§ 2. Описание дел

Архивные справочники создаются на основе описания архивных документов, т.е. на базе вторичной информации о составе, содержании и адресах (поисковых данных) документов и фондов путем аналитико-синтетической переработки первичной документной информации. В зависимости от того, какой тип справочника (опись, каталог, путеводитель, указатель и др.) готовится, проводится описание документов (части документа, группы документов, дела, группы дел, фонда, час­ти фонда, группы фондов, фондов архива, фондов группы ар­хива).

Подготовка всех видов справочников о содержании документов начинается с описания дел. Оно включает: составление заголовка дела, установление названия структурной части, делопроизводственного индекса, крайних дат, количества листов в деле и проставление его архивного шифра.

Все эти сведения заносятся в карточку. Каждая карточка получает порядковый номер, который выносится карандашом на обложку дела и становится его временным рабочим номером до окончательной систематизации дел в описи и фонде.

Заголовок дела должен кратко, в обобщенной форме, отражать его основное содержание и состав документов. При этом недопустимо механическое перенесение из текста документов в заголовки архаичных и иных выражений, понятий и формулировок, например “бандиты” вместо “партизаны”.

Вместе с тем не следует и модернизировать содержание документов в заголовках, заменяя, вопреки принципу историзма, свойственные определенной эпохе понятия и термины. Заголовок должен излагаться современным языком, без вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Не допускается употребление неконкретных, не раскрывающих содержания формулировок (“разная переписка”, “финансовые документы”, “общая переписка” и т.д.), а также перечисление названий отдельных документов.

В состав заголовка дела входят следующие элементы:

— название вида дела или документов;

— название учреждения, должности или фамилии и инициалов лица, которым составлены документы;

— название учреждения, должности или фамилии и инициалов лица, которому адресованы или от которого получены документы (адресат, корреспондент);

— вопрос или предмет, событие или факт, о котором идет речь в документе;

— название местности (территории), с которой связаны содержание документов дела или их авторы и корреспонденты.

В начале заголовка указывается вид единицы хранения (дело, документы, переписка и т.д.) или вид документов (протоколы, циркуляры, приказы и т.д.). Если единица хранения состоит из различных по виду документов, связанных единством содержания и последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, при формулировке заголовка употребляется понятие “дело”. Наиболее часто оно используется при описании дореволюционных материалов, а также судебных, следственных и личных дел, например: дело о выплате денег крестьянам Волковысского уезда за поставку дров для армии.

Если дело состоит из документов нескольких видов по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, заголовок дела начинается с понятия “документы”, а в скобках указываются основные их виды, например: документы о материально-бытовом обслуживании инвалидов Великой Отечественной войны, семей погибших военнослужащих и партизан в БССР (отчеты, справки, сведения).

После обозначения вида дела или документов указывается их автор в форме официального названия учреждения, должности или фамилии отдельного лица, например: докладные записки Наркомата продовольствия БССР об организации Белорусской конторы внутренней торговли.

В случае, когда автором документа является учреждение-фондообразователь, то один раз дается его полное название, а в дальнейшем указывается только общее видовое название: министерство, комитет и т.д., например: протоколы заседаний коллегии Министерства культуры БССР; протоколы заседаний коллегии министерства.

Если единица хранения представляет собой “переписку”, в заголовке указывается название только корреспондентов, а имя учреждения-фондообразователя, как правило, не приводится, например: “Переписка с Наркомземом БССР об организации совхозов”. В случае переписки с однородными корреспондентами указывается их общее видовое название, например: переписка с райпродкомами и заготконторами БССР о приеме и отправке грузов.

Изложение вопроса (предмета), отражающего содержание документов, является основной частью заголовка и дается после указания вида документа, его автора и корреспондента (адресата), которому он направлен.

В фондах всех категорий при изложении вопроса следует:

— приводить полные или официально принятые сокращения названия учреждения;

— в заголовках судебных дел, кроме фамилий, имен и отчеств раскрывается сущность вопроса, например: “Дело по обвинению Подейко Павла Петровича в шпионаже”;

— если содержание дела касается нескольких вопросов, являющихся частью одного общего вопроса, в заголовке общий вопрос дается в такой формулировке, которая бы схватывала все частные вопросы, например: переписка с уездными управлениями, народными имениями, волисполкомами и воинскими частями о незаконных действиях воинских частей в народных имениях (в деле переписка велась по вопросам: о потравах посевов, незаконном изъятии продовольствия, поджогах и т.д.В заголовке частные вопросы обобщены общим понятием: “О незаконных действиях”);

— в случаях, когда в деле собраны документы не по одному, а по многим вопросам, в заголовке перечисляются основные вопросы в порядке их значимости и связи между собой, например: переписка с Витебским окрисполкомом о доработке плана снабжения хлебом округа, строительстве рабочего клуба фабрики “Двина”, отпуске средств на ремонт архива и другим вопросам.

При описании распорядительной документации вопрос, как правило, не выносится. В заголовках обозначается лишь вид документа. Информационный уровень таких заголовков повышается за счет указания делопроизводственных номеров документов, например: протоколы № 11—79 заседаний коллегии Министерства социального обеспечения БССР.

Когда описывается отдельный распорядительный документ, то в заголовке раскрывается его содержание, например: Постановление СНК БССР от 8 января 1941 г. о развитии и укреплении сырьевой базы табачной промышленности в восточных областях БССР.

При составлении заголовков на дела со стенограммами и протоколами съездов и сессий органов власти желательно усиливать информационную полноту описательной статьи путем включения в нее вопросов повестки дня, например: Стенограмма 7-й сессии Верховного Совета БССР пятого созыва от 26—27 июня 1962 г. об утверждении государственного плана развития народного хозяйства БССР на 1963 г. и исполнении государственного бюджета БССР за 1962 г.

Название местности (населенных пунктов, географических объектов, административно-территориальных единиц) вносятся в заголовок дела, если необходимо указать место событий и местонахождение авторов (адресатов, корреспондентов), например: Отчет о работе Лиозненского райисполкома Витебского округа за 1930 г.

Наименование населенных пунктов и административно-территориальных единиц приводится в возрастающем порядке: село (деревня), город, район (уезд), область (губерния) и т.д., например: документы проверки работы Поселичского сельсовета Хойникского района Полесской области.

Внесенные в заголовок данные (наименование учреждения, название местности, должности, фамилия и т.д.), установленные составителем описи примерно путем исследования, заключаются в квадратные скобки, например: переписка с Речицким [упродкомом] о сборе продналога.

При составлении заголовков для повышения их информационного уровня применяется аннотирование документов. Аннотируются уникальные и особо ценные документы, а также представляющие интерес для исследователей. В аннотации указывается вид документа, его автор, дата и содержание, а также номера листов, на которых он находится. Пишется аннотация после заголовка с красной строки, например: переписка с Уполномоченным Наркоминдела СССР при СНК БССР о представительстве Белоруссии в Международном сельскохозяйственном институте в Риме; Договор Международного сельскохозяйственного института в Риме от 7 июня 1905 г. (на французском языке). 12—14.

В заголовках при описании документов может указываться их подлинность или копийность. Признаками подлинности официальных документов являются: официальный бланк учреждения, наличие подписи должностного лица, печати и т.п. Подлинность или копийность указываются после заголовка с прописной буквы, например:

Постановления СНК БССР. Подлинники

В заголовок дела могут выноситься данные о степени полноты, способах воспроизведения, внешних и других особенностях документов дела. Они приводятся после заголовка и аннотации с новой строки, например:

Отчет о работе Наркомзема БССР за 1926/27 г. Без конца

Описание дел включает установление их крайних дат. Начальной датой дела считается дата составления самого раннего документа, а конечной — дата составления самого позднего документа, например:

Протоколы заседаний Могилевского 14 мая — окрисполкома 28 декабря 1926 г.

Даты, к которым относятся изложенные в документах события, вносятся в заголовок, если точная датировка необходима для понимания конкретного содержания документов, например:

Доклад Управления распределения Наркомпрода БССР о работе за июль 1923 г., баланс Наркомпрода БССР по состоянию на 13 июня 1923 г.

При описании дел, состоящих из планов и отчетов, в заголовке указывается год (период), на который составлен план, или год (период), за который подготовлен отчет, например:

Производственный план Минского тонкосуконного комбината на 1955 г.

Отчет о работе Минского тракторного завода за 1968 г.

Крайние даты для планов и отчетов не выносятся.

Если дело состоит из одного документа, то в заголовке указывается вид документа, его автор и дата, кому он направлен и краткое содержание, например:

Доклад Наркомпроса БССР от 1 марта 1927 г. Всебелорусскому съезду научных сотрудников о состоянии и перспективах дальнейшей работы научных учреждений и вузов БССР

Если дело начато в одном учреждении, а закончено в другом, то выносятся три даты: дата заведения дела в делопроизводстве первого учреждения, дата поступления во второе учреждение, дата его окончания там, например:

10 декабря 1922 г. 8 октября 1924 г. 15 января 1923 г.

При обозначении даты сначала указывается число, затем месяц и год, например: