§ 3. Работа читального зала архива

Работа исследователей в читальных залах архива — традиционная и наиболее распространенная форма использования документов. Государственные архивы Беларуси обслуживают исследователей как своей республики, так и других государств.

Разрешение работать с архивными документами предоставляется на основании официального письма учреждения, направившего своего сотрудника в архив. В нем указываются фамилия, имя и отчество исследователя, должность, тема, ее хронологические рамки и цель работы. Письмо подписывает руководитель учреждения или ученый секретарь.

Разрешение на право работы в читальном зале дает руко­вод­ство государственного архива на срок не более одного года с момента оформления документов. По истечении этого срока или при изменении темы работы исследователь представляет новое письмо.

Исследователь, допущенный к работе над документами архива, заполняет анкету-обязательство установленного образца (приложение 17), представляет план работы, знакомится с правилами работы исследователей в читальных залах государственных архивов Беларуси.

Исследователям в архивах для поиска необходимой информации выдается имеющийся научно-справочный аппарат: описи, каталоги, путеводители и другие справочники, а также документы по теме работы. Они получают в день не более пяти описей и 10 дел. При наличии микрофильмов документов на бумажной основе подлинники, как правило, не выдаются. В порядке исключения вопрос об их выдаче решается руковод­ством архива с учетом конкретных обстоятельств.

Максимальное количество материалов, которые могут находиться в пользовании исследователя, определяется архивом, но не должно превышать пяти описей и 25 дел.

Описи и другие архивные справочники предоставляются исследователю на срок до 5 дней, документы — до 1 месяца. Срок работы с документами может продлеваться, но не более чем на две недели.

Дела исследователю выдаются на основании заполняемых им требований, в которых он при получении дел расписывается. При работе с делами исследователь обязан оформлять листы использования (приложение 18). Исследователь отвечает за сохранность выданных дел. Если при возврате дел будет обнаружена недостача или повреждение документов и это произошло по вине исследователя, он лишается права работы в читальном зале на срок, определенный руководством архива.

Исследователи могут делать выписки из документов и получать заказанные копии документов только по теме исследования. При этом исследователь заполняет лист выдачи копий и выписок из документов. Разрешение на их выдачу дает руко­­вод­ство архива.

В государственных архивах налажен учет работы читальных залов. Для регистрации посещений исследователями читального зала ведется журнал.

На каждого исследователя заводится личное дело, в которое подшиваются письмо учреждения, направившего его на работу в архиве, анкета, план работы, требование на выдачу дел и листы выдачи копий и выписок из документов.

Личные дела не оформляются на представителей учреждений, выполняющих в читальном зале служебные задания.

Для анализа тематики исследований в архиве ведутся специальные картотеки: тематическая (по тематике исследований) и именная (по фамилиям исследователей). На их базе готовятся сводные информационные справочники об использовании документов через читальные залы архивов. В частности, в Беларуси издано три таких справочника¹.

Информация о тематике исследований служит источником для анализа постановки исследовательской работы, помогает в ее координации и определении новых направлений.