2. Организация работы исполнительных органов местного самоуправления с письменными обращениями граждан.

Для организации работы с обращениями граждан в структурах исполнительных органов местного самоуправления крупных муниципальных образований создаются специальные подразделения: отделы писем и приема граждан, приемные по обращению граждан. В небольших муниципальных образованиях эта работа, как правило, возлагается на специалиста по работе с обращениями граждан, работающего в составе общих или организационных отделов.

Основными задачами отделов являются:

- создание централизованного учета письменных и устных обращений граждан, поступающих в администрацию муниципального образования;

- обеспечение своевременного рассмотрения обращений граждан, адресованных главе муниципального образования и направление их исполнителям;

- информирование главы муниципального образования, его заместителей, руководителей структурных подразделений о результатах работы с обращениями граждан;

- обеспечение контроля за своевременным исполнением обращений граждан в администрации муниципального образования.

Поступившие в исполнительный орган местного самоуправления письменные обращения граждан передаются в подразделение по работе с письмами и обращениями граждан, где они проходят регистрацию с использованием ПЭВМ и присвоенные реквизиты вносятся в компьютерную базу данных.

Для упрощения процедуры подачи письменных обращений граждан руководителям администрации в зданиях органов муниципального управления могут устанавливаться ящики приема писем. В этом случае поступившая корреспонденция извлекается в конце рабочего дня работниками подразделения по работе с обращениями граждан и регистрируется в установленном порядке.

При этом на письме проставляется регистрационный штамп, указывающий дату поступления письма и регистрационный номер.

На каждое письмо заполняется регистрационно-контрольная карточка обращения, в которой указывается фамилия, имя и отчество заявителя, домашний адрес, вид обращения (заявление, жалоба, предложение), регистрационный номер и дата получения обращения, откуда поступило обращение, краткое содержание обращения, исполнитель и сроки выполнения (Приложение 1).

Письма в обязательном порядке проверяются на повторность обращения и в случае повторного обращения к нему прилагаются материалы предыдущего рассмотрения для дальнейшей работы.

Зарегистрированные письма граждан направляются на рассмотрение руководителю органа местного самоуправления, который в течение трех дней должен ознакомиться с содержанием и подготовить резолюцию.

В резолюции руководитель должен обязательно указать исполнителя (исполнителей), содержание поручения и сроки выполнения.

Должностные лица органов местного самоуправления вправе не рассматривать анонимные обращения, а также обращения граждан с просьбой о разъяснении действующего законодательства Российской Федерации и региональных законов, обращения, содержащие клевету, оскорбления и угрозы в адрес органов муниципального управления.

Если анонимные письма содержат конкретную и важную информацию, они направляются тем должностным лицам и органам управления, в чью компетенцию входит решение вопросов, содержащихся в обращении.

Рассмотрение коллективных обращений, а так же обращений содержащих сведения о серьезных нарушениях законности, ущемления гражданских прав и повторных обращений в обязательном порядке ставятся на контроль.

Поступившие в органы местного самоуправления обращения граждан из государственных органов власти, рассматриваются непосредственно руководителями, которые определяют порядок их дальнейшего рассмотрения, а также подписывают ответы на эти обращения в государственные органы власти и заявителям. Если поручение по исполнению обращения дано несколькими исполнителями, то всю работу по его рассмотрению и подготовке ответа организует и контролирует исполнитель, указанный в резолюции первым. В необходимых случаях по решению руководителя (его заместителей) органов местного самоуправления для рассмотрения обращений, сведений, носящих общественно значимый характер могут создаваться комиссии (рабочие группы) из соответствующих работников и специалистов для проведения проверок с выездом на место.

Обращения, содержащие вопросы, отнесенные к компетенции районных и поселковых администраций, муниципальных предприятий и учреждений, направляются в эти органы или организации непосредственно подразделением по работе с обращениями граждан.

В соответствии действующим законодательством закрепляется направлять жалобы на рассмотрение тем органам управления и должностным лицам, действия и решения которых обжалуются.

В результате рассмотрения обращений граждан, органы или должностные лица местного самоуправления принимают одно из следующих решений:

- о полном или частичном удовлетворении обращения;

- о мотивированном отказе в удовлетворении обращения;

- о разъяснении по вопросам, поставленным в обращении, или об информировании о результатах рассмотрения обращения.

Обращение считается рассмотренным, если даны ответы на все поставленные на них вопросы, приняты необходимые меры, а заявитель проинформирован в письменной форме.

В современных условиях широкого применения в работе электронно-вычислительной техники, электронной почты и пейджинговой связи в исполнительных органах местного самоуправления значительно расширились формы обращения граждан. В органах муниципальной власти появились адреса электронной почты, персональные сайты руководителей, куда могут беспрепятственно обращаться горожане со своими вопросами и проблемами. Например в Екатеринбурге любой житель может обратиться в администрацию города по вопросам сферы обслуживания через пейджер. Для этого жителю необходимо позвонить в местную пейджинговую компанию и оставить сообщение для абонента «Коптеев» (заместитель главы города, курирующий вопросы торговли, общественного питания и бытового обслуживания населения).

Обращения граждан, поступившие на пейджер автоматически передаются на специальный компьютер администрации города, где осуществляется обработка полученной информации и их рассылка в отраслевые управления.

Если в обращении гражданина указывается адрес предприятия сферы обслуживания с указанием недостатков, специалисты выезжают на место и принимают меры по их устранению.

За два месяца действия электронной формы обращений в администрацию поступило почти 1500 сообщений, или в среднем 25 звонков в день¹.

Внедрение в практику работы исполнительных органов местного самоуправления новой формы подачи обращений позволяет гражданам с помощью телефонной связи подавать сигналы о предоставлении некачественных услуг сферой обслуживания, а соответствующим службам администрации оперативно реагировать на полученную информацию.

Итоги работы за определенные периоды работы (квартал, полугодие, год) с обращениями граждан обсуждаются на оперативных совещаниях аппарата администрации и руководителей ведущих муниципальных предприятий и учреждений.

Органы местного самоуправления предоставляют отчеты о работе с обращениями граждан в органы государственного управления в установленные ими сроки по установленной форме.

3. Организация личного приема граждан.

Организация приема и рассмотрения обращений граждан в органы местного самоуправления возлагается непосредственно на главу муниципального образования.

Личный прием граждан должностными лицами органов местного самоуправления должен проводиться в соответствии с установленным графиком, в котором устанавливается место проведения приемов. Информация о периодичности, о дате приема, а также об установленных для приема днях и часах обязана доводиться до сведения жителей, проживающих в муниципальном образовании.

График приема граждан руководителями составляется на определенный период (месяц, квартал) руководителем подразделения по работе с обращениями граждан или соответствующим специалистом, в чьи обязанности входит эта работа.

График приема граждан, как правило, должен согласовываться со всеми заинтересованными должностными лицами органа местного самоуправления и утверждается главой муниципального образования.

Внесение изменений в график приема граждан должностными лицами органов местного самоуправления или отмены приема граждан допускается только с разрешения главы муниципального образования. В целях информированности населения время приема указывается в аншлагах и вывешивается в зданиях органов местного самоуправления, а также ежегодно публикуется в печатных средствах массовой информации.

Например, в администрации г.Челябинска принят следующий порядок приема граждан по личным вопросам. Глава города принимает граждан один раз в месяц, а его заместители, начальники управлений ведут личный прием граждан два раза в месяц.

Вся текущая работа, связанная с организацией работы по личному приему граждан осуществляется работниками отдела писем и приема граждан, которые ежедневно проводят прием граждан.

Так, в соответствии с Регламентом администрации города Челябинска, запись на прием, предварительное собеседование и организацию личного приема обеспечивают:

• к Главе города – референтура главы города;

• к первым заместителям Главы города – референтура первых заместителей Главы города;

• к заместителям Главы города – начальник отдела писем и приема граждан;

• к иным должностным лицам – уполномоченные работники соответствующих подразделений аппарата и органов администрации города.

Запись на личный прием граждан может производиться как по телефонной связи, так и при личной беседе с посетителем¹.

Для более эффективного разрешения вопросов со всеми гражданами, пришедшими на прием проводится собеседование для выяснения сущности его обращения и определения должностного лица или органа муниципального управления, в компетенцию которого относится разрешение обращения. При этом выясняется, к каким должностным лицам уже обращался заявитель, и какое решение было принято.

При обращении граждан по вопросам, не входящим в компетенцию данного органа муниципального управления, ему дается необходимые разъяснения и оказывается необходимая правовая помощь.

На каждого посетителя, записанного на личный прием к должностным лицам органов местного самоуправления заполняется регистрационно-контрольная карточка с указанием краткого содержания вопросов обратившегося гражданина и затем вносится в компьютерную базу данных (Приложение 2).

После беседы с пришедшим на прием посетителем руководитель муниципального органа управления может принять по обращению одно из следующих решений²:

- об удовлетворения обращения, в этом случае руководителем дается указание в письменной или устной форме соответствующему должностному лицу о выполнении в определенные сроки необходимых конкретных действий;

- о передаче обращения для рассмотрения в администрации районов или муниципальные предприятия и учреждения с указанием конкретного поручения и сроков исполнения обращения;

- об отклонении обращения, с сообщением заявителю причины отказа со ссылкой на действующее законодательство и нормативно-правовые акты органов местного самоуправления.

Контроль за исполнением поручений по устным и письменным обращениям с личного приема осуществляют референты тех руководителей, которые проводили прием граждан, а сроков исполнения поручений – подразделение (специалист) по работе с обращениями граждан.

В организации приема граждан применяются различные формы работы, в соответствии с которыми главы органов местного самоуправления проводят приемы населения по месту жительства, проведении дней открытого письма на собраниях граждан в поселках и микрорайонах, организации приема без предварительной записи отдельных категорий населения.

Для разрешения ряда коллективных или повторных обращений жителей на личных встречах целесообразно принятие специальных распорядительных документов, принятие целевых муниципальных программ по развитию отдельных территорий муниципальных образований.

В ряде муниципальных образований получила распространение практика создания общественных приемных, которые действуют при сельских и городских администрациях.

Например, за 2006 год на личном приеме руководителей администрации муниципального образования «г.Челябинск» было принято 2362 человека, около 50% обращений граждан были вызваны ненадлежащим содержанием жилого фонда обслуживающими организациями, низким качеством предоставляемых коммунальных услуг, неудовлетворительной работой медицинских учреждений города и отсутствием необходимых лекарственных препаратов в аптеках, недостатками в работе органов социальной защиты населения.

В более 30% обращений жители высказали неудовлетворение решением вопросов строительства, благоустройства населенных пунктов, ремонта дорог, размещением автостоянок на придомовых территориях и во дворах. Из общего количества вопросов более 27% были решены положительно, а по остальным были даны разъяснения.