§ 3. Методическая работа архивных учреждений

Для изучения и обобщения практического опыта архивные учреждения ведут методическую работу. Она заключается в разработке и совершенствовании методов проведения архивных работ и внедрении их в практику. Методическая работа базируется на результатах научных исследований и обобщении передового опыта работы государственных архивов.

Основными ее формами являются:

— составление методических пособий;

— обсуждение и решение методических вопросов на заседаниях совещательных органов (методических комиссий, ЭПК и др.);

— изучение и обобщение передового опыта;

— методическая помощь сотрудникам архива.

Методические пособия создаются архивными учреждениями на основе действующих нормативных и методических документов общего характера, научных разработок научно-исследовательских учреждений Беларуси и зарубежных стран, по направлениям и видам работ государственных и ведомственных архивов. При этом учитывается и обобщается имеющийся опыт работы.

В методических пособиях конкретизируются общие методические положения и определяются особенности работы применительно к специфике профильных для архива документов. В них указываются цели, основные задачи, методы и порядок проведения работы, подкрепляемые конкретными примерами, а также в необходимых случаях способы внедрения и ожидаемый эффект.

Методические пособия, создаваемые в архивных учреждениях, имеют много видов: методические указания, методические рекомендации, рабочие инструкции, памятки и др.

Инструкции разрабатываются по отдельным видам работы (каталогизация, учет, редактирование описей и т.д.) или по отдельным группам документов, отражающим особенности конкретного архива. Инструкции пишутся по пунктам в императивной форме. Например, бывшим ЦГАОР БССР разрабо­тана Инструкция по выдаче и подкладке дел из архивохра­нилища.

Методические указания по своей форме и назначению сходны с инструкциями, но содержат больше организационных вопросов. Чаще они создаются для подведомственных архивных учреждений или ведомственных архивных и делопроизводственных служб для усовершенствования приемов проводимых работ. К ним могут прилагаться формы документов, различные перечни и т.д. Например, Архивным управлением при СМ БССР были разработаны для архивных учреждений “Мето­дические указания об учете работы по каталогизации документальных материалов госархивов БССР и их филиалов”.

Методические рекомендации и методические письма разрабатываются по конкретным вопросам и излагаются в повествовательной форме. В них обычно дается объяснение причин, вызвавших необходимость проведения данной работы, иногда дается краткий обзор ее состояния. В 1989 г. Главархив БССР, например, подготовил “Методические рекомендации по проведению целевой экспертизы фондов”.

Рабочие инструкции определяют организацию и методику работы по конкретному заданию (подготовка сборника документов к изданию, обработка фондов и др.). Они имеют, как правило, разделы: цели и задачи работы, состав материалов, по которым они проводятся, организация работы (в том числе последовательность проведения), методические указания по выполнению каждого вида работы (с примерами). К рабочей инструкции нередко составляется расчетная часть, в которой указываются объемы каждого вида работы, нормы выработки и бюджет времени по разрабатываемой теме. К ней могут прилагаться различные справки, схемы, таблицы, помогающие проведению работы. Например, в ЦГАОР БССР широко практиковалась подготовка рабочих инструкций при усовершенствовании описей фондов (в том числе Наркомата финансов БССР, Наркомата продовольствия БССР, НК РКИ БССР, Белкоопсоюза, Центрального совета профсоюзов БССР и др.).

Памятки — это краткие методические пособия менее официального характера. В них включаются установленные методические нормы по каким-либо конкретным вопросам. Памятки составляются для того, чтобы обеспечить полное единство выполнения работы, проводимой работниками различной квалификации. Например, чтобы облегчить работу сотрудникам архива в ЦГАОР БССР, была подготовлена “Памятка-вопросник проведения контрольной проверки организации документов в делопроизводстве, обеспечения сохранности и упорядочения документов в учреждениях, организациях и на предприятиях”.

Разработка методических пособий требует углубленной серьезной работы и проводится квалифицированными сотрудниками. Она включает следующие этапы: разработка плана, подготовка проекта, рецензирование и обсуждение его методической комиссией (ЭПК), доработка проекта по замечаниям и предложениям, окончательное оформление проекта и утверждение пособия руководством архивного учреждения.

Для рассмотрения и решения вопросов методического обес­печения работ в архивах создаются методические (экспертно-методические) комиссии.

Правильная организация работы, постановка планирования, учета и отчетности, состояние контроля — залог успешной работы архивных учреждений.

*В практике работы госархивов Беларуси встречаются случаи, когда отдельные архивные фонды хранятся в нескольких архивах.

1Тематика исследований по документам государственных архивов БССР за 1971—1972 гг.: Справочник. Мн., 1974; То же за 1973—1976 гг. Мн., 1978; То же за 1977—1979 гг. Мн., 1980.