Глава11

Экспертиза ценности документов и комплектование государственных архивов Беларуси

§ 1. Экспертиза ценности документов

Формирование Национального архивного фонда Белару­си — процесс сложный и ответственный. В результате деятельности учреждений, организаций и предприятий образуется значительное количество самых различных видов и разновидностей документов. Однако далеко не все они имеют одинаковую ценность. Одни из них могут служить источниками для изучения политической, экономической и культурной жизни общества, так как несут ценную информацию. Значение других документов как источников не выходит за рамки узко­практических целей. Их информационная роль незначительна. Поэтому хранить необходимо не все, а только те, что представляют научно-историческую ценность. Ценность документа определяют его информационные возможности, обусловленные историческим, научным, социальным, экономическим, политическим или культурным значением. Определить подлежащие хранению документы можно подвергнув их экспертизе цен­ности.

Под экспертизой ценности документов понимается изучение документов на основе принципов и критериев их ценности для определения сроков хранения и отбора на государственное хранение.

Основная задача экспертизы ценности документов заключается в том, чтобы установить, какие документы несут ценную информацию и отобрать их для постоянного хранения.

Вторая задача экспертизы — определение сроков хранения документов. Они устанавливаются с учетом интересов общества, на основе соответствующих правовых норм государственной и общественной жизни.

Третья задача экспертизы — установление степени сох­ранности документов и в случае частичной их утраты обеспечение полноты состава архивных фондов путем восполнения недостающих материалов.

Существенной задачей экспертизы ценности документов на современном этапе является оптимизация состава документов, принимаемых на государственное хранение, т.е. изыскание путей уменьшения количества хранимых документов при сохранении максимума информации, представляющей научно-историческую ценность.

Документы в государственных архивах подвергаются экспертизе и в других целях. Например, при подготовке справочников, документальных сборников, создании страхового фонда на особо ценные документы проводится оценка документов с точки зрения их значения. Экспертизе документы подвергаются также при передаче из одного архива в другой. В этом случае устанавливается значение и соответствие хранимых материалов профилю архива-приемщика. Может проводиться экспертиза при покупке документов архивами, библиотеками, музеями с целью их оценки.

Определение ценностных приоритетов документов осуществляется через систему принципов, критериев и методов. Методологическую основу экспертизы ценности документов составляют принципы историзма, всесторонности, комп­лексности и социально-политической нейтральности. Они тесно взаимосвязаны и взаимообусловлены и применяются в практике в неразрывном единстве. Такие архивоведческие принципы, как историзм, всесторонность и комплектность, выражают общенаучные принципы историзма, системности и целостности применительно к задачам оценки и отбора документов.

Принцип историзма предполагает рассмотрение явлений на основе объективных закономерностей их возникновения и развития с учетом конкретных исторических условий. Не может быть единого подхода к документам без учета времени их создания.

Для каждого исторического периода характерны специфические комплексы источников, различия в их удельном весе и значении. Время накладывает свой отпечаток на содержание документов, их форму и методы создания. Историзм в оценке документов требует выявления закономерностей происхождения и развития документов, их роли и места в составе данного фонда, взаимосвязи и взаимозависимости с материалами других, связанных с ним фондов и НАФ в целом.

Принцип всесторонности предполагает изучение и объективную оценку документов путем рассмотрения всех его сторон, с выделением главных, определяющих, а также всех связей. При этом следует стремиться учитывать закономерности образования различных видов и разновидностей документов, их происхождения, соответствие содержания документа форме передачи им информации в процессе документооборота. В конечном счете принцип всесторонности сводится к требованию установления закономерностей внутренней структуры данного документа или вида документов.

Ни один документ не может рассматриваться изолированно от других. Поэтому при проведении экспертизы важную роль играет принцип комплексности, предполагающей оценку документов с учетом их места в общем документальном комплексе. При экспертизе целесообразно одновременно подвергать оценке документы не отдельных, а всех взаимосвязанных между собой учреждений в процессе документирования управленческих решений на данной территории (республика, область, район и т.д.).

Принцип социально-политической нейтральности, неразрывно связанный с принципом историзма, предполагает отказ от классовых и идеологических подходов к отбору документов, на хранение должны приниматься документы, отражающие деятельность всех социальных групп общества и политических партий.

С учетом принципов экспертизы разработана система критериев ценности документов. Критерии — это признаки, с помощью которых определяется ценность документов. В современном архивоведении выделяются три группы критериев:

1. происхождения документов;

2. содержания документов;

3. внешних особенностей документов.

Классификация критериев на группы носит в целом искусственный характер, но удобна в применении. Все критерии экспертизы применяются на практике в их теснейшей взаимосвязи и взаимообусловленности, так как дополняют и уточняют друг друга, образуя единую целостную систему.

В состав группы критериев происхождения входят следующие основные критерии:

— функционально-целевое назначение учреждения (чем существеннее роль учреждения в системе государственного управления, народном хозяйстве, культуре и других отраслях жизни общества, тем ценнее его документы);

— время образования документов (предпочтение отдается документам, созданным одновременно с событием или вскоре после него);

— место образования документов (ценнее документы, созданные там, где происходило событие, или в непосредственной близости от него);

— интенсивность документирования (чем меньше создано документов, тем ценнее они).

Эти критерии предусматривают первоочередной прием документов наиболее важных учреждений и их структурных подразделений, концентрируют внимание архивистов на документах, отражающих историю общественной жизни в ее решающих проявлениях.

Группа критериев содержания включает следующие основные критерии:

— значение имеющейся в документе информации (основ­ного внимания заслуживают документы, содержащие уникальную и типичную информацию о событиях);

— виды и разновидности документов (предпочтение отдается тем из них, которые предназначены для документирования наиболее существенных сторон деятельности учреждений и жизни общества);

— повторение информации в других документах (чем в меньшем объеме сведения данного документа представлены в других документах, тем они ценнее).

Критерии содержания документов дают возможность выявить сущность подвергнутых документированию событий, взаимосвязь между документами об одном и том же событии, определить, как преломились в них данные сведения под влиянием общественно-политических условий, и т.д.

К группе критериев внешних особенностей документов относятся следующие:

— подлинность документа (предпочтение отдается подлинным экземплярам документа, при их отсутствии — заверенным копиям);

— уникальность материальной основы (наличие палеографических, художественных и иных особенностей повышает ценность документов);

— физическое состояние документа (предпочтение отдается подлинным, дублетным, копийным и размноженным любым способом экземплярам документа, которые лучше сохранились и способны выдержать длительные сроки хранения);

— степень сохранности документов (чем меньше сохранилось документов, тем ценнее каждый из них).

Критерии внешних признаков документов помогают установлению авторства, подлинности, места создания и других обстоятельств, связанных с происхождением документов.

Критерии ценности в отличие от основных принципов экспертизы не могут быть неизменными, раз и навсегда установленными. Одни из них в зависимости от исторических условий теряют свое значение, на смену им приходят другие.

Экспертиза ценности документов проводится в учреждениях и государственных архивах.

В учреждениях она начинается в текущем делопроизводстве и завершается в ведомственном архиве.

На стадии делопроизводства уже при разработке номенклатуры дел происходит отбор документов на государственное хранение путем установления сроков их хранения. Номенклатура дел обеспечивает полноту состава документов учреждения, правильность и четкость формирования дел, что облегчает проведение экспертизы ценности.

После завершения использования документов в делопроизводстве проводится их упорядочение в структурных подразделениях. Осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в ве­домственный архив, выделяются документы с временными сроками хранения, подлежащие дальнейшему хранению в структурных подразделениях, и дела с истекшими сроками хранения, подлежащие уничтожению.

Отбор документов постоянного хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается выполнение этой работы только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел подлежат изъятию дублетные экземпляры, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.

Дела с пометкой “ЭПК” также подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов постоянного хранения. После просмотра они переформируются. Документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в само­стоятельные дела. Сроки хранения оставшихся документов определяются по ведомственному или типовому перечням документов или номенклатуре дел. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

На отобранные в структурных подразделениях дела составляются описи. Они готовятся отдельно на дела постоянного хранения; дела временного хранения (свыше 10 лет); дела по личному составу; дела, состоящие из специфических, характерных только для данной организации документов (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и др.); служебные ведомственные издания.

Отобранные в структурных подразделениях дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу по составленным описям передаются в ведомственный архив. Здесь работниками ведомственного или государственного архивов проводится окончательная научно-техническая обработка документов. Проведение экспертизы ценности документов в ведомственном архиве заключается в комплексном анализе состава документации учреждения с точки зрения устранения внутриведомственной дублетности и повторяемости информации, уточняется, в каких структурных подразделениях должны быть оставлены основные экземпляры этой документации. Дела, отобранные в процессе экспертизы на постоянное и временное хранение, оформляются и описываются в соответствии с установленными правилами, на них составляются описи. На выделенные к уничтожению документы готовятся акты (приложение 1), в которых указываются заголовки дел, не подлежащих хранению, их количество, хронологические рамки, основание для отбора к уничтожению.

Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1993 г., могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 1996 г., с пятилетним сроком хранения — не ранее 1 января 1998 г.

Одобренные ЦЭК (ЭК) учреждения акты о выделении документов к уничтожению утверждаются его руководителем только после утверждения описей дел постоянного хранения ЭПК государственного архива. После этого учреждение имеет право уничтожить дела, включенные в акт.

В результате ведомственной экспертизы ценности документов определяется состав новых поступлений НАФ Беларуси.

В государственных архивах экспертиза ценности документов проводится как самостоятельный вид работы, а также при усовершенствовании описей. Ее необходимость вызывается наличием в госархивах определенного количества документов, не содержащих ценной информации и не подлежащих хранению. По итогам экспертизы составляются акты о выделении документов к уничтожению.

Научно-методическое руководство экспертизой ценности документов и организацию ее проведения осуществляют экспертные органы, в состав которых входят ведомственные экспертные службы и экспертно-проверочные комиссии архивных учреждений. Они являются постоянно действующими совещательными органами.

Экспертные комиссии учреждений образуются приказами ее руководителей из числа наиболее квалифицированных работников основных структурных подразделений. Они организуют отбор документов, рассматривают описи на дела постоянного и временного сроков хранения, акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению, участвуют в подготовке и рассмотрении проектов перечней и номенклатур дел, готовят предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов.

В архивных учреждениях экспертно-проверочные комиссии созданы в центральных государственных архивах и отделах по архивам и делопроизводству облисполкомов. При Белкомархиве образована центральная экспертно-методическая комиссия, являющаяся центром научно-методического разрешения вопросов экспертизы ценности документов.

Экспертно-проверочные комиссии архивных учреждений обсуждают проблемные вопросы теории и практики экспертизы ценности документов, определяют источники комплектования НАФ, разрабатывают научно-методические пособия по экспертизе ценности документов, комплектованию и постановке делопроизводства в учреждениях, рассматривают и утверждают практические результаты работы по отбору на государственное хранение документов действующих учреждений и оптимизации состава хранящихся в архивах фондов.

Действующий порядок экспертизы ценности документов обеспечивает полноту и качество состава Национального архивного фонда Беларуси.