиц, производящих изъятие документов, и понятыми.

Вслучае пропажи или гибели первичных документов руко-

водитель организации приказом назначает комиссию по расследованию причин их пропажи или гибели. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители прокуратуры, следственных органов, а также пожарной инспекции в зависимости от

47

сложившейся ситуации. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации.

Ответственность за утрату органами дознания, следствия, суда подлинников документов наступает в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Тест-эталонный контроль

Вопрос 1. Что представляют собой регистры бухгалтерского учета? Дайте наиболее точное определение. Варианты ответа:

а) носители упорядоченной информации, в которых признаки и показатели хозяйственных операций группируются определенным образом для различных целей управления организацией;

б) разграфленные таблицы, в которых производятся учетные

записи;

в) журналы-ордера, в которых регистрируются хозяйственные операции;

г) свободные листы установленной формы с целью регистрации и последующей группировки данных о наличии имущества, обязательств и совершении хозяйственных операций, подтвержденных первичными документами.

Вопрос 2. Как классифицируются учетные регистры по назначению? Варианты ответа:

а) хронологические, систематические и комбинированные; б) регистры синтетического и аналитического учета;

в) бухгалтерские книги, карточки, свободные листы и машинограммы;

г) регистры табличной, линейно-позиционной и шахматной

формы.

Вопрос 3. Для чего предназначены регистры систематического учета? Варианты ответа:

а) для отражения однородных по экономическому содержанию операций;

б) для подготовки данных для обработки на ЭВМ; в) для регистрации операций по мере их совершения;

г) для отражения операций в хронологическом разрезе.

Вопрос 4. Когда применяется способ дополнительной записи при исправлении ошибок в регистрах бухгалтерского учета? Варианты ответа:

48

а) когда ошибка обнаружена до подведения итогов в учетных регистрах и не требует изменения составленной корреспонденции счетов;

б) когда запись корреспонденции счетов в регистрах осуществлена правильно, но в меньшей сумме;

в) когда ошибка обнаружена после подведения итогов в учетных регистрах и возникает необходимость частично или полностью устранить ошибочную запись;

г) когда корректировка меньшей суммы на большую осуществлена при неправильной корреспонденции счетов.

Вопрос 5. Когда применяется корректурный способ исправления ошибок в регистрах бухгалтерского учета? Варианты ответа:

а) когда ошибка обнаружена до подведения итогов в учетных регистрах и не требует изменения составленной корреспонденции счетов;

б) когда запись корреспонденции счетов в регистрах осуществлена правильно, но в меньшей сумме;

в) когда ошибка обнаружена после подведения итогов в учетных регистрах и возникает необходимость частично или полностью устранить ошибочную запись;

г) когда корректировка меньшей суммы на большую осуществлена при неправильной корреспонденции счетов.

Вопрос 6. В каких случаях применяется способ «красное сторно» при исправлении ошибок в регистрах бухгалтерского учета? Варианты ответа:

а) когда ошибка обнаружена до подведения итогов в учетных регистрах и не требует изменения составленной корреспонденции счетов;

б) когда запись корреспонденции счетов в регистрах осуществлена правильно, но в меньшей сумме;

в) когда ошибка обнаружена после подведения итогов в учетных регистрах и возникает необходимость частично или полностью устранить ошибочную запись;

г) когда корректировка меньшей суммы на большую осуществлена при правильной корреспонденции счетов.

49

Лекция 21

Инвентаризация имущества и обязательств, порядок проведения инвентаризаций

План

1.Понятие об инвентаризации, необходимость ее проведения.

2.Периодичность и сроки проведения инвентаризации. Задачи инвентаризации.

3.Виды инвентаризаций.

4.Порядок проведения инвентаризации.

5.Оформление результатов инвентаризации и отражение их в

учете.

Рекомендуемая литература

Нормативные документы Федеральный закон Российской Федерации «О бухгалтерском

учете» от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика орга-

низации» ПБУ 1/2008, утвержденное приказом Министерства финансов Российской Федерации от 06 октября 2008 г. № 106н.

Положение по бухгалтерскому учету «Учет материальнопроизводственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденное приказом Министерства финансов Российской Федерации от 09 июня 2001 г. № 44н.

Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное приказом Министерства финансов Российской Федерации от 29 июля 1998 г. № 34н.

План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению, утвержденные приказом Министерства финансов Российской Федерации 31 октября 2000 г. № 94н (с учетом изменений и дополнений, внесенных приказом от 07 мая 2003 г. № 38н, от 18 сентября 2006 г. № 115н).

Методические указания по инвентаризации имущества и фи-

нансовых обязательств, утвержденные приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13 июня 1995 г. № 49.

Методические указания по бухгалтерскому учету материально-

производственных запасов, утвержденные приказом Министерства финансов Российской Федерации от 28 декабря 2001 г. № 119н.

Основная Белов А.А. Бухгалтерский учет. Теория и практика: Учебник для

вузов / А.А. Белов, А.Н. Белов. М.: Эксмо, 2005. С. 213-238.

50