18 Ноября 1919 г.

Когда даты дела или отдельные его элементы определяются приблизительно, на основании анализа содержания документов, то пределы колебаний оговариваются, а даты или отдельные их элементы берутся в квадратные скобки, например:

[Не ранее октября] 1924 г.; 18 [января] 1899 г. — 27 февраля 1899 г.

Для закрепления порядка расположения документов и обеспечения их сохранности все листы нумеруются. Для сокращения затрат труда нумерация производится не постранично, а полистно. Нумерация производится черным карандашом или механическим нумератором в правом верхнем углу без точки; фотографии и другие иллюстрированные материалы нумеруются на обратной стороне слева сверху. Нумеруются по порядку все листы, имеющие какие-либо записи. Чистые листы не нумеруются. Листы дел, разделенных на тома, нумеруются по каждому тому отдельно.

Конверт с вложениями, имеющий надписи, нумеруется как один лист, чистые конверты не нумеруются. Каждое вложение в конверт нумеруется очередным номером вслед за конвертом. Если вложение нельзя пронумеровать (медали, ткани и т.д.), его наличие оговаривается в заверительной надписи.

Лист любого формата, пришитый за один конец, нумеруется как один лист. Лист, сложенный и прошитый за середину, нумеруется как два листа.

Если в дело вшита брошюра, то ее листы нумеруются подряд валовой нумерацией, либо ее наличие оговаривается в заверительной надписи, например: “Между л. 48 и 49 брошюра на 20 листах”.

Листы внутренней описи нумеруются отдельно, количество их обозначается в заверительной надписи после общего количества листов в деле через знак “+”.

После нумерации дел составляется заверительная надпись. В ней оговариваются шифр дела (номера фонда, описи и дела), количество листов, наличие пропущенных и литерных листов, а также особенности нумерации и физического состояния дел. Кроме того, в заверительной надписи указывается дата ее составления, должность и подпись сотрудника, составившего этот документ.

Завершается описание дел оформлением обложки дела (приложение 15). Эта работа проводится после утверждения описей экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения. На обложке дела указывается архивный шифр, состоящий из сокращенного названия архива, номеров фонда, описи и дела. Архивные шифры на обложках проставляются специальным штампом в левом нижнем и правом верхнем углах. Кроме того, на обложки выносятся заголовки дел, крайние даты и количество листов. Ниже записи о количестве листов отмечается срок хранения дел. Для дел постоянного хранения пишется: “Хранить постоянно”.

§ 3. Историческая справка учреждения-фондообразователя

Историческая справка — самостоятельный вид научно-справочного аппарата к архивному фонду учреждения. Она составляется на каждое учреждение, документы которого передаются на государственное хранение.

В исторической справке отражается история учреждения-фондообразователя и история его документального фонда. В ее первой части освещаются:

1. Исторические условия, в которых возникло и действовало учреждение;

2. Причина создания учреждения;

3. Основание и дата образования учреждения;

4. Основные вопросы и масштаб деятельности учреждения, его подчиненность;

5. Задачи и функции учреждения, его структуры, подведомственная сеть, если таковая имеется;

6. Изменения в названии, функциях, структуре, подчиненности и ведомственной сети;

7. Дата и причины ликвидации или реорганизации, а также название учреждения, унаследовавшего его функции.

Одним из основных требований всех сообщаемых в исторической справке сведений о создании, реорганизации и ликвидации учреждения, его структурных подразделений является наличие ссылок на законодательные и распорядительные акты. Не допускаются выражения типа: “В результате последующих постановлений Главное управление было упразднено”, “В дальнейшем отдел был ликвидирован”. В справках необходимо делать ссылки с указанием, где опубликованы или где находятся эти акты (номера фонда, описи, дела и листов). Если такие акты отсутствуют, допускается ссылка на сведения из штатных расписаний. Ссылки даются в конце листа под текстом.

Историческая справка излагается повествовательно. Сведения по истории учреждения даются в хронологической последовательности.

Во второй части исторической справки приводятся сведения об истории документального фонда учреждения и его составе, указываются объем фонда, крайние даты и состояние документов, сведения о передаче материалов фондов на государственное хранение правоприемнику или другому учреждению, о выделении из фонда дел, не подлежащих хранению.

Вторая часть справки начинается с изложения сведений о том, когда и за какой период проведена обработка документов (т.е. экспертиза их ценности, отбор документов на постоянное, долговременное хранение и к уничтожению), какие описи (постоянного, долговременного и по личному составу) составлены в результате обработки. Здесь же указывается объем дел по каждой описи, подробно характеризуются состав документов фонда, их физическое состояние. Характеристику состава документов не следует ограничивать перечислением их видов. В ней целесообразно показать содержание и полноту представленных материалов, наличие документов вышестоящих и подведомственных учреждений, а также дел, выходящих за хронологические рамки фонда, отсутствие тех или иных материалов.

В справке раскрывается состав научно-справочного аппарата к описям (наличие оглавления, предисловия, списка сокращенных слов, указателей и т.п.), оговаривается состав документов, выделенных к уничтожению, наличие акта об их списании, его номер и дата, количество дел, выделенных к уничтожению.

Если учреждение прекратило свою деятельность, в исто­рии фонда указывается, куда переданы документы постоян­ного хранения (в госархив, правоприемнику, вышестоящей организации), а также место хранения документов по личному составу.

Как правило, историческая справка действующего учреждения составляется за тот период, за который проводится научно-техническая обработка документов. Поэтому при первом их упорядочении составляется полная историческая справка со сведениями с момента образования учреждения, при последующих обработках готовятся дополнения к ней.

Историческая справка подписывается составителем описи. Хранится она в деле фондов.