§ 3. Классификация документов в пределах архивных фондов

Под классификацией документов в пределах архивного фонда понимаются их группировка и расположение в фонде.

Она определяется исторически сложившейся структурой фондообразователя, характером его деятельности, составом и содержанием документации. Классификационной единицей выступает дело (единица хранения), которое состоит из одного или совокупности документов, объединенных общим признаком, и заключенных в отдельную обложку.

Основы организации фонда закладываются еще до его поступления в государственный архив. В процессе делопроизводства документы формируются в единицы хранения в соответствии с номенклатурой дел. Затем документальный фонд уч­реждения поступает в ведомственный архив, где из него формируют архивный фонд для последующей передачи на государственное хранение.

В государственных архивах с уже сложившейся документацией классификация архивных фондов проводится только при переработке описей и обработке личных фондов.

Классификация документов архивных фондов состоит из двух этапов: 1) создание единиц хранения, родственных по содержанию, авторству, времени или другим признакам; 2) расположение их в фонде на основе схемы систематизации дел фонда. Схема систематизации фонда является основанием для внутренней организации архивного фонда и закрепляется описью дел фонда.

При разработке схем систематизации применяются следующие признаки группировки дел:

— структурный в соответствии со структурой учреждения;

— хронологический (по периодам и датам деятельности учреждения);

— функциональный, отраслевой, тематический, предметно-вопросный (с учетом функций или отраслей деятельности учреждения, тем или вопросов, которых касается содержание документов);

— номинальный (по родам дел, видам и разновидностям документов);

— корреспондентский (по учреждениям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);

— географический — в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими понятиями, с которыми связаны содержание документов, их авторы или корреспонденты;

— авторский (по названиям учреждений или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

Не все из перечисленных признаков имеют одинаковое значение. Среди них есть признаки, которые выступают в качестве ведущих, есть и такие, которые почти всегда бывают второстепенными. Ведущими классификационными признаками являются признаки, характерные для всех материалов архивного фонда. На их основе в схеме систематизации создаются общие, самые крупные группы и подгруппы дел.

Выбор ведущих признаков классификации обусловливается характером деятельности фондообразователя, его организационной структурой, объемом, составом и содержанием документов, особенностями делопроизводства. Наиболее часто применяются структурный и хронологический признаки, причем в совокупности. Их сочетание дает две разновидности схем систематизации: хронологически-структурную и структурно-хронологическую.

Хронологически-структурная схема систематизации применяется, как правило, для классификации дел фондов действующих учреждений, учитывая их дальнейшее пополнение.

При этой схеме дела группируются прежде всего по времени их создания (годам, периодам), а в пределах каждой хронологической группы — по структурным подразделениям. По такой схеме, например, построена опись дел фонда Министерства финансов БССР за 1971—1975 гг.

1971 г.

1. Общий отдел.

2. Бюджетное управление.

3. Управление госдоходов.

4. Управление финансирования промышленности и т.д.

1972 г.

1. Общий отдел.

2. Бюджетное управление.

3. Управление госдоходов.

4. Управление финансирования промышленности и т.д.

Хронологически-структурная схема классификации дел дает возможность сразу же определить, какие реорганизации и когда происходили в структуре фондообразователя.

Структурно-хронологическая схема систематизации применяется для классификации дел учреждений, имеющих стабильную структуру и уже прекративших свою деятельность. Согласно этой схеме, дела сперва группируются по структурным подразделениям, а внутри структур — по годам. Такая схема применена для систематизации документов ликвидированного Министерства кинематографии БССР за 1944—1953 гг.

1. Общий отдел 1944, 1945, 1946 гг. и т.д.

2. Отдел производства фильмов 1949, 1950, 1951 гг. и т.д.

3. Эксплуатационный отдел 1950, 1951, 1952 гг. и т.д.

В качестве ведущих могут применяться и другие признаки. Для учреждений, не имеющих структурных подразделений, используются хронологически-номинальная или хронологически-функциональная схемы. В первой схеме дела вначале располагаются по хронологии, внутри годовых разделов — по видам документов и их значимости. Так построена, например, опись фонда Белорусского территориального комитета профсоюза рабочих геологоразведочных работ за 1960—1970 гг.

1960 г.

1. Постановления ВЦСПС и ЦК профсоюза рабочих геологоразведочных работ.

2. Протокол 1-й Белорусской территориальной конференции рабочих геологоразведочных работ от 6 января 1960 г. и материалы к нему.

3. Протокол 1-го организационного Пленума Белтеркома профсоюза рабочих геологоразведочных работ от 7 января 1960 г. и материалы к нему и т.д.

1961 г.

1. Постановления ВЦСПС и ЦК профсоюза рабочих геологоразведочных работ.

2. Протокол III Пленума Белтеркома профсоюза рабочих геологоразведочных работ от 5 января 1961 г. и материалы к нему.

3. Протокол IV Пленума Белтеркома профсоюза рабочих геологоразведочных работ от 30 марта 1961 г. и материалы к нему и т.д.

При систематизации дел по хронологически-функцио­нальной схеме группировка вначале проводится по хронологическому признаку, а затем по функциям (видам, направлениям) деятельности фондообразователя, например:

1980 г.

1. Руководство.

2. Планирование.

3. Финансирование и т.д.

1981 г.

1. Руководство.

2. Планирование.

3. Финансирование и т.д.

Схема систематизации не только устанавливает классификационные группы, но и определяет порядок расположения дел в них. При этом учитываются виды, авторы, содержание, хронологические рамки документов, их значимость, производственная соподчиненность и взаимная связь.

Например, в общем отделе Министерства финансов БССР дела расположены в следующем порядке:

1. Постановления и распоряжения Минфина СССР.

2. Постановления СМ БССР.

3. Распоряжения СМ БССР.

4. Приказы и инструкции Минфина СССР.

5. Приказы Минфина БССР.

6. Протоколы заседаний коллегии Минфина БССР.

При расположении дел во внимание приняты значимость видов документов и авторов, а также соподчиненность учреждений.

Нередко в делопроизводстве учреждений в течение года образуется ряд однотипных дел. Так, в Совете Министров БССР в 1969 г. сформировано 12 дел с его распоряжениями. В описи они расположены в хронологическом порядке:

Распоряжения СМ БССР № 1р-75р 2 января — 31 января 1969 г.

Распоряжения СМ БССР № 76р-178р 3 февраля — 28 февраля 1969 г.

Распоряжения СМ БССР № 179р-291р 3 марта — 31 марта 1969 г. и т.д.

При расположении дел по хронологии необходимо помещать вначале дела, имеющие полную датировку (число, месяц, год), затем дела, датированные месяцем и годом, и наконец дела, датированные только годом, например 10 января 1921 г. (начальная дата дела); 29 марта 1921 г. (начальная дата дела); июль 1921 г. (начальная дата дела); 1921 г. (начальная дата дела). Если окажется несколько дел, имеющих одну и ту же начальную дату, первыми следует располагать дела, которые имеют более ранние конечные даты. Например:

1. 3 января 1929 г. — 30 октября 1929 г.

2. 3 января 1929 г. — 18 ноября 1929 г.

3. 3 января 1929 г. — 21 декабря 1929 г. и т.д.

При систематизации однотипных дел, различающихся лишь авторами, может использоваться алфавитный порядок расположения. Например, в описи фонда ЦИК БССР за 1931 г. отложился ряд дел с протоколами заседаний президиумов райисполкомов и горисполкомов. Они отсистематизированы по алфавиту их авторов, например протоколы заседаний президиума Бегомльского райисполкома; протоколы заседаний президиума Белыничского райисполкома; протоколы заседаний Березинского райисполкома и т.д.

При распределении дел по схемам систематизации необходимо иметь в виду следующее:

— дела относятся к тому году, в котором они начаты производством или в котором поступили в данное учреждение из другого учреждения для продолжения делопроизводством;

— планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены независимо от времени их составления; перспективные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы — к последнему году отчетного периода;

— дела, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены делопроизводством.

Работа по систематизации документов фондов проводится в белорусских архивах главным образом карточным способом. Каждое дело описывается на карточке. При этом указываются все необходимые элементы описания и ставится временный номер как на карточке, так и на обложке дела. Составленные карточки группируются и располагаются по принятой классификационной схеме и нумеруются еще раз, а потом в такой же системе группируются, располагаются и нумеруются дела фонда.

Карточный способ избавляет архивистов от многократной раскладки дел по группам, подгруппам, значительно экономит рабочее время и облегчает работу.