§ 4. Виды научно- справочного аппарата

Архивные описи.Архивная опись — архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и создания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Она является основным учетным документом и справочником по содержанию документов (представляет собой систематизированный перечень заголовков и других сведений — (дат, количества листов) о составе и содержании дел архивного комплекса (архивного фонда, объединенного архивного фонда, коллекции) с самостоятельной порядковой нумерацией (при­ложение 8). Опись выполняет одновременно три важнейшие функции в системе научно-справочного аппарата: 1) раскрытие состава и содержания дела; 2) закрепление систематизации дел внутри фонда или его части; 3) обеспечение учета дел.

Опись является первичным справочником, на основе которого составляются другие информационно-поисковые справочники (каталоги, обзоры, путеводители и др.).

Описи составляются в основном в ведомственных архивах. В государственных архивах же проводится главным образом работа по усовершенствованию ранее составленных описей. Это вызвано несоответствием их информационного уровня современным требованиям использования документов. Кроме того, описи готовятся на фонды личного происхождения.

Все подготовленные описи на документы постоянного срока хранения учреждений и личного происхождения утверждаются ЭПК архивных учреждений.

Опись состоит из собственно описи, т.е. перечня дел (описательных статей), и вспомогательного справочного аппарата к ней.

Описательная статья описи — это совокупность сведений о деле (единице хранения), включающая следующие элементы:

— порядковый номер;

— делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер;

— заголовок дела;

— крайние даты документов (число, месяц, год);

— количество листов в деле.

Опись Совета Народных Комиссаров БССР

Поряд­ковый номер	Делопроиз­водственный номер	Заголовок дела	Дата начала и окончания	Кол-во листов	Примечание
423		Протоколы заседаний СНК БССР	3 ноября 1927 г. — 5 января 1929 г.	818
424		Циркуляры и распоряжения СНК БССР	12 января — 23 декабря 1927 г.	135
425		Протоколы заседаний Комиссии за­конодательных проектов при СНК БССР	26 января — 20 декабря 1927 г.	120

Составление описи начинается с порядкового номера, затем в соответствующей графе проставляется индекс дела по номенклатуре. При его отсутствии графа не заполняется.

При внесении заголовков дел в опись необходимо иметь в виду:

— заголовки дел вносятся в опись в соответствии со схемой систематизации дел, каждый заголовок получает самостоятельный порядковый номер;

— заголовок должен быть записан в опись так же, как описан на обложке дела;

— при внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми или типовыми заголовками полностью пишется только заголовок первого дела, остальные обозначаются словом “То же”, например:

Распоряжения СМ БССР. То же.

При этом в начале каждой страницы описи заголовок дела необходимо воспроизводить полностью.

Если в заголовке дела имеется аннотация, то она вносится в ту же графу описи, что и заголовок, но с новой строки с отступлением от левого края на 2—3 см. Также указываются внешние особенности дела, например:

Постановление ЦИК, СНК и СТО СССР, Наркомтруда БССР, отчет Наркомвоендел БССР о работе за 1924/25 г.

Почтово-телеграфная конвенция между РСФСР, УССР, БССР и Польской Республикой от 24 мая 1924 г.

Л. 22—34.

При употреблении сокращений в описи сокращенные слова первый раз пишутся полностью и в круглых скобках сокращенно; в дальнейшем они приводятся только сокращенно, например:

Отчет о работе Наркомата социального обеспечения БССР (Наркомсобеса БССР) за 1922 г.

Крайние даты вносятся в соответствующую графу описи.

Если документы дела относятся к одному году, то при заполнении графы год указывается один раз после даты окончания дела, например:

10 января — 18 декабря 1970 г.

Порядок внесения крайних дат дел, заведенных в одном учреждении и законченных в другом, следующий: в опись включаются три даты (дата заведения дела в первом учреждении, дата поступления дела во второе учреждение и дата окончания его в нем), например:

16 ноября 1961 г. 19 марта 1963 г. 22 февраля 1962 г.

Данное дело включается в опись того года, в котором оно поступило во второе учреждение, т.е. в опись за 1962 г.

Если в деле имеются документы за другие годы, делается отметка после крайних дат об их наличии, например:

11 января 1922 г. — 18 февраля 1923 г. (имеются документы за 1919 г.).

При внесении в опись крайних дат названия месяцев пишутся прописью, а цифры арабские.

В графе “Примечания” приводятся сведения о выбытии дел, наличии особо ценных документов, их микрофильмировании и др.

Завершает оформление собственно описи итоговая запись, которая включает информацию о количестве дел, внесенных в опись, что обеспечивает контроль за сохранностью документов. Итоговая запись дается в конце описи. В ней указываются цифрой и прописью количество и номера дел, внесенных в опись, фиксируется наличие литерных дел и пропущенных номеров, дата, должность и фамилия составителя, например:

В данную опись внесено 809 (восемьсот девять) дел с № 1 по № 807, в том числе

Литерные номера 180а, 338а, 563а; пропущено 761. Опись составила Заведующая архивом О.М. Шамко.

После итоговой записи к описи на последнем листе в левом нижнем углу проставляется гриф согласования описи с руководителем учреждения, документы которого включены в нее.

Затем ставятся отметки об утверждении описей ЭПК архивного учреждения и ЭК учреждения-фондообразователя.

Вспомогательный справочный аппарат к описи.Каждый элемент вспомогательного справочного аппарата к описи несет определенную информационную нагрузку. Их выбор определяется дифференцированно, в зависимости от категории фонда. Для описей всех фондов составляются:

— титульный лист;

— оглавление, если опись имеет разделы;

— список сокращенных слов;

— переводные таблицы шифров, если опись фонда перерабатывалась.

Для описей фондов первой и второй категорий, кроме указанного, составляются предисловия и указатели.

Категорийность фонда оказывает также существенное влияние на информационный уровень вспомогательного справочного аппарата к описи. Для фондов первой категории предисловие составляется более подробно, особенно по истории фондообразователя; в дополнение к нему могут разрабатываться схемы классификации документов, структуры учреждений и др. Указатели к таким фондам делаются более развернутыми, чем к описям фондов второй категории.

Титульный листоформляется к каждой описи. На нем помещаются следующие сведения:

— полное название государственного архива;

— название учреждения-фондообразователя;

— номер фонда;

— номер и название описи;

— крайние годы документов, внесенных в опись.

Титульный лист составляется к каждой описи. При заполнении титульного листа название фонда дается в виде официально принятого полного и в круглых скобках сокращенного наименования с указанием подчиненности и местонахождения учреждения-фондообразователя, например:

Белорусский совет промысловой кооперации (Белпромсовет), г. Минск.

Если название учреждения менялось, то на титульном листе приводятся все его наименования в хронологической последовательности с указанием начальной и конечной дат существования учреждения под данным названием за весь период деятельности независимо от того, за какие годы включены в опись документы, например:

Народный комиссариат пищевой промышленности БССР (Наркомпищепром БССР); сентябрь 1943 г. — 26 марта 1946 г. (сентябрь 1943 г. — декабрь 1943 г. г. Москва, декабрь 1943 г. — июль 1944 г., г. Новобелица) июль 1944 г. — г. Минск;

Министерство пищевой промышленности БССР: 26 марта 1946 г. — 17 апреля 1953 г.

На документы одного и того же фондообразователя за довоенный и послевоенный период, как правило, оформляются отдельные описи.

На титульном листе описи дел за довоенный период история учреждения-фондообразователя, продолжавшего свою деятельность и в послевоенный период, доводится до июня 1941 г., т.е. времени прекращения его деятельности в связи с временной оккупацией территории республики, например:

Народный комиссариат лесной промышленности БССР (Наркомлеспром БССР), г. Минск (25 декабря 1936 г. — июнь 1941 г.).

За послевоенный период историю данного учреждения следует начинать не со времени его образования в довоенный период, а с даты возобновления его деятельности после войны, например:

Народный комиссариат лесной промышленности БССР (Наркомлес БССР) (октябрь 1943 г. — 26 марта 1946 г.).

Для действующих учреждений на титульном листе вместо даты ликвидации ставится тире.

Название описи на титульном листе пишется в том случае, если она включает определенную категорию однородных по своему содержанию документов, например:

Опись № 10 личных дел научных сотрудников, имеющих уче- ные степени, звания и опубликованные труды за 1944—1968 гг.

Крайние даты документов, внесенных в опись, обозначаются через черточку; если документы проходят за несколько лет с перерывом, указываются только те годы, за которые имеются материалы, например: 1949—1968 гг., 1948—1950 гг., 1954—1958 гг., 1965—1970 гг.

Обязательным является проставление на титульном листе описи ее порядкового номера по реестру при взятии описи на учет, а также отметок о рассмотрении описи на ЭПК архивного учреждения.

В оглавлениик описи должны найти отражение все составные части описи. Против названия каждого раздела или подраздела указываются номера соответствующих страниц описи.

Если опись построена по структурно-хронологическому принципу, ее разделами являются названия структурных частей и годы в пределах каждой структурной части. При хронологически-структурном построении описи в оглавлении вначале дается конкретный год, затем названия структурных частей в пределах каждого года. В описях, построенных по хронологии, в оглавлении указываются только годы.

К небольшим по объему описям оглавления не составляются, так как пользование ими без такового не затруднено.

Оглавление помещается в описи после титульного листа.

Предисловие к описисоставляется для повышения ее информативности. Оно строится по той же схеме, что и историческая справка, т.е. состоит из двух частей. Однако предисловие имеет и определенные отличия от исторической справки.

В первой части предисловия, как и в исторической справке, находят отражение причина и дата создания учреждения, его задачи, функции, подчиненность, структура и подведомственная сеть, если она имеется, все последующие изменения в этих вопросах, указывается дата ликвидации или реорганизации. Однако в отличие от исторической справки в предисловии все эти сведения даются более сжато и обобщенно. Например, в предисловии указываются не все, а главные задачи учреждения, наиболее характерные его функции.

Для министерств, ведомств и других учреждений, имеющих сложную структуру, к предисловию, как и к исторической справке, может прилагаться схема структуры.

Все сведения по истории учреждения даются в предисловии со ссылками на соответствующие документы. Поисковые данные о них приводятся под текстом на каждой странице с указанием места публикации или номеров фонда, описи, дела и листов.

Во второй основной части предисловия дается краткая характеристика фонда и подробная характеристика описи дел за соответствующий период.

В начале необходимо оговорить, когда проведена обработка документов и составлена данная опись, отметить ее хронологические рамки, количество дел в описи, указать, какие еще описи составлены на документы этого фондообразователя, обозначить их хронологические рамки и количество дел.

Далее дается детальный анализ описи, к которой написа­но предисловие. Начинается он с характеристики построе­ния описи. В ней необходимо указать принцип построения, положенный в основу описи: структурно-хронологический, хронологически-структурный, функционально-хронологическийи т.п.

Затем дается анализ полноты состава документов, включенных в опись. Если опись составлена с учетом структуры, прежде всего необходимо оговорить, документы каких структурных подразделений представлены в ней, отметить конкретно или в общем порядке отсутствие документов тех или иных подразделений и причины этого, например: “В описи не представлены следующие отделы ... так как в их деятельности не отложились документы постоянного хранения”.

Когда в описи имеются документы, выходящие за хронологические рамки деятельности учреждения, это должно найти объяснение в предисловии, как, например, в случаях, когда документы учреждения-предшественника закончены делопроизводством в новом учреждении.

Состав документов, включенных в опись, дается путем перечисления разновидностей документов с указанием вопросов, которые располагаются по значимости. При этом избираются разные способы характеристики документов: по структурным подразделениям, по функциям, по вопросам и др. Поструктурный анализ применяется в тех случаях, когда структура учреждения была стабильной, а состав документов постоянный. Тогда можно ограничиться перечислением разновидностей документов с указанием вопросов.

При пофункциональном описании состава документов перечисляются основные функции учреждения и виды документов, представленные в описи. Подобным же образом излагается материал и при повопросном анализе. Например, вопрос о работе кадров отражается в планах потребности, подготовки и повышения квалификации кадров, отчетах о работе с кадрами, справках проверок работы с кадрами, документах о награждении работников государственными наградами и т.д.

При описании полноты состава документов необходимо отразить результаты работы по устранению повторяемости информации в виде дублетности, копийности, суммирования и обобщения первичной информации в сводной. Поэтому в предисловиях к описям, особенно министерств, ведомств и других вышестоящих организаций, следует раскрывать содержание сводных планов и отчетов, т.е. вошедшие в них формы документов, дублирование которых в различных структурных подразделениях ликвидировано. В предисловиях оговаривается наличие в описи документов подведомственных организаций (планов, отчетов, штатных расписаний и др.).

В случае отсутствия каких-либо документов указываются причины этого (не заводились в делопроизводстве, составляются два раза в год, утрачены в связи с переездом и т.д.).

В предисловии разъясняется порядок расположения документов в описи, перечисляются все признаки систематизации дел и ее особенности. Например, необходимо оговаривать порядок распределения дел, продолжавшихся в делопроизводстве в течение нескольких лет, сформированных за два и более лет, и т.д. Указываются также принципы формирования дел, особенности их описания.

В заключительной части предисловия дается краткая характеристика других описей фондообразователя, если они составлялись за этот же период (по личному составу, специальной документации, как-то: рукописей, рацпредложений, научных работ и т.п.), их хронологические рамки, объем, полнота комплекса документов. Кроме того, приводится характеристика документов, выделенных к уничтожению, в том числе с отметкой ЭПК, перечисляются наиболее характерные виды и группы документов, их общий объем.

Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты и помещается в начале описи после оглавления.

Список сокращенных слов— это перечень сокращенных понятий и названий, употребленных в описи. Он не выполняет самостоятельной информационной функции. Его основное назначение — уменьшить объем и унифицировать приемы описания текста описи.

В список вносятся понятия, которые встречаются в описи, кроме общепринятых и широко известных, например: “г.” — год, “р.” — река, “ЦК” — Центральный комитет.

Сокращенные слова помещаются слева, затем через тире следует их полное написание, например: Наркомат — Народный комиссариат; Наркомвоен БССР — Народный комиссариат по военным делам БССР; Облисполкомзап — Исполнительный комитет Советов Западной области и т.д.

Слова в списке располагаются в алфавитном порядке.

Список сокращений помещается в описи после оглавления.

Переводные таблицы шифровсоставляются в государственных архивах в случаях переработки описей, которая включает пересистематизацию и перешифровку дел. Готовятся они в виде вертикальных колонок цифр, где слева помещаются старые порядковые номера дел, справа — соответствующие им новые. Если новая опись включает в себя дела нескольких переработанных описей, то в переводную таблицу включаются не только номера дел, но и описей, например:

Оп. 1; д. 1 — оп. 1, д. 4; д. 2 — оп. 2, д. 6; д. 3 — оп. 1, д. 4а; д. 4 — оп. 1, д. 12 и т.д.

Переводная таблица может составляться:

— ко всем описям фонда, если его материалы были пересистематизированы и количество описей изменилось;

— к каждой описи, когда пересистематизация проводилась внутри одной описи.

Если в новую опись включены дела из других фондов, то в переводной таблице первыми помещаются номера дел основного фонда, а вслед за ними (по порядку номеров) — других фондообразователей.

Переводная таблица может переплетаться в отдельный том или помещаться в конце описи, к которой она составлена.

Указатели, как правило, готовятся к описям фондов первой и второй категорий для ускорения поиска информации. Выбор вида и количества указателей зависит от характера, объема и порядка систематизации документов фонда. К описям объемных фондов, содержащим многоаспектную информацию, могут составляться несколько указателей. Например, в НИАБ к фонду “Минское губернское правление” были подготовлены три указателя: предметно-вопросный, географический и именной.

Указатели разрабатываются на основе сведений, имеющихся в заголовках дел или полученных в результате тематической разработки документов фонда. Так, в НА РБ после каталогизации постановлений Совета Министров БССР за 1942—1960 гг. к ним был составлен указатель по истории государственных учреждений.

Основными элементами любого указателя являются предметные понятия и поисковые данные об их местонахождении. В зависимости от того, имеются ли пояснения к понятиям, указатели делятся на глухие и развернутые. В глухих указателях в состав статьи входят лишь понятия и ссылочные данные. В развернутых указателях, кроме обозначения понятия, включаются его пояснения. Степень пояснения бывает краткой и распространенной, например:

Гродно, губернский город; Зельва, мест. Волковысского у.

Предметными понятиями (ключевыми словами) в указателях могут выступать факты, события, явления, названия учреждений, географические наименования, фамилии и имена лиц и т.д. В зависимости от этого указатели бывают предметными, географическими и именными.

В предметных указателях понятиями являются предметы, темы, исторические факты и явления, названия учреждений и т.д., например:

Аренда. Восстание 1831 г. Гимназии. Землеустройство. Религия. Реформа 1861 г. и т.д.

В указатели вносят не все, а наиболее существенные понятия. Для этого изучается история фондообразователя, определяется круг вопросов и тем, имеющих принципиальное значение для освещения исторического процесса и деятельности конкретного учреждения.

Понятия в указателе образуют рубрики, которые могут быть простыми и сложными.

Простая рубрика выражает частное, видовое понятие, например:

духовенство, воеводы, наводнение.

Сложная рубрика состоит из обобщенного родового понятия и совокупности видовых понятий, например:

Налоги: — государственные: — земские; — местные и т.д.

По грамматическому составу рубрики делятся на односложные и многосложные. Первые состоят из одного слова, например школы, предприятия. Вторые представляют собой сочетание двух и более существительных, существительного с прилагательным или другими частями речи, например:

Восстание 1863 г. Отечественная война 1812 г. Землеустроительные комиссии.

При сочетании существительного с прилагательным может допускаться инверсия (перестановка слов) в целях сближения однородных понятий и сведения их в общую рубрику, на­пример:

Общества: — благотворительные; — музыкальные; — пожарные; — трезвости.

Связь между близкими понятиями в указателе осуществляется путем применения общих отсылок — “см.” и частных — “см. также”, например:

градостроительство (см. архитектура)

продовольственная политика (см. также экономическая политика).

Принципы систематизации сведений в предметных указателях бывают различными. Наименования понятий, приведенные в именительном падеже, могут располагаться в алфавитном, хронологическом, систематическом порядке. Нередко используется сразу несколько признаков для систематизации понятий. Например, предметный указатель к фонду ВСНХ построен по алфавитному принципу:

Фанерное производство — д. 1071; Финансирование предприятий — д. 245, 325, 521, 528; Финансирование учебных заведений ВСНХ БССР — д. 2303, 2305, 2306, 2308; Фонд улучшения быта рабочих — д. 1756.

Указатель к приказам Министерства сельского хозяйства БССР по истории учреждений, организаций и предприятий системы сельского хозяйства за 1944—1961 гг. составлен по хронологическому принципу, т.е. по датам приказов:

№ п/п	Дата приказа	№ приказа	Название или краткое содержание приказа	Исковые данные
16	19.09.44	421	О возобновлении деятельности Кобринской и Пинской МТС	д. 8 л. 342
17	19.09.44	422	О возобновлении деятельности областных и районных конт­рольно-семенных лабораторий БССР	д. 8 л. 343
18	12.10.44	461	О восстановлении деятельности государственного плодопитомника-совхоза “Заболотье” Оршанского р-на Витебской обл.	д. 8 л. 388

По производственно-отраслевому принципу построен межфондовый указатель к документам по истории учреждений, организаций и предприятий Совета народного хозяйства БССР за 1957—1965 гг. Основными его разделами являются центральный аппарат СНХ БССР и его отраслевые управления.

В именном указателе предметными понятиями служат фамилии, имена, псевдонимы, прозвища, партийные клички и другие наименования лиц, встречающиеся в тексте описи. В зависимости от конкретного назначения именные указатели бывают общие (в него включены все упомянутые в справочнике лица) или специальные (круг лиц, ограниченный определенной категорией), например: Именной указатель участников восстания 1863 г.

По форме именные указатели делятся на краткие и развернутые. В первых приводятся только фамилия, имя и отчество или инициалы упомянутого лица, во вторых содержится информация о его социальном положении, занимаемой должности и т.д., например:

Быховец Адам, помещик Данилович Иван, участник восстания 1831 г. Шилинский Иосиф, ксендз Золотарев Петр, архитектор

Сведения о лицах даются за тот период времени, который освещен в документах архива. Наименования лиц в указатель вносятся в именительном падеже и в той форме, как они занесены в опись.

Если одно и то же лицо упоминается под несколькими именами, то все сведения о нем сосредотачиваются в указателе под его основным названием. Все остальные наименования даются в скобках вслед за основным, а также в соответствующих местах указатели делаются отсылки, например:

Колас Я. (Мицкевич К.М.) Мицкевич К.М. (см. Колас Я.)

Двойные фамилии заносятся по первому слову, на­пример:

Гольц-Милер И.И. — включена в раздел на букву “Г”.

Фамилии с иностранными приставками “де, дер” учитываются по основной части фамилии, а приставки помещаются вслед за фамилией и отделяются от нее запятой, например:

Ласси, де внесена в указатель под буквой “Л”.

В именном указателе фамилии систематизируются по алфавиту.

В географическом указателе в качестве понятий выступают названия государств, административно-территориальных единиц, населенных пунктов, рек, озер и т.д.

В статью такого указателя входят обозначение (наименование) географического пункта, его краткое определение и ссылочные данные. Для географического указателя используется развернутая краткая форма, например:

Волковыск, уездный центр Гродно, губернский город Щара, р.

Названия обобщенных географических и административно-территориальных делений включаются в том виде, в каком они упоминаются в описи, без поясняющих слов, например:

Виленская губ. Виленщина Северо-Западный край.

Сложные географические наименования заносятся в указатель один раз по первому слову, например:

Большая Берестовица, м. Гродненского у. Каменец-Литовск, м. Брестского у.

Если тот или иной географический пункт был переименован и в тексте проходит под старым и новым названием, то за основное принимается являющееся хронологически последним. Старое название указывается рядом с новым в скобках и вносится в указатель в соответствующий алфавитный раздел со ссылкой на новое наименование, например:

Червень (Игумен) Игумен (см. Червень).

В географическом указателе понятия располагаются в алфавитном порядке.

Нередко в архивах составляют комбинированные указатели, в которых понятиями являются предметы, географические названия и имена. Такой указатель составлен, например, к фонду Высшего Совета Народного хозяйства БССР за 1920—1932 гг.

Вышеперечисленными видами указателей не исчерпывается их многообразие. Архивная практика создала новые формы указателей к описям. Так, к описям судебного отделения Минского губернского присутствия составлен указатель статей обвинения “Уложения о наказаниях”. В заголовках дел в описях указан только номер статьи Уложения, по которой обвинялось то или иное лицо, без раскрытия содержания статей. В указателе даны номера статей с раскрытием их содержания и номера дел, где они упоминаются.

К фонду 1 департамента Минского главного суда за 1797—1831 гг. подготовлен указатель фондовых вкраплений. В этом фонде имеются материалы 13 судебных учреждений. Для экономии времени уточнение фондирования проведено за счет указателя, а не путем переработки описей фонда. В указателе выделены следующие графы: названия фонда и группы материалов, их крайние даты, номера описи и дел, количество дел.

№	Название фонда и группы материалов	Крайние даты	№ описи	№ дел	Количество дел
1	Минская палата уголовного суда Материалы об открытии и упразднении губерний и присутственных мест, о надзоре за производством дел в судебных учреждениях	1795 — 1797	2	2, 3, 4 6, 7	5
2	Минская палата гражданского суда Журналы заседаний, книга записи указов, реестр ведомостей имений, поступивших в казну	1795 — 1796	2	26, 27 28	3

Подготовленные указатели помещаются в конце описи или переплетаются в отдельные тома.

Архивные каталоги.Среди архивных справочников каталоги занимают одно из ведущих мест. Они являются подсистемой НСА, выполняющей информационно-поисковую функцию и позволяющей в наиболее доступной и удобной форме раскрывать содержание документов. Каталоги дают возможность собрать в одном месте сведения по одному и тому же лицу, учреждению или вопросу, находящиеся в документах различных фондов, и тем самым облегчают работу как исследователей, так и сотрудников архивов.

Каталог — межфондовый архивный справочник (как правило, карточный), в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для него схемой классификации документной информации.

В настоящее время в большинстве белорусских государственных архивов созданы систематические и именные, в некоторых имеются предметные, географические и другие каталоги. При определении их состава архивисты исходят из профиля архива, состава и содержания его фондов, интенсивности и задач использования документов, наличия других архивных справочников и их качества, материально-технических возможностей архивного учреждения. В НА РБ, например, имеются систематический и именной каталоги, а также предметно-тематический каталог на документы периода Великой Отечественной войны и картотека участников партизанского движения и подполья республики.

Систематический каталог — это каталог, в котором документная информация систематизирована по отраслям знаний и практической деятельности общества и располагается в логической последовательности. Он занимает ведущее место среди каталогов.

В белорусских архивах систематические каталоги построены по “Схеме единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР” (XVIII — начало XX в.) (М., 1983 г.) и “Схеме единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР” (советский период) (2-е издание. М., 1978).

В основе схем лежит сочетание двух способов раскрытия явлений действительности — логического и исторического.

Все общие понятия, образующие структуру схем, организованы в основном по логическому принципу: применяется деление от общего к частному и от высшего к низшему. Схемы единой классификации (СЕК) состоят из главных, основных таблиц и таблиц общих определителей.

Главные таблицы — стержень структур схем, концентрированно раскрывают всю совокупность понятий о содержании поисковых систем.

В Схеме ... (XVIII — начало XX в.) выделены следующие отделы:

1. Б/З Государственная власть. Государственное управление. Самоуправление. Охрана существующего строя;

2. И — Общественно-политическое движение. Революционная борьба;

3. К — Природные условия;

4. Л/Т — Экономическое развитие;

5. У/Н — Культура. Наука. Быт. Религия.

Схема советского периода также состоит из пяти отделов:

1. А — Великая Октябрьская социалистическая революция. Установление и упрочнение Советской власти;

2. Б/З — Государственное строительство. Государственная власть. Охрана государственности;

3. И/К — Общественно-политическая жизнь. Общественно-политическое движение;

4. Л/Т — Народное хозяйство;

5. У/Н — Культура. Наука. Здравоохранение.

Основные таблицы СЕК включают совокупность специфических понятий, наполняющих отделы главных таблиц и являющихся ключом для организации и построения систематического каталога. Общая структура ее такова: каждый из отделов делится на подотделы, в основном по отраслевому признаку, подотделы располагаются в логической последовательности и имеют свое специфическое внутреннее деление на разделы и подразделы.

Таблицы определителей предназначены для большей детализации понятий и исключения повторов в текстах основных таблиц схем. Применение таблиц определителей создает возможность многоаспектной характеристики информации.

Таблицы определителей СЕК подразделяются на два типа: таблицы общих определителей и таблицы специальных определителей.

Таблицы, в которых содержатся понятия, обозначающие характерные признаки для информации всех или многих подразделений схем, относятся к таблицам общих определителей. Например, в Схеме XVIII — начала XX в. имеются следующие таблицы общих определителей: аспекты групп населения, языка, административно-территориальных единиц и отдельных регионов.

Таблицы, в которые включены понятия, обозначающие признаки, характерные для информации определенных подразделений схем, относятся к таблицам специальных определителей и используются только в тех подразделениях схем, для которых они составлены. В Схеме советского периода имеется, например, таблица специальных определителей аспекта к подразделу “Э” — “Физкультура и спорт”. К схеме приложены алфавитно-предметные указатели со ссылками на соответствующие индексы, которые помогают ориентироваться в понятиях основных таблиц, таблиц общих и специальных определителей. Имеющиеся методические указания по применению схем содержат характеристику СЕК, рекомендации по их применению, методику индексирования, вопросы организации и ведения каталогов в государственных архивах. Они снабжены примерами, которые помогают освоить методику работы со схемами.

Существенным недостатком разработанных специалистами ВНИИДАД и Главархива СССР классификационных схем является то, что в них в недостаточной степени отражены исторические события, происходившие в стране, и особенности развития союзных республик. Поэтому в белорусских архивах вошло в практику составление дополнений к отдельным разделам общепринятых схем с учетом информации, накопленной в систематических каталогах.

Например, подраздел БО раздела “Государственное строительство” схемы единой классификации выглядит так:

БО “Национальная политика” сведения об установлении, развитии и совершенствовании новых отношений между нациями и народностями СССР, устранении расовой и национальной нетерпимости в отношениях между нациями, охране национальных меньшинств.

После доработки схема подраздела в каталоге НА РБ архива приняла следующий вид:

БО Национальная политика (общие вопросы).

-"- Работа среди нацменьшинств (общего характера). Съезды и конференции нацменьшинств;

-"- Работа среди белорусов, проживающих за пределами республики.

Учет белорусов, проживающих за пределами республики.

См. Б115 14

БО Учреждения и организации.

-"- Белнацком

-"- Отделения Белнацкома

-"- Наркомнац БССР

-"- Национальная комиссия при ЦИК БССР

-"- Национальные комиссии при исполкомах

Артели еврейские — см. Р330 л. 29 Библиотеки еврейские — см. Ш201 и т.д.

В официальной схеме подраздел В202 подотдела В “Государственная власть и государственное управление” состоит из краткой формулировки “Высшие органы государственной власти союзных республик”.

В систематическом каталоге НА РБ установлены следующие деления:

В202 Высшие органы государственной власти БССР

-"- Облисполкомзап

-"- Военно-революционный Совет БССР

В20201 Съезды Советов

В20202 Военревком БССР

В20203 ЦИК БССР

-"- Сессия ЦИК БССР

-"- Протоколы заседаний Президиума ЦИК БССР

-"- Бюро при ЦИК БССР

и т.д.

С учетом хранящейся информации существенно доработан отдел “Н” “Промышленность”.

По мере поступления новой информации в схему вносятся соответствующие дополнения.

В государственных архивах постоянно ведется работа по пополнению каталогов новой документной информацией. Каталогизация — это комплекс работ по созданию архивных каталогов, включающий разработку схем классификации, выявление и отбор документов для тематической разработки, описание их на специальных карточках, редактирование, индексацию, систематизацию и включение их в каталог, оформление и ведение каталогов.

В архивах республики практикуется как специальная тематическая разработка документов, так и попутная, — в процессе исполнения тематических запросов, подготовки документальных публикаций, путеводителей, усовершенствования описей и т.д.

В основу методики каталогизации документов положен дифференцированный подход, который проявляется в порядке отбора и методах их описания. Очередность тематической разработки фондов определяется их категорийностью, перспективами и интенсивностью использования документов, состоянием научно-справочного аппарата архива и задачами, которые он решает в данный момент. В первую очередь каталогизируются фонды первой и второй категорий.

В некоторых архивах практикуется комплексная каталогизация фондов одной системы учреждений, иногда разных категорий. Так, в областных архивах после тематической разработки документов фондов облисполкомов начали работу с фондами райисполкомов. В госархиве Гродненской области комплексно каталогизировались фонды областного и районных финансовых отделов, областного управления и районных отделов сельского хозяйства. Такой метод позволяет взять на учет наиболее ценный массив информации по данной отрасли при меньших затратах времени и сокращении дублетности.

Отбор документов идет не только на уровне фонда, но и их структурных подразделений. В крупных фондах иногда сразу принимаются решения не каталогизировать документы того или иного структурного подразделения, учитывая особую роль последнего в деятельности учреждения. Например, в облстатуправлении не разрабатывались документы отдела кадров и бухгалтерии.

При подготовке к каталогизации проводится анализ дел с точки зрения целесообразности их разработки и определения методов описания. Например, в НА РБ еще до начала тематической разработки фонда Наркомата рабоче-крестьянской инспекции БССР было решено не описывать авансовые отчеты инспекторов, акты инвентаризации, сведения о высылке форм, бланков статотчетности и др.

Применяются три способа описания документов на карточках: подокументный, поединичный и групповой.

Подокументно описываются дела, содержащие многоаспектную информацию и освещающие несколько вопросов. Каждый документ или его часть заносится на отдельную кар­точку.

Поединичный способ описания применяется при каталогизации дел, сформированных по одному вопросу. Все дело заносится на одну карточку, например: Статистический отчет Министерства культуры БССР о количестве спектаклей и ре­пертуаре театров и музыкальных учреждений за 1961 г.

Групповым способом описываются однотипные дела с одинаковыми заголовками, составом и содержанием документов. На них составляется одна карточка. Например, в госархиве Гродненской области таким образом разработаны планы развития сельского хозяйства области за послевоенный период.

Отобранные сведения описываются на стандартных каталожных карточках (приложение 16), отпечатанных типографским способом на карточной бумаге. На ней имеются следующие графы: индекс, рубрика, подрубрика, дата события, место события, содержание, название архива, фонда и его структурной части, поисковые данные (номера фонда, описи, единицы хранения и листов), язык документа, способ воспроизведения, фамилия составителя и дата составления карточки.

Заполнение карточки начинается с графы “Содержание”. В ней на первое место выносится краткое содержание вопроса, затем с новой строки вид документа, автор, адресат, дата, а также делается оговорка о подлинности документа, например:

О ликвидации промышленной инспекции при Центральной бухгалтерии СНХ БССР.

Приказ № 3 СНХ БССР от 11 января 1923 г.

Подлинник.

Если вид документа является составной частью содержания, то описание начинается с него, например:

Положение об уполномоченных Белгосстроя, объявлено ВСНХ БССР 19 июня 1925 г.

При изложении вопроса на каталожных карточках следует соблюдать ряд требований:

— не допускается пересказ содержания документа. На карточку должен быть вынесен вопрос в форме, дающей представление о сути содержания первичной информации. Нецелесообразно применять сложные синтаксические конструкции, затрудняющие понимание смысла вопроса;

— текст информации не должен сокращать или увеличивать объем информации, заключенной в документе. Например, если в документах идет речь о подготовке сессии ЦИК БССР, то нельзя писать в карточке о проведении сессии;

— стилистическая сторона информации каталожной карточки обязана обеспечивать предельную ясность и ее полное смысловое понимание, а также включать характеристику действия при подаче информации. Например, неправильно будет написать в карточке “Отчет о милиции Витебского округа”, необходимо включить слово о работе, тогда будет ясен смысл вопроса: “Отчет о работе милиции Витебского округа”.

При тематической разработке протоколов и стенограмм заседаний практикуется составление одной общей карточки на весь документ и отдельных карточек на обсуждавшиеся вопросы, например: Протокол 5-й сессии Витебского областного Совета депутатов трудящихся (второго созыва) от 19 мая 1949 г. На ней были рассмотрены вопросы:

1. Об итогах исполнения бюджета области за 1948 г. и утверждении бюджета на 1949 г.

2. Об итогах выполнения плана дорожного строительства за 1948 г. и задачах по строительству на 1949/50 г.

В результате на этот документ составлено три карточки.

На общих карточках без раскрытия вопросов описываются протоколы некоторых комиссий, если в самом названии комиссии содержится вопрос, например:

Протоколы заседаний комиссии по установлению цен на кожсырье и кожтовары при 1 групповом управлении кожевенной промышленности СНХ БССР от 14 января — 18 октября 1921 г.

В фондах наряду с документами фондообразователя хранятся документы вышестоящих и подведомственных учреждений, присланные ему для руководства и сведения. В связи с этим сложилась следующая практика описания таких документов:

— документы союзного подчинения берутся на тематический учет в том случае, если их содержание имело прямое отношение к деятельности фондообразователя или территории республики, например:

О мероприятиях по развитию промышленности в БССР.

Постановление президиума ВСНХ СССР от 2 июля 1928 г.

На общих тематических карточках документы союзного значения по их номинальному признаку не описываются.

Протоколы заседаний белорусских учреждений, присланные для сведения, берутся на учет на общие тематические карточки, если их фонды хранятся в одном и том же архиве, с тем расчетом, что в дальнейшем они будут разработаны по основным фондам. Так, в НА РБ при каталогизации фонда ВСНХ БССР были разработаны хранившиеся в нем протоколы заседаний ЭКОСО, Госплана, Наркомфина БССР и др.

Другие разновидности документов общего характера указанных выше учреждений (постановления, циркуляры, инструкции, приказы) не берутся на общие карточки, а разрабатываются подокументно, так как проследить их сохранность в основных фонда очень сложно. Несмотря на неизбежное дублирование некоторых карточек, с точки зрения экономии времени это выгоднее, а также есть уверенность в полноте полученных сведений.

В областных архивах данные категории документов разрабатываются подокументно, причем на карточки берутся только вопросы, касающиеся их территории.

С меньшей детализацией каталогизируются документы подведомственных учреждений, присланные фондообразователю. Они описываются на общих карточках. Например, в фонде Наркомзема БССР на протоколы заседаний Минского уездного земельного отдела составлена одна карточка.

При тематической разработке планов и отчетов, содержащих сведения о развитии различных отраслей народного хозяйства, может составляться общая карточка на весь документ и ряд карточек по отдельным отраслям. При этом возможно применение группового способа описания как общего, так и отраслевых вопросов за ряд лет той или иной территории.

После заполнения графы “Содержание” выносится информация в графы “Дата события” и “Место события”. Даты даются в цифровом обозначении 08.09.46 (для документов советского периода), 10.09.1794 (для документов дореволюционного периода).

В графе “Место события” название местности или населенного пункта, в котором происходили события, изложенные в документе, приводится в соответствии с административно-территориальным делением того времени, от мелкого к крупному, например: д. Грандичи Гродненского у.

Затем заполняются графы “Поисковые данные”, язык документа, “Способ воспроизведения документа”, указываются фамилия составителя и дата составления карточки.

Готовые тематические карточки редактируются и индексируются.

Индексация — это проставление на карточках индексов схемы классификации документной информации путем анализа их содержания и отнесения карточек к определенному структурному разделу схемы. После этого карточки систематизируются. В процессе этой работы выявляются дублетные и малоценные карточки, которые выделяются. Отсистематизированные карточки вливаются в каталог.

Именной каталог — разновидность предметного каталога, содержащего информацию о лицах, упоминаемых в документах или являющихся их авторами. Каждый архив, исходя из состава хранящихся документов, определяет список лиц, информация о которых включается в каталог. Так, в именном каталоге НА РБ содержится информация о видных государственных, партийных и общественных деятелях республики, наркомах и министрах, их заместителях, депутатах ЦИК и Верховного Совета БССР, писателях, ученых и т.д.

Для него отбираются сведения биографического характера (автобиографии, биографии, характеристики, анкеты и др.), материалы о производственной, творческой и общественной деятельности, автографы выдающихся деятелей и т.д.

Карточки для именного каталога составляются аналогично карточкам систематического каталога, только основу информации в них составляют фамилии, например: дело об аресте Белановского М.О. и Долгиса К.И. за революционную агитацию среди крестьян.

В именном каталоге карточки систематизируются строго по алфавиту фамилий, имен и отчеств. При их расстановке принимается во внимание весь порядок букв, например: Козлов, Козловская, Козловский.

При совпадении фамилии карточки ставятся в порядке инициалов, имен и отчеств, например: Иванов А., Иванов А.К., Иванов Б.И., Иванов В.И. и т.д.

Карточки, имеющие неполное имя, ставятся впереди карточек, в которых начальные буквы полного имени совпадают с неполным именем, например: Свиридов Александр, Свиридов Александр Андреевич, Свиридов Алексей и т.д.

Двойные фамилии располагаются по первой фамилии, например информация о Довнар-Запольском М.В. дается под буквой “д”.

Карточки на лиц, имеющих несколько фамилий и псевдонимов, собираются в одном месте на наиболее часто встречающуюся фамилию. Все остальные наименования даются в скобках, вслед за основным, а также в соответствующих местах указателя делаются отсылки, например:

Скурко Евгений Иванович (Танк Максим) (псевдоним) Танк М. (см. Скурко Е.И.).

В зависимости от профиля архива именной каталог может строиться и по другим признакам.

Так, в именном каталоге Белорусского государственного архива-музея литературы и искусства выделены два раздела:

1. каталог имен белорусских деятелей литературы и искусства;

2. каталог имен деятелей литературы и искусства зарубежных стран.

Внутри разделов карточки систематизированы по алфавиту фамилий. Однако учитывая большой объем и многообразие информации, карточки, относящиеся к одному лицу, делятся на шесть разделов:

1. карточки на рукописи данного лица, которые делятся на две группы;

а) творческие материалы (рукописи, картины, рисунки и т.д.);

б) работы мемуарного характера (воспоминания, дневники, записные книжки);

2. эпистолярные материалы, здесь также выделены две группы:

а) письма и другая корреспонденция, исходящая от данного лица;

б) корреспонденция, полученная данным лицом;

3. материалы к биографии данного лица (прошения, рапорты, биографические и финансово-хозяйственные документы);

4. материалы о данном лице (статьи, рецензии, воспоминания, некрологи и т.п.);

5. изобразительные материалы (рисунки, шаржи, карикатуры, фотографии);

6. упоминания о данном лице, встречающиеся в письмах, статьях, заметках различных авторов.

Внутри разделов материалы систематизируются по алфавитному, хронологическому и жанровому признакам.

В именном каталоге дореволюционного периода НИАБ использован отраслевой принцип систематизации документной информации. В нем выделены такие разделы: “Деятели просвещения и народного образования”, “Деятели здравоохранения”, “Поэты и писатели”, “Участники польского восстания 1831 г.”, “Участники восстания 1863—1864 гг. в Белоруссии”, “Народники, “Декабристы” и др. Внутри разделов карточки расположены по алфавиту фамилий.

Именные каталоги являются хорошим подспорьем в научной и справочной работе любого архива.

Учет работы по каталогизации документов.В государственных архивах ведется учет работы по каталогизации документов.

В каждом деле, прошедшем тематическую разработку, на листе использования документов (приложение 18) ставится специальный штамп:

Дело разработано тематически Число, месяц, год Подпись лица, проводившего разработку.

Если при разработке документов в деле оказалась малоценная информация и карточки не составлялись, в листе использования делается запись о просмотре дела для каталогизации документов.

После окончания тематической разработки документов фонда или его части составляется специальная справка, которая помещается в дело фонда. В ней указываются номер и название фонда, номер описи, если разработка проводилась по части фонда: кто и когда осуществлял тематическую разработку или тематическое выявление и по какой теме, количество составленных карточек и отметка о включении карточек в систематический каталог. Справка подписывается сотрудником, проводившим каталогизацию документов.

Отметки о завершении тематической разработки делаются также на заверительных листах описей, например:

Документы данной описи разработаны тематически.

Старший научный сотрудник НА РБ Ю.И. Анейчик 20.08.95.

Для учета состояния работы по тематической разработке фондов в архиве ведется книга учета каталогизации документов. В ней записи производятся по мере поступления тематических карточек на основании актов о сдаче-приеме карточек исполнителем, ответственным за каталогизацию. В книге имеются следующие графы: дата поступления карточек, номер и название фонда, вид работы, при которой составлены карточки, количество просмотренных дел и составленных карточек, способ описания документов на тематических карточках, отметка о включении карточек в каталог.

Кроме книги учета каталогизации документов на каждый фонд заводится карточка учета тематической разработки. Она предназначена для инвентарного учета просмотренных дел по каждой описи фонда. На базе этих карточек в архивах создаются специальные картотеки, где карточки, как правило, располагаются в порядке номеров фондов.

Один раз в год (в декабре) на основании данных книги учета каталогизации документов готовятся сведения о состоянии каталогизации документов. Они позволяют получить исчерпывающую информацию как о проделанной работе за год, так и о состоянии каталогов архива и документов, прошедших тематическую разработку за все годы на 01.01. наступающего года.

В архивах ведутся журналы учета использования каталога исследователями и сотрудниками архива.

В них записывается фамилия обратившегося в каталог, тема его работы и ее результат: положительный или отрицательный. Журналы дают возможность судить об эффективности работы по каталогизации докуметов.

Путеводители.Путеводитель — архивный справочник, содержащий краткие сведения о документах одного или нескольких архивов. Он играет значительную роль в системе научно-справочного аппарата.

Путеводители бывают различных типов: путеводители по архивам (или межархивные путеводители), путеводители по фондам архива, тематические путеводители, краткие справочники.

Путеводитель по архивам — это архивный справочник, в котором дан систематизированный перечень архивов с краткой характеристикой хранящихся в них документов. Примером такого путеводителя является двухтомник “Государст­венные архивы СССР” (М., 1989), в подготовке которого принимали участие и белорусские архивисты. В нем собраны сведения о всех центральных архивах СССР и государственных архивах союзных республик по состоянию на середину 80-х годов. Каждой республике посвящен раздел, в котором даются справки на ее архивы.

В справке приводятся полное и сокращенное название архива, его адрес, количество и крайние даты хранимых документов, краткая история архива. В справках о центральных и областных архивах имеются аннотации о содержании основных групп документов фондов.

Несмотря на распад СССР и происшедшие изменения в сети и названии архивов, справочник не утратил своего информационного значения и является единственным изданием, где охарактеризованы все архивы республик.

Наиболее распространенный вид путеводителей — путеводитель по фондам архива. Он представляет собой систематизированный перечень наименований архивных фондов с их краткими характеристиками.

В Беларуси подготовлено девять подобных путеводителей, восемь из которых изданы (глава 8). В печати находится путеводитель по Белорусскому государственному архиву-музею литературы и искусства.

Путеводители бывают межархивные и архивные. В первом информация дается одновременно о фондах нескольких архивов, во втором — речь идет о фондах одного архива.

Схема построения путеводителя зависит от состава и содержания фондов архива. Большинство архивов при подготовке путеводителей берут за основу производственно-отраслевую схему. Ее суть сводится к тому, что характеристики фондов группируются в разделы и подразделы с учетом тех отраслей государственной деятельности, экономики, культуры и науки, с которыми были связаны фондообразователи. По этой схеме составлены все путеводители Беларуси.

В производственно-отраслевой схеме путеводителей по дореволюционным фондам выделены следующие основные разделы:

1. Фонды высших или местных органов государственного управления.

2. Фонды органов городского, сословного и земского самоуправления.

3. Фонды органов суда и прокуратуры.

4. Фонды учреждений полиции и жандармерии.

5. Фонды хозяйственно-экономических учреждений, организаций и предприятий.

6. Фонды учреждений религиозного культа.

7. Фонды учреждений науки, культуры, народного образования и т.д.

Для схем путеводителей по фондам советского периода характерны такие разделы:

1. Фонды высших или местных органов государственной власти и управления.

2. Фонды органов планирования, статистики и контроля.

3. Фонды учреждений финансирования и кредитования.

4. Фонды учреждений, организаций и предприятий народного хозяйства.

5. Фонды учреждений по охране общественного порядка и законности.

6. Фонды профсоюзов и других общественных организаций и т.д.

Каждый архив, готовя путеводитель, при разработке схемы исходит из состава хранимых документов. Поэтому в путеводителях по архивам в формулировках разделов и подразделов имеются свои особенности. Так, в путеводителе ЦГАОР БССР (ныне НА РБ) наряду с традиционными выделены присущие только документам этого архива разделы:

— фонды учреждений и организаций Временного буржуазного правительства;

— фонды учреждений и организаций Западной области;

— фонды учреждений и организаций Литовско-Белорусской ССР.

Внутри разделов фонды группируются в подразделы по отраслям или характеру производственной деятельности фондообразователей. В пределах подразделов характеристики объединяются по признаку ведомственного подчинения или однотипности учреждений. Внутри этих групп они могут располагаться по хронологии, значимости фондов, алфавиту названий учреждений и т.д.

Основной частью путеводителя являются характеристики фондов. При их составлении применяется дифференцированный подход. Он предполагает в зависимости от категории фондов подготовку различных видов характеристик (инди­видуальных, групповых).

Характеристика состоит из названия фонда, справочных данных о нем (номер фонда, количество единиц хранения, крайние даты документов), краткой исторической справки о фондообразователе и аннотации содержания документов, например:

Витебский губернский военно-революционный комитет. ф. 2268, ед.хр. 385, 1918—1920 гг. Образован 6 октября 1919 г. в связи с военной интервенцией. Действовал на основании Положения ВЦИК и СТО о революционных комитетах от 24 октября 1920 г. Ликвидирован в декабре 1920 г.

Далее идет аннотация состава документов. В ней приводится обобщенное описание документов (по видам) и их краткое содержание (по темам, вопросам, отражающим направление деятельности фондообразователя).

При группировке информации в аннотациях применяются производственно-отраслевые, тематические, номинальные и структурные схемы. Чаще всего используется номинальная схема, когда сведения подаются по видам и разновидностям документов и при этом раскрывается их содержание. Аннотация на фонды уездных судов Гродненской губернии выглядит следующим образом:

“Указы Сената, циркуляры МВД, решения Гродненского, Минского и других губернских правлений о судопроизводстве в уездных судах, правила рекрутских наборов и др.

Дела по жалобам вольных крестьян на помещиков и т.д.”

Виды документов в аннотациях необходимо указывать в единообразной последовательности, в порядке их значимости, а также соподчиненности и значимости их авторов: постановления, решения, приказы, циркуляры, распоряжения, положения, уставы, протоколы, планы, отчеты и т.д.

На фонды однородных учреждений, однотипные по составу и содержанию, как правило, составляются групповые характеристики. В них после типового названия фондов даются суммарные справочные данные о количестве фондов, общем объеме и крайних датах документов. Затем следует общая историческая справка о фондообразователях и аннотация документов фондов. После этого перечисляются названия конкретных фондов со справочными данными по каждому фонду, например:

Уездные инспектора народных училищ, 6 фондов, 872 ед. хр., 1898—1918 гг.

Должность учреждена в мае 1863 г. для осуществления контроля и надзора за деятельностью народных школ. Подчинялись Виленской, в 1866 г. — Гродненской дирекции народных училищ. Упразднены декретом СНК РСФСР от 20 января 1918 г.

Циркуляры, распоряжения Министерства народного просвещения, попечителя Виленского учебного округа, гродненской дирекции народных училищ. Отчеты, ведомости о состоянии народных училищ. Протоколы заседаний экза­менационных комиссий и т.д.

Гродненская губ.

Волковысского у. ф. 842, 270 ед.хр., 1901—1915 гг. Гродненского у. ф. 1111, 3 ед.хр., 1911, 1914 гг. Кобринского у. ф. 841, 130 ед.хр., 1911—1916 гг. Пружанского у. ф. 840, 145 ед.хр., 1900—1916 гг. Слонимского у. ф. 839, 322 ед.хр., 1898—1915 гг.

Виленская губ.

Лидского у. ф. 1703, 2 ед.хр., 1913 г.

В путеводителе характеристики обычно составляются не на все фонды. На малоценные, малообъемные, плохо сохранившиеся фонды готовится список неаннотированных фондов, которые помещаются в конце путеводителя. В нем указываются название фонда, его номер, объем и крайние даты документов (см. список в путеводителе ЦГАОР БССР):

Наименование фонда	№ фонда	Количество ед.хр.	Крайние даты
Высшие органы государственной власти
Народный комиссариат по военным делам	32	30	1919—1922
Национальный комиссариат по делам национальностей БССР	782	16	1920—1922
Комиссия по управлению эвакуированными учреждениями и имуществом при Военревкоме БССР	707	2	1920
и т.д.

Названия фондов в списке располагаются в соответствии с общей схемой построения путеводителя.

В путеводитель может включаться характеристика фонда печатных изданий. Например, в путеводителе госархива Витебской области и его филиала в Полоцке дана справка о научно-справочной библиотеке госархива. В ней приведены сведения о количестве книг, журналов в ней, краткий их перечень, а также дана информация о наличии в архиве газет.

К путеводителям составляется вспомогательный научно-справочный аппарат: предисловие, оглавление, списки сокращенных слов, указатели.

Все белорусские путеводители открывают предисловия, в которых дается краткая историческая справка об архиве, излагаются принципы построения схемы путеводителя и описания фондов, сообщаются сведения об использовании архивных материалов в документальных публикациях.

К путеводителю ЦГИА БССР в Минске составлено три указателя: предметный, географический и именной, а также терминологический словарь.

В архивах могут составляться тематические путеводители: это справочники, характеризующие часть документов фондов архива (или архивов) по определенной теме. Методика их подготовки почти аналогична методике создания путеводителей по фондам архива.

В последнее время у архивистов все большую роль начинают играть краткие справочники о фондах архивов, которые представляют собой систематизированный перечень названий фондов со справочными данными о них. В отличие от путеводителей они в меньшей мере раскрывают содержание документов, зато их подготовка не так сложна и трудоемка. Белорусские архивисты, например, отказались от разработки путеводителей по фондам архивов за послевоенный период, а решили составить краткий межархивный справочник “Государственные архивы БССР”(послевоенный период).

В нем на каждый включенный в справочник фонд подготовлена характеристика. В нее вошли название фонда; крайние даты деятельности фондообразователя; справочные данные фонда.

Название фонда состоит из полного и официально принятого сокращенного наименования учреждения-фондообразователя,указаний на непосредственную подчиненность. Полное название дается по последнему официальному наименованию, в период его ликвидации или того периода, за который в архив поступили его документы. Сразу после полного названия указывается подчиненность фондообразователя. Затем в скобках приводится сокращенное его наименование, например:

Белорусский республиканский трест табачно-махорочной промышленности Министерства промышленности продовольственных товаров БССР (Белтабактрест).

Крайние даты деятельности фондообразователя помещаются после его названия, при этом проставляется полная дата (число, месяц, год). Если фондообразователь является действующим, указывается лишь дата образования, например:

Юридическая комиссия при СМ БССР 9 марта 1960 г. — 17 сентября 1970 г.

Государственная библиотека им. В.И. Ленина Министерства культуры БССР. 12 февраля 1944 г.

В справочные данные по фонду входят номер фонда, объем, крайние даты документов, его составляющих. При указании объема, крайних дат отдельно могут даваться сведения по общему делопроизводству и по личному составу, например:

Министерство кинематографии БССР (февраль 1943 г. — 3 июня 1953 г.) ф. 791, 207 ед.хр., 1944—1953 гг. личный состав 14 д., 1947—1952 гг.

Характеристика объединенных фондов содержит наименование объединенного фонда, перечень фондов, материалы которых вошли в его состав, с указанием их крайних дат, после чего даются номер объединенного фонда, его суммарный объем и хронологические рамки документов, например:

Транспортные прокуратуры БССР (объединенный фонд)

Прокуратура Брест-Литовской железной дороги (май 1948 г. — 15 сентября 1951 г.)

Прокуратура Минской железной дороги (15 сентября 1951 г. — 22 мая 1953 г.)

Прокуратура Белорусской железной дороги, г. Гомель (май 1948 г. — 28 мая 1953 г.)

Прокуратура Белорусской железной дороги, г. Минск (22 мая 1953 г. — 27 июня 1953 г.)

Белорусская транспортная прокуратура (27 июня 1953 г. — 10 апреля 1960 г.) ф. 1237, 136 д., 1948—1960 гг.

В характеристике фондов личного происхождения указываются фамилия, имя, отчество фондообразователя, псевдоним, изменение фамилии в результате брака, титул, звания, основные должности, которые занимал фондообразователь, даты его жизни, например:

Буйло Констанция (Калечиц Констанция Антоновна, 1893—1986 гг.), поэтесса, заслуженный деятель куль­туры БССР.

Многочисленные, однотипные фонды в справочниках включаются в виде объединенных фондов, например:

Сельсоветы Борисовского района 30 фондов, 500 д., 1944—1980 гг.

Краткие справочники, как и путеводители, строятся обычно по производственно-отраслевому принципу. Так, в кратком межархивном справочнике “Государственные архивы БССР” (послевоенный период) за основу систематизации фондов взята “Схема единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов” (советский период). Выделены следующие разделы:

1. Фонды высших и местных органов государственной власти и государственного управления.

2. Фонды органов по охране общественного порядка, суда, прокуратуры, адвокатуры, нотариата.

3. Фонды воинских учреждений и добровольных военизированных обществ.

4. Фонды профсоюзов и других общественных организаций.

5. Фонды учреждений народного хозяйства.

6. Фонды учреждений просвещения, науки, культуры и здравоохранения.

В справочнике даются краткие характеристики документов центральных республиканских, областных архивов и их филиалов.

В них входят названия архивов, справочные сведения о них, информация о количестве фондов, хронологических рамках документов, хранящихся в архиве, его местонахождение (почтовый адрес), краткая историческая справка о государственном архиве и аннотация состава и содержания документов (в настоящее время справочник находится в типографии).

Обзоры документов.Обзор документов — это архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов и предназначенный для информирования заинтересованных учреждений и научной общественности о документах. Обзоры бывают двух видов: обзоры фондов и тематические обзоры.

Обзор фонда — архивный справочник, который раскрывает состав и содержание документов одного архивного фонда с указанием их поисковых данных. В него включается информация о всех делах фонда. Его построение не зависит от порядка организации документов в фонде и не закрепляет их систематизацию.

Обзоры фондов составляются на наиболее актуальные, содержащие многоаспектную информацию и представляющие особый интерес для научной общественности фонды. Например, в НА РБ имеется обзор фонда Центрального статистического управления БССР за 1918—1930 гг., а в НИАБ — фонда князей Радзивиллов.

Тематический обзор — архивный справочник, содержащий систематизированные сведения о составе и содержании документов одного или нескольких фондов по определенной теме. Он раскрывает содержание документов независимо от их фондовой принадлежности. Такой обзор может охватывать документы одного фонда или его части, или группы фондов, хранящихся как в одном, так и в нескольких архивах.

Подготовка тематических обзоров наиболее целесообразна в случаях, когда в архивах имеется значительное количество документов по той или иной теме. В качестве примера тематического обзора можно назвать “Обзор документальных материалов ЦГАОР БССР о состоянии и развитии сельского хозяйства”.

Обзоры состоят из историко-археографического предисловия, характеристики документов и справочного аппарата.

В историко-археографическом предисловии отражается: а) история фондообразователя; б) история фонда; в) принципы построения и порядок пользования обзором.

При освещении истории фондообразователя необходимо показать обстановку и причины создания учреждения, время его деятельности, все преобразования, происшедшие с ним, задачи, компетенцию и функции, подведомственность, организационную структуру, причины ликвидации, название учреждения, его правопреемника.

Во второй части предисловия указываются крайние даты документов фонда, их количество, откуда, когда, при каких обстоятельствах и в каком состоянии они поступали в госархив. В ней раскрываются полнота и степень сохранности документов, состав и содержание утраченных материалов, отмечаются палеографические, лексические и другие особенности материалов, а также наличие документов на иностранных языках. Здесь же отражается упорядоченность и доступность документов для использования, наличие научно-справочного аппарата к ним.

В третьей части историко-археографического предисловия обосновываются принципы построения обзора, указываются приемы раскрытия содержания документов, состав научно-справочного аппарата к обзору и порядок пользования им и обзором в целом.

Объем частей историко-археографического предисловия определяется характером и масштабами деятельности учреждения-фондообразователя, составом и количеством отложившихся документов.

Центральной частью обзора является характеристика документов. Ее назначение состоит в том, чтобы дать исследователю максимально полное и правильное представление о составе и содержании документов в логически стройной системе и по возможности в строгой обобщенной форме. Решение этой задачи зависит от двух моментов: 1) системы построения обзора; 2) способа раскрытия содержания документов.

Основными схемами построения обзоров являются: структурная, отраслевая (функциональная), тематическая, хронологическая.

Структурная схема применяется только в обзорах фондов учреждений с устойчивой структурой, когда структурные части отражают функции фондообразователя, а содержание документов не дублируется в нескольких структурных подразделениях. Названия структурных частей в такой схеме выступают в качестве разделов обзора.

По структурной схеме построен обзор фонда ЦСУ БССР. В нем информация дана по структурным подразделениям статуправления. В частности, в обзоре имеются разделы: демографическая секция, секция бюджетной статистики, секция административно-хозяйственной статистики и др.

Отраслевая (функциональная) схема применяется в обзорах, когда фондообразователь не имеет структуры или когда она часто менялась, а также в случаях, когда структурные части нечетко отражают функции фондообразователя. В такой схеме за основу группировки документов берутся отрасли или функции деятельности фондообразователя. Их названия выступают в качестве наименований разделов обзора. Например, в отраслевой схеме могут быть разделы: промышленность, сельское хозяйство, торговля, здравоохранение и др.

Построение обзора по тематической схеме предусматривает группировку сведений о документах по темам. Она используется, когда фондообразователь не имел четко выраженных и устойчивых структурных подразделений, а если и имел их, то они не так ярко отражают вопросы, связанные с наиболее значительными проблемами социально-экономического или политического характера, как это может быть раскрыто при группировке содержания документов по темам.

Например, в обзоре фонда Наркомата рабоче-крестьянской инспекции БССР информация дана по таким тематическим разделам:

1. материалы о контроле за деятельностью государственных и общественных учреждений, предприятий и организаций;

2. материалы об упрощении советского аппарата, преобразовании системы управления;

3. материалы о борьбе с бюрократизмом, волокитой и бесхозяйственностью в советских учреждениях;

4. материалы о привлечении рабочих и крестьян к работе в НК РКИ БССР.

Применение хронологических схем в обзорах ограничивается теми случаями, когда необходимо выделить отдельные периоды в деятельности учреждений или оттенить характер документов, отражающих последовательность происходивших исторических событий. По такой схеме построен тематический обзор документов НИАБ об общественном подъеме и революционной ситуации в Витебской и Могилевской губерниях конца 50 — начала 60-х годов XIX в. В нем в соответствии с хронологическим признаком выделены три раздела:

1. крестьянское движение накануне отмены крепостного права;

2. крестьянское движение после отмены крепостного права;

3. восстание 1863 г.

Для обзоров фондов личного происхождения чаще всего используются схемы систематизации документов фондов.

В обзорах могут применяться и другие схемы группировки информации документов.

Успех обзора зависит не только от правильного выбора схемы его построения, но и способов описания документов. Информация о них в обзоре должна по возможности включать в себя все сведения о материалах комплекса (фонда или темы) и быть четкой, точной, компактной, что достигается путем дифференцированного подхода к использованию групповых и индивидуальных аннотаций.

Характеристика документов представляет собой последовательное раскрытие их состава и содержания. Она в свободной, повествовательной форме должна сообщать все необходимые данные о документах как источниках сведений по конкретному вопросу. Не допускается, как правило, пересказ содержания документов. Цитирование возможно лишь в исключительных случаях, когда оно лаконично и удачно вскрывает сущность содержания документа или ярко выражает дух той эпохи, о которой он рассказывает. Цитаты даются всегда в кавычках.

Характеристика документов в обзоре должна включать следующие моменты:

— название вида или разновидностей документов (с указанием, кем они составлены);

— описание содержания документов;

— указания хронологических рамок, подлинности и объема документов.

В обзорах применяются групповые и индивидуальные аннотации. В первых информация дается в обобщенной форме. Индивидуальные аннотации используются для более полного и детального раскрытия содержания наиболее важных и ценных документов. Благодаря сочетанию групповых и индивидуальных аннотаций получается достаточно углубленная и полная информация о содержании комплекса документов в целом.

При аннотировании документов в обзорах может быть дана их оценка как исторических источников, отражена их сохранность.

В обзорах сведения об аннотируемых документах сопровождаются точными поисковыми данными, которые должны обеспечить быстрый поиск документов, не прибегая к описи. Состав поисковых данных включает указания номеров фондов, описей, дел и листов. В случае, если в обзор включена информация из различных архивов, указываются названия архивов. Элементы поисковых данных располагаются в установленном порядке от общего к частному (архив, фонд, опись, дело, лист). Поисковые данные желательно указывать рядом с аннотацией документов, заключая их в круглые скобки.

Работа по составлению обзора выполняется в следующем порядке. В начале необходимо предварительно ознакомиться с составом и содержанием документов на основании имеющегося научно-справочного аппарата ко всему комплексу материалов, подлежащих обозрению. Это позволит наметить примерную схему построения обзора. После этого следует приступить к изучению документов, отбору сведений для включения в обзор и их описанию (желательно на отдельных карточках). Характеристика документов в обзоре не может даваться только на основе просмотра описей, каталогов. Ее составление предполагает тщательное изучение самих документов, без чего невозможен их источниковедческий анализ. Особенно внимательно исследуются документы, содержащие многоаспектную информацию (протоколы, стенограммы, постановления и т.д.). Собранная на карточках информация служит подготовительным материалом, на базе которого после тщательной обработки составляется текст характеристики. Такая обработка включает группировку карточек в соответствии с намеченной схемой. При этом к каждому обзору составляется индивидуальная схема классификации, которая в процессе работы уточняется и дополняется. В соответствии с доработанной схемой производится окончательная группировка карточек последовательно по всем ее делениям. В ходе группировки карточки с однородным содержанием объединяются и решается вопрос, на какие документы следует дать групповые аннотации, на какие — индивидуальные. После этого пишется текст обзора.

Заключительный этап работы над обзором — составление к нему справочного аппарата. В него входят титульный лист, оглавление, список сокращенных слов. Методика их составления аналогична подготовке НСА описей. Для тематических обзоров могут готовиться списки фондов, информация о которых включена в них, а в необходимых случаях — библиография использованной литературы.