§ 6. Выдача архивных документов во временное пользование учреждениям

Одной из форм информационного обслуживания является предоставление учреждениям документов во временное пользование для выполнения служебных заданий, организации выставок и т.п. Чаще всего в подобных случаях учреждения обращаются к своим же документам, переданным на госу­дарственное хранение.

Дела во временное пользование выдаются на основании письменного запроса учреждения, в котором обосновывается необходимость получения материалов, номера запрашиваемых дел и фамилия лица, которому доверяется их получение.

Передача архивных документов во временное пользование оформляется специальным актом, который подписывается руководителями архива и учреждения. Он заверяется гербовыми печатями обоих учреждений. Срок выдачи дел во временное пользование не должен превышать трех месяцев. При необходимости его продления архиву направляется письмо, в котором обосновывается причина продления срока.

Строгое соблюдение всех требований архива — обязательное условие получения учреждением документов во временное пользование.

Характеристика вышеприведенных форм использования до­ку­ментов не исчерпывает всех форм научно-инфор­мационной деятельности. Они весьма многообразны. Инициатива архивистов и растущие потребности общества в ретроспективной информации рождают новые формы.

Глава 16

Организация работы архивных учреждений

§ 1. Государственная архивная служба Беларуси

Для формирования, хранения и использования документов НАФ РБ создана система архивных учреждений.

Государственная архивная служба представляет собой субординационно построенную и функционально разграниченную систему органов управления архивным делом и подведомственную им сеть архивных учреждений.

В Беларуси Государственную архивную службу возглавляет Государственный комитет по архивам и делопроизводству Республики Беларусь. Он обеспечивает охрану прав и интересов республики в области архивного дела, генеалогии, геральдической службы, организации делопроизводства в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях независимо от форм собственности и видов хозяйственной деятельности; осуществляет межотраслевую координацию работы государственных и ведомственных архивов, контролирует выполнение архивного законодательства Республики Беларусь, организует деятельность архивных учреждений.

Для руководства развитием архивного дела на местах созданы отделы по архивам и делопроизводству облисполкомов. Их задачами являются анализ состояния и регулирование развития архивного дела в области, управление государственными архивами области и обеспечение их деятельности; контроль за исполнением законодательных и нормативных актов по архивному делу и делопроизводству; координация деятельности пред­приятий, учреждений и организаций в сфере архивного дела и организации документов в делопроизводстве, оказание им организационно-методической помощи в развитии и совершенствовании системы делопроизводства и унифицированных систем документации; взаимодействие по этим вопросам с органами местного управления и самоуправления, ведение государственного учета документов НАФ на территории области; обеспечение участия архивной службы в создании и использовании государственных символов и наград.

Главным звеном Государственной архивной службы являются государственные архивы.

Государственный архив — это учреждение, осуществляющее прием, постоянное хранение и использование документов в интересах пользователей.

Его основные задачи:

— комплектование документами НАФ;

— обеспечение сохранности и государственный учет документов НАФ;

— информационное обеспечение органов государственной власти, граждан, научной общественности, использование и публикация документов, создание информационно-поисковых систем, банков и баз данных о документах архива;

— ведение научно-исследовательской и методической работы в области архивоведения, документоведения, археографии и других специальных исторических дисциплин. Государственные архивы создаются по решению Администрации Президента Беларуси, местных исполнительных и распорядительных органов. Каждый из них действует на основании утвержденного положения, в котором определяются его профиль и состав хранимых документов, задачи, функции и права. Структура архива разрабатывается на базе типовой структуры архивных учреждений с учетом профиля архива и состава содержащихся в нем документов. Как правило, в архивах отделы создаются по направлениям работы: отдел обеспечения сохранности документов и фондов; отдел информационно-поисковых систем; отдел комплектования НАФ, ведомственных архивов и делопроизводства; отдел использования документов НАФ и др.

Структурные подразделения в своей работе руководствуются утвержденными директором архива положениями о них.

На все должности, имеющиеся в госархиве согласно штатному расписанию (за исключением директора, его заместителя и обслуживающего персонала), составляются должностные инструкции, регламентирующие обязанности работников.

Для коллегиального обсуждения основных производственных проблем, вопросов контроля и проверки исполнения, подбора и использования кадров в госархиве создается совещательный орган — дирекция.

Работа государственных архивов строится на плановой основе. Разработка годовых планов осуществляется в соответствии с директивными указаниями Белкомархива и учетом задач, решаемых архивами в планируемый период.

Наряду с годовым планом работы архива каждое структурное подразделение имеет свой годовой план. На их базе руководители подразделений составляют квартальные и месячные планы, а также месячные планы для сотрудников.

Отчетность, как и планирование, является одной из главных функций управления, от постановки которой зависит организация работы госархива, ее эффективность.

Основа отчетности в архивных учреждениях — индивидуальные дневники учета труда сотрудников. По ним определяется ежедневное выполнение плановых заданий, действующих норм выработки, процент выполнения плана и состояния производительности труда.

С использованием данных индивидуальных дневников готовится отчетность структурных подразделений, которая в свою очередь обеспечивает материалом общеархивную отчетность.

Архивы отчитываются о выполнении плановых заданий перед вышестоящими архивными органами раз в год.

Кроме того, в них для учета рабочего времени работников ведутся табели учета рабочего времени. Они обеспечивают контроль за использованием рабочего времени, состоянием трудовой дисциплины, помогают при начислении заработной платы.

В архивных учреждениях осуществляется контроль за выполнением плановых заданий и качеством работы. Практикуется ежеквартальное заслушивание итогов работы на дирекциях архивов, проводятся проверки работы структурных подразделений и сотрудников.