Глава12

Организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений

В соответствии с Законом Республики Беларусь “О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь” на Государственную архивную службу возложено осуществление контроля за состоянием и ведением делопроизводства в органах государственной власти, на предприятиях, в учреждениях и организациях независимо от форм собственности и деятельностью ведомственных архивов, оказание им методической помощи в организации этой работы.

Работа архивных учреждений с ведомствами направлена на повышение уровня организации документов в делопроизводстве, обеспечение отбора полноценного состава документов, принимаемых на государственное хранение, содействие в наилучшем выполнении ведомственными архивными и делопроизводственными службами своих функций, а также укрепление связей и преемственности в деятельности государственных и ведомственных архивов.

Вся работа ведомственных архивов и архивных учреждений с ведомствами строится на основе единых требований, предъявляемых к работе с документами, которые разрабатываются централизованно органами управления архивным делом Беларуси и имеют обязательный характер. Наличие единой нормативно-методической базы обеспечивает преемственность в решении общих задач в работе с документами в дело­производстве, в ведомственных и государственных архивах. Взаимосвязь и преемственность в работе ведомственных и государственных архивов проявляется в использовании единой методики классификации, учета, экспертизы ценности, сос­тавления научно-справочного аппарата к документам и др.

Организационно-методическое руководство и контроль архивных учреждений за деятельностью ведомственных архивных и делопроизводственных служб предусматривают:

— осуществление совместно с учреждениями организационных и методических мероприятий по совершенствованию ведомственного хранения документов и делопроизводства;

— участие во внедрении, развитии и совершенствовании ГОСТов на организационно-распорядительную документацию (ОРД), примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь;

— оказание помощи ведомственным архивным и делопроизводственным службам в разработке нормативно-методи­ческих документов по вопросам их деятельности и упорядочении их документации;

— проведение проверок работы ведомственных архивов, экспертных комиссий и организации делопроизводства в учреждениях;

— изучение, обобщение и распространение передового опыта работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб учреждений;

— повышение деловой квалификации работников ведомственных архивных и делопроизводственных служб;

— учет работы с учреждениями в государственном архиве;

— ведение учета документов НАФ Беларуси, находящихся на ведомственном хранении.

Архивные учреждения оказывают помощь ведомствам при разработке проектов приказов, планов мероприятий по архивному делу и делопроизводству. Они участвуют в подготовке предложений руководству учреждений о совершенствовании работы их архивных и делопроизводственных служб.

Государственная архивная служба Беларуси является инициатором разработки, внедрения и совершенствования ГОСТов на ОРД. Ею подготовлена примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных формах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь. Архивисты проводят совещания и семинары по вопросам их внедрения в учреждениях, оказывают помощь в подготовке ведомственных распорядительных документов по внедрению примерной инструкции и ГОСТов на ОРД, изучают и обобщают практику внедрения этих документов, вносят предложения по их совершенствованию. Архивные учреждения помогают ведомственным архивным и делопроизводственным службам разрабатывать нормативно-методические документы и пособия по вопросам их деятельности. Это положения о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, инструкции по делопроизводству, типовые, примерные и индивидуальные номенклатуры дел и др.

Подготовленные нормативно-методические документы после рассмотрения согласовываются архивными учреждениями. Государственные архивы оказывают помощь учреждениям в упорядочении их документации. Во многих архивах имеются специальные отделы или группы, которые на договорных началах за оплату проводят эту работу в ведомственных архивах. По заявкам учреждений они также разрабатывают для них нормативно-методические документы по вопросам архивного дела и делопроизводства.

Подготовленные в ведомствах описи постоянного хранения утверждаются экспертно-проверочными комиссиями архивных учреждений, а описи по личному составу согласовываются ими.

Действенной формой контроля Государственной архивной службы республики за деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений являются периодические проверки, которые в зависимости от своего целевого назначения бывают комплексными, тематическими или контрольными.

Комплексное обследование предусматривает проверку всех вопросов деятельности ведомственных архивных и делопроизводственных служб. Наиболее эффективны комплексные проверки ведомственных систем учреждений, которые охватывают как вышестоящие учреждения, так и подведомственные организации и предприятия. Такие проверки обычно проводятся раз в пять лет.

В процессе тематических (целевых) проверок изучаются отдельные вопросы работы ведомственных архивов и постановки делопроизводства в учреждении (качество номенклатуры дел, формирование дел в соответствии с ней, обеспечение сохранности и упорядочения дел и т.д.). Проводятся они по мере необходимости, но не чаще одного раза в год.

Контрольные проверки осуществляются для обследования выполнения учреждениями предложений по улучшению состояния делопроизводства, работы архива, экспертной комиссии, устранению недостатков, выявленных в результате комплексных и тематических проверок. Они организуются, как правило, через год после проведения комплексной или тематической проверки.

Основанием для проверок могут быть указания Белкомархива, планы работы госархива и учреждений и др.

По результатам проверки готовится справка. В ее вводной части излагаются основание проверки, ее цели и задачи, кем проведена и в чьем присутствии, дается краткая история учреждения, его подведомственность и структура на момент проверки, указываются структурные подразделения, в которых осуществлена проверка, отмечается наличие нормативно-методических документов, регламентирующих работу ведомственной архивной и делопроизводственной служб.

В части, отражающей организацию делопроизводства в учреждении, указывается, какое структурное подразделение ее обеспечивает, наличие ответственных за эту работу в структурных подразделениях, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, их качество и соблюдение, форма регистрации документов, качество оформления служебных документов и формирования их в дела, соблюдение номенклатуры дел при формировании дел, учет дел, законченных делопроизводством, и др.

В разделе справки, посвященной работе ведомственного архива, отмечаются его правовой статус, наличие положения о нем и штатов, условия хранения документов и обеспечения их сохранности, состояние научно-технической обработки документов и подготовки дел к передаче в госархив, деятельность экспертных комиссий, наличие учетных документов в архиве и др.

В заключительной части даются практические рекомендации и предложения, направленные на улучшение постановки делопроизводства и работы архива учреждения, указываются сроки устранения недостатков.

Со справкой проверки должны быть ознакомлены лица, ответственные за работу ведомственной архивной и делопроизводственной служб, а также руководство учреждения.

Итоги комплексных проверок отраслевых систем учреждений, как правило, заслушиваются на коллегии Белкомархива, а в учреждениях проводятся совещания с участием заинтересованных лиц. Выполнение предложений по результатам проверок берется на контроль в госархиве.

Государственная архивная служба систематически изучает, обобщает, распространяет передовой опыт ведомственного хранения документов и организации документов в делопроизводстве. На основе практического изучения деятельности ведомственных архивов, экспертных комиссий, делопроизводственных служб могут готовиться аналитические справки, обзоры, рекомендации с пропагандой передового опыта. Для обмена опытом целесообразно проводить совещания и семинары для работников ведомственных архивных и делопроизводственных служб. Деятельность лучших из них должна освещаться в печати, по радио и телевидению.

Государственные архивы совместно с учебными заведениями или самостоятельно организуют повышение квалификации работников ведомственных архивных и делопроизводственных служб.

Для работы с ведомствами в архивных учреждениях создаются специальные структурные подразделения (отделы и группы). За каждым сотрудником этих подразделений закрепляются несколько отраслевых систем учреждений, которые он курирует. Такая специализация обеспечивает более квалифицированный контроль за ведомственными архивными и делопроизводственными службами.

Вся работа, проводимая архивными учреждениями с ведомствами, учитывается. На каждое учреждение, источник комплектования госархива, заводится наблюдательное дело. В него включаются документы, характеризующие работу ведомственного архива и состояние организации документов в делопроизводстве учреждения (копии приказов учреждения по архивному делу и делопроизводству, положения об архиве, ЦЭК (ЭК), номенклатура дел, инструкция по делопроизводству, паспорта архива, материалы проверок и т.д.). Кроме того, ведутся карточки учета работы с учреждением (приложение № 3).

Архивные учреждения обеспечивают пофондовый и статистический учет документов, хранящихся в ведомственных архивах учреждений, источниках их комплектования. Описи, как и в государственных архивах, являются основным учетным документом.

Ежегодно проводится паспортизация ведомственных архивов, представляющая статистический учет документов, находящихся на ведомственном хранении. Ее основные задачи — получение максимально полных и точных сведений о наличии и состоянии архивов учреждений; анализ и обобщение полученных сведений; выработка форм совершенствования работы ведомственных архивов.

Для паспортизации архивов используется специальный бланк, в котором отражается следующая информация: название учреждения, куда направляется паспорт; фамилия его составителя; сведения о количестве хранимых фондов, составе документации, численности кадров и состоянии ведомственного архива.

На основе паспортов и других учетных документов каждый государственный архив ежегодно представляет в Белкомархив статотчет о состоянии и объеме документов НАФ РБ, находящихся на ведомственном хранении (приложение № 1). В нем даются сведения о количестве учреждений, передающих документы на государственное хранение в данный архив, наличии и состоянии ведомственных архивов, объемах и упорядоченности их документов. Качественный учет состояния ведомственных архивов — основа успешного выполнения планов комплектования НАФ Беларуси.