конспект лекций УМПС все спец
.pdfсправи, трудові акції, будь-яка спільна праця людей починаються, здійснюються і завершуються за допомогою різних за формою, змістом і функціями ділових бесід.
Залежно від кількості учасників бесіди поділяються на індивідуальні та групові. Ми розглянемо характеристики індивідуальної бесіди, а також різновиди групової
3. Стратегії поведінки під час ділової бесіди.
Манери, одяг, жести, міміка, інтонації – усе промовляє до слухачів і все або посилює вплив сказаного, або, навпаки, послаблює його.
При проведенні ділової бесіди необхідно занти:
1.Коли йдеш в аудиторію, одягнутися треба просто й пристойно. В одязі не повинно бути нічого вишуканого і крикливого: психологічна дія на слухачів починається до моменту мовлення з появи перед аудиторією.
2.Говорити треба голосно, ясно, чітко, немонотонно, по можливості виразно й просто. У тоні повинна вчуватися впевненість, переконаність, сила. Не потрібно повчального тону: нетактовного – для дорослого, нудного – для молоді.
3.Мовлення не треба вести «одним махом»; воно повинно бути живим словом. Тон мовлення варто змінювати – підвищувати й знижувати його залежно від змісту і значення конкретної фрази, адже тон завжди виділяє. Не можна забувати про паузи між окремими частинами усного мовлення (вони – як абзац у писемному мовленні).
4.Мовлення ефективно оживлюють жести, але користуватися ними треба обережно: жести повинні відповідати змістові й значенню даної фрази або окремого слова, мусять діяти одностайно з тоном, тільки тоді вони посилюють мовлення. Остерігаймося частих метушливих, різких рухів рук – це набридає й дратує.
5.Мовець не повинен «прикипати» поглядом до якоїсь однієї точки (наприклад, до відкритих, допитливих очей одного слухача або стіни, у яку впирається погляд, понад головами слухачів) – це призведе до втрати контакту з аудиторією, контролю над її налаштованістю на тему тощо.
6.Мовець повинен мати витримку, володіти собою в будь-якій несприятливій обстановці.
7.У мовленні недопустимий шаблон, штампи особливо небезпечні на початку й наприкінці тексту.
8.Простота і ясність викладу– найвищі його якості.
9.Щоб досягти мети, добитися успіху, потрібно: а) завоювати увагу; б) утримати увагу до кінця комунікативної ситуації. Цьому сприяє лаконізм, добрий темп мовлення, короткі свіжі відступи, обрамлення тексту та ін.
10.Якщо не вистачає власної «глибокої думки», можна скористатися «мудрістю древніх», зберігаючи при цьому міру, щоб не втратити своєї особистості між Лермонтовими, Толстими, Діккенсами. Однак найголовніше – вкладаймо душу у свій виступ: справжня емоційна щирість допоможе більше, ніж будь-які правила.
Велике значення для успішного перебігу ділової бесіди має погляд. Залежно від того, як довго партнер дивиться нам у вічі під час бесіди і скільки часу загалом затримує на нас свій погляд, спілкування з ним може бути приємним чи ми відчуємо деяку незручність, а то й недовіру до нього. Спостереження показали, що для налагодження добрих взаємин з іншою людиною слід дивитись на неї від 60% до 70% усього часу розмови. Важливо також і те, куди дивиться наш співрозмовник – у яку ділянку обличчя й тіла спрямовує свій погляд. Відповідно до цього практики, котрі вміють правильно інтерпретувати невербальні сигнали, розрізняють світський, інтимний і діловий погляд. Щоб створити атмосферу серйозності під час бесіди і справити відповідне враження на свого співрозмовника, слід супроводжувати свої слова діловим поглядом, тобто спрямовувати свій погляд на чоло співрозмовника і не опускати свої очі нижче його очей.
Укожному разі – чи то йдеться про переговори, чи про покарання несумлінного
81
працівника – діловий погляд без зайвих слів і погроз свідчитиме про серйозність ваших намірів (за О. Корніякою).
4. Співбесіда з роботодавцем.
Співбесіда з роботодавцем є основним методом оцінки та відбору кандидатів при влаштуванні на роботу. Успіх чи неуспіх залежить як від професійних якостей (освіта, досвід, кваліфікація тощо), так і від того, як кандидат зарекомендує себе на співбесіді.
Типи співбесід:
Попередня співбесіда – спілкування з роботодавцем телефоном з метою первинного виявлення відповідності претендента вимогам вакансії.
Перша та друга співбесіди. Перша – проходить з представником відділу кадрів або агентства з набору персоналу, її мета така ж як і попередньої співбесіди. Друга – безпосередньо з тим, хто приймає остаточне рішення щодо працевлаштування.
Співбесіда з представниками кадрових агентств для надання замовникові списку кандидатів на співбесіду з роботодавцем.
Співбесіда, що проводиться комісією. Цей вид співбесід використовується корпораціями, державними органами влади.
Групова співбесіда. Цей вид співбесід практикують деякі компанії для відбору одного або декількох працівників з групи претендентів.
Підготовка до співбесіди:
‒забезпечте себе інформацією про підприємство (організацію), куди Вас запрошено на співбесіду;
‒підготуйте копію усіх необхідних документів; заздалегідь потурбуйтеся про прізвища й телефони людей, які можуть Вас порекомендувати, і не забудьте узгодити це з ними;
‒дотримуйтесь ділового стилю в одязі;
‒визначте місце знаходження підприємства і маршрут, щоб не спізнитися на зустріч;
‒складіть приблизний перелік очікуваних запитань і дайте на них відповіді;
‒підготуйте запитання, які Ви хочете поставити роботодавцю (якщо Вам запропонують);
‒налаштуйтеся на співбесіду позитивно.
Ваша поведінка під час співбесіди:
‒якщо Ви прийшли до офісу, будьте з усіма ввічливими та терплячими;
‒відрекомендуйтеся на початку співбесіди та зачекайте на запрошення сісти;
‒тримайтеся вільно, але офіційно;
‒встановіть візуальний контакт з роботодавцем;
‒уважно вислухайте запитання, не перебивайте співрозмовника, якщо не зрозуміли – не соромтеся уточнити;
‒відповідайте коротко, по суті; будьте об’єктивними та правдивими, але не надто відвертими;
‒якщо є необхідність подати негативну інформацію про себе, то обов’язково підкріпіть
їїпозитивною;
‒уточніть, як Ви можете дізнатись про результати співбесіди.
Упроцесі співбесіди Ви здобудете цінний досвід, навіть якщо Вам не запропонують роботу (Київський інститут інвестиційного менеджменту).
5. Етикет телефонної розмови.
Основою успішної телефонної розмови є компетентність, тактовність,
доброзичливість, володіння прийомами ведення бесіди, бажання швидко і ефективно вирішити проблему або надати допомогу для її вирішення. Важливо, щоб службова телефонна розмова велася у спокійному тоні і викликала позитивні емоції.
82
Ефективність телефонної розмови залежить від емоційного стану людини, від настрою. Під час розмови потрібно вміти зацікавити співрозмовника своєю справою. Тут вам допоможе правильне використання методів переконання. Це можна зробити за допомогою інформації, голосу. Потрібно тільки звертати увагу на ці «дрібниці» під час телефонної розмови. Самому ж потрібно говорити рівно, стримано, стримувати свої емоції, старатися не перебивати співрозмовника. Якщо ваш співрозмовник проявляє схильність до суперечок, виказує несправедливі звинувачення, то наберіться терпіння і не відповідайте йому тим самим, частково визнайте його правоту, намагайтесь зрозуміти мотиви його поведінки. Намагайтесь коротко і ясно викладати свої аргументи. В телефонній розмові краще не використовувати професійних виразів, які можуть бути незрозумілі співрозмовнику.
Потрібно пам’ятати, що швидке або заповільне проголошення слів затрудняє сприймання. Особливо слідкуйте за проголошенням чисел, імен, сіл, міст, прізвищ, які погано сприймаються на слух.
Перед тим, як подзвонити кому-небудь, пам’ятайте, що тривалість телефонних дзвінків негативно впливає на нервову систему, непотрібні телефонні розмови порушують робочий ритм, заважають вирішенню важливих питань, вимагають глибокого аналізу.
Дзвінок на домашній телефон діловому партнеру, співробітнику для службової розмови може бути виправданий тільки серйозною причиною, кому ви б не дзвонили – начальнику чи підлеглому. Вихована людина не буде дзвонити після 22 год., якщо для цього немає вагомої причини або не отримано попередньої домовленості на цей дзвінок.
У телефонній розмові 30-40% займають повторення слів, фраз, непотрібні паузи і зайві слова. До телефонної розмови треба ретельно готуватися: заздалегідь підібрати усі матеріали, документи, мати під рукою потрібні номери телефонів, адреси організацій, календар, ручку, папір і т.д. Перед тим, як набрати номер, потрібно чітко і точно визначити мету розмови і свою тактику. Складіть план бесіди, запишіть питання, які хочете вирішити або дані, які хочете отримати, продумайте, у якому порядку ви запитуватимете співрозмовника. Першою фразою намагайтеся зацікавити співрозмовника. При обговоренні декількох питань по черзі закінчуйте обговорення одного питання і переходьте до наступного.
При підготовці до ділової бесіди телефоном намагайтеся відповідати на такі запитання:
Яку головну мету ви ставите перед собою в майбутній телефонній розмові? Чи могли б ви обійтися без цієї розмови?
Чи готовий до обговорення цієї теми співрозмовник? Які запитання ви маєте поставити?
Які запитання вам поставить співрозмовник?
Які прийоми впливу на співрозмовника ви можете використати під час розмови? Як ви будете поводити себе, якщо ваш співрозмовник рішуче заперечить, перейде
на підвищений тон, не відреагує на ваші докази (пропозиції)?
Для підготовки до ділової розмови телефоном, особливо міжміської і міжнародної, краще підготувати спеціальний бланк, у якому майбутню розмову записують.
По закінченні ділової телефонної розмови витратьте 3-5 хвилин на аналіз змісту і стилю розмови. Проаналізуйте свої враження. Знайдіть слабкі місця у розмові. Спробуйте зрозуміти причину своїх помилок.
83
ТЕМА 4.
ФОРМИ КОЛЕКТИВНОГО ОБГОВОРЕННЯ ПРОФЕСІЙНИХ ПРОБЛЕМ
Структура теми
1.Наради, збори як форми прийняття колективного рішення.
2.Перемовини, дискусії як форми колективного обговорення. Мистецтво перемовин.
3.«Мозковий штурм» як евристична форма, що активізує креативний потенціал співрозмовників під час колективного обговорення проблеми. Технології проведення «мозкового штурму».
Ключові слова і поняття:
дискусія, диспут, полеміка, дебати, евристика, спір-монолог, спір-діалог, спір-полілог, метод «мозкового штурму».
1. Наради, збори як форми прийняття колективного рішення.
Збори, нарада – це форми міжперсонального професійного спілкування, а дискусія
– полілогічного.
Вимоги до зборів
1.Збори проводяться при визнанні необхідності їх більшістю колективу.
2.Збори повинні допомагати досягненню конкретно поставленої мети.
3.Збори повинні бути плановими (що не включає можливості проведення оперативних засідань, коли в цьому є необхідність).
4.Збори повинні слугувати глибокому обговоренню актуальних питань, які хвилюють кожного члена колективу.
5.Збори повинні допомагати сприйняттю продуманих, значимих для колективу рішень.
6.Збори повинні забезпечити заслуховування звіту кожного і колективного прийняття оцінки його діяльності.
7.На кожних чергових зборах необхідно заслуховувати інформацію про виконання раніше прийнятих рішень.
8.Періодично повинен проводитися глибокий аналіз діяльності всього колективу з метою подолання недоліків в роботі і пошуків резервів її подальшого удосконалення.
9.Збори повинні допомогти удосконаленню організації роботи.
Організація наради на підприємстві
В організації ділової наради на підприємстві можна виділити три етапи:
1)підготовка наради;
2)проведення наради;
3)підведення підсумків наради.
Зміст організації наради на підприємстві
1.Підготовка наради:
1.1.Планування наради.
1.2.Підготовка доповіді і проекту рішення.
1.3.Підготовка документів і приміщення.
1.4.Підготовка учасників до наради.
2.Проведення наради:
2.1.Відкриття наради.
2.2.Оголошення доповіді.
2.3.Відповіді на запитання.
2.4.Обговорення доповіді.
3.Підбиття підсумків наради:
84
3.1.Прийняття рішення.
3.2.Підписання протоколу.
3.3.Контроль виконання прийнятих рішень.
План проведення наради складається з таких пунктів:
‒порядок денний;
‒хто проводить нараду (директор, заступник директора, головний бухгалтер та ін.);
‒дата і час проведення;
‒місце проведення;
‒склад присутніх;
‒тривалість наради.
Проте регулярні наради типу щоденних, а також оперативок, як правило, наперед обумовленого порядку денного не мають. На них вирішують поточні, оперативні питання діяльності підприємства, підрозділу.
Рішення про проведення наради приймає керівник.
Мету наради необхідно формулювати чітко й однозначно. Мета проведення наради може бути різною: одержання і роз'яснення інформації (заслуховують і обговорюють звіти підлеглих і керівників, з'ясовують подробиці та ін.); обмін інформацією, інструктування підлеглих, консультації, обговорення, необхідні при підготовці важливих рішень, визначення завдань і шляхів їх виконання; стимулювання нових ідей і пропозицій; розробка і прийняття колективного рішення, аналіз конфліктних ситуацій; погоджування спільних дій, координація строків, розподіл ресурсів, визначення методів роботи різних структур управління; обговорення запланованих заходів, програм і проектів рішень та ін.
Визначаючи мету наради, слід чітко уявляти очікуваний результат (розробка рекомендацій, переконання опонентів, повідомлення нової інформації, погодження дій у певній ситуації тощо).
Вимоги до порядку денного наради:
‒має містити оптимальну кількість питань (один-два пункти);
‒формулювання питань має бути чітким і зрозумілим для усіх учасників наради;
‒послідовність питань повинна бути логічно і психологічно виправданою.
Першими у порядок денний включають питання, з яких не передбачається гостра полеміка. Потім обговорюють найбільш спірні проблеми, дискусія з яких може бути гострою і тривалою. Зазначений порядок дає змогу розпочати обговорення дискусійних проблем у спокійній обстановці, уникнути упередженості, послабити увагу емоційних факторів.
Якщо у порядку денному кілька питань, першими доцільно обговорювати ті, які стосуються усіх присутніх, а потім у більш вузькому колі ті, що залишилися.
Нерідко порядок денний включає «Різне». Оскільки термін не несе конкретної інформації, рекомендується доповнювати цей пункт коротким переліком питань, що підлягають обговоренню, наприклад: «Про відрядження Василенка В. С.».
Тривалість наради не повинна перевищувати 1,5 год., а оперативної– 30-35 хв. Нараду доцільно проводити у другій половині дня, під час другого піку добової
працездатності, оскільки перша більш продуктивна для самостійної роботи. Не рекомендується проводити більше однієї наради на день, тим більш з постійним складом учасників.
Склад учасників наради встановлюють згідно з її метою і порядком денним. Він визначається ступенем ділової зацікавленості потенційних учасників, їхньою компетентністю, бажанням і здатністю брати активну участь в обговоренні, вносити свої пропозиції, передбачуваною участю в реалізації рішень наради та іншими факторами.
Способами оповіщення учасників наради (вони залежать від умов роботи і розташування підприємства, кола учасників, технічних засобів) можуть бути:
‒доведення до відома працівників графіку нарад;
‒оголошення;
85
‒запрошення;
‒повідомлення телефоном або по радіомережі та ін.
При цьому не рекомендується використовувати фразу «Присутність обов'язкова». Запрошення слід розсилати якомога раніше. Його текст має бути чітким і не викликати запитань у адресата.
2. Перемовини, дискусії як форми колективного обговорення. Мистецтво перемовин.
Форми проведення дискусії
Обговорення багатьох суспільно-політичних, морально-етичних, екологічних, культурно-освітніх, професійних проблем сучасного суспільства досягається шляхом відкритого обміну думками, широкого суспільного (або колективного) діалогу, у процесі якого виникає можливість компетентно і всебічно проаналізувати життєво важливі проблеми, висунути й аргументовано відстояти власний погляд на обговорювану проблему, яка має спірний характер, знайти шляхи і способи її вирішення або сформувати громадську думку щодо неї. Загальноприйнятим жанром проведення таких форм ділової комунікації є дискусія. Найчастіше вона функціонує як складова таких форм спілкування, як нарада, збори, конференції, але може мати і самостійне значення.
Дискусія (лат. – дослідження, розгляд, розбір) – це:
1)спір, суперечка окремих осіб, співрозмовників;
2)широке публічне обговорення якогось суперечливого питання на зборах, у пресі
тощо.
Метою дискусії є з’ясування і зіставлення різних поглядів на ту чи іншу проблему, пошук, виявлення істинної думки, знаходження правильного рішення спірного питання. В такому спорі ретельно відбирають і аналізують докази, зважено оцінюють позиції і погляди протилежної сторони, тобто, по суті, ведеться спільний пошук істини. Звичайно, така дискусія можлива тільки між компетентними людьми, які знають певну проблему, зацікавлені в її вирішенні.
Характер дискусії визначається і соціальною значущістю проблеми, що обговорюється. Предметом спору можуть бути питання, що відбивають загальнолюдські інтереси (проблеми екології, виживання людства, збереження миру), порушуватися можуть і національні інтереси, інтереси певних соціальних прошарків суспільства, групові інтереси (людей певної професії, колективів, відомств, неформальних об’єднань) тощо.
Окрім дискусії, найпоширенішого жанрового різновиду спору, дослідники виділяють ще й інші види: диспут, полеміку, дебати, евристику.
Диспут – публічний спір на наукову чи публіцистичну, суспільно важливу тему. Полеміка – спір з метою захистити, обстояти свою думку, спростувати думку
опонента. Служить вихованню активної громадянської позиції, часто супроводжується конфронтацією, протиборством сторін, ідей.
Дебати – обмін думками на сцені з якого-небудь питання, суперечка. Евристика – спір, розрахований на перемогу будь-якою ціною.
На специфіку спору впливає кількість осіб, які беруть участь в обговоренні проблемних питань. За цією ознакою виділяються три основні групи:
– спір-монолог (людина сперечається сама з собою, це так званий внутрішній спір);
– спір-діалог (полемізують дві особи);
– спір-полілог (ведеться декількома або багатьма особами).
У свою чергу спір-полілог може бути масовим (всі присутні беруть участь у спорі) і груповим (спірні питання вирішує певна група осіб у присутності всіх учасників).
Чимало ділових зборів, нарад або вирішення окремих питань на них проводиться у формі ділової масової дискусії.
86
Виступ у процесі дискусії, як правило, не готується завчасно, а є спонтанною реакцією на щойно почуте від промовця, доповідача. У лаконічному виступові промовець може порушити одне-два питання або дати конкретну відповідь на поставлені йому запитання, не відходячи при цьому від теми дискусії.
Змістовний виступ передбачає:
‒виклад суті обговорюваного питання;
‒акцентування на основному;
‒висловлення свого ставлення й оцінки;
‒підкріплення своїх доказів чи думок прикладами (посиланнями на джерела).
Адресувати своє звернення промовець повинен до всіх присутніх, побудувавши його так, щоб одержана ними інформація була зрозумілою й лягла в основу їх власних роздумів і висновків. Допомагає у цьому грамотно побудована структура виступу, яка багато в чому залежить від методів викладення матеріалу (див. табл. 11).
Таблиця 11
|
Основні методи викладення матеріалу |
|
|
Метод |
Визначення |
Індуктивний |
викладення матеріалу від конкретного до загального |
Дедуктивний |
викладення матеріалу від загального до конкретного |
Метод аналогії |
зіставлення різних явищ, подій, фактів |
Концентричний |
розташування матеріалу навколо основної проблеми |
Ступінчастий |
послідовне викладення одного питання за іншим |
Історичний |
викладення матеріалу в хронологічній послідовності |
Основний засіб спілкування під час дискусії – діалог, який одночасно ведуть тільки двоє учасників. Дуже важливо, щоб учасники дискусії добре підготувалися, мали при собі переконливі матеріали для аргументації власної думки. Велике значення має також їхня манера мовлення, культура спілкування, щирість і відкритість у взаєминах з опонентами, повага до них і терпимість до їх позиції.
Голова дискусії регулює її хід, усі процедури, оголошує тему, питання для обговорення, представляє виступаючих, стежить за регламентом, керує обміном думок, підсумовує результати дискусії, виголошує заключне слово.
У процесі дискусії і слухачі, і учасники оцінюють ту чи іншу пропозицію, думку, зауваження. Важливо, щоб ця оцінка була об'єктивною, тобто заснованою на реальних фактах, доведених положеннях, переконливих аргументах і не містила емоційного забарвлення.
3. «Мозковий штурм» як евристична форма, що активізує креативний потенціал співрозмовників під час колективного обговорення проблеми. Технології проведення «мозкового штурму».
Найбільш поширеним та типовим є метод «мозкового штурму», який широко застосовується для генерації нових ідей унаслідок творчої співпраці групи спеціалістів. Працюючи як єдине ціле, група спеціалістів намагається «штурмом» подолати труднощі, які заважають розв'язати проблему, що досліджується. «Мозковий штурм» як метод активізації творчого мислення потребує передусім створення належної творчої атмосфери, коли навіть «найбезглуздіші», на перший погляд, ідеї розглядаються уважно і серйозно. Доцільно, щоб в обговоренні брали участь різні фахівці (бухгалтери, фінансисти, менеджери, конструктори, технологи, працівники служб збуту), причому з різним рівнем досвіду. Зрозуміло, що вони мають бути обізнані з проблемою, але детальне її знання є необов'язковим. Небажано, щоб до групи потрапляли начальники та їхні підлеглі.
87
У процесі мозкового штурму учасники висувають власні ідеї, розвивають ідеї своїх колег, використовують певні ідеї для розвитку інших, комбінують їх. Щоб забезпечити максимальний ефект, «мозковий штурм» треба проводити за певними правилами. Інакше він перетворюється на звичайну нараду.
Дійовий «мозковий штурм» має ґрунтуватися на суворому дотриманні розподілу в часі процесу висування ідей та процесу їх обговорення й оцінки. На першій стадії штурму забороняється критикувати висунуті ідеї та пропозиції (критичні зауваження порушують творчий процес). Завдання керівника групи полягає в активізації творчого мислення учасників засідання з тим, щоб вони висунули якнайбільшу кількість варіантів розв'язання певного завдання. На цій стадії перевага віддається кількості, а не якості висунутих ідей. На другій стадії ідеї ретельно обговорюються, економічно оцінюються та в кінцевому підсумку відбирається найліпша з них.
На стадії обговорення учасники повинні розвивати висунуті ідеї: у будь-якій з них можна знайти раціональне зерно. Значний ефект дає комбінування ідей за допомогою складання переліку всіх запропонованих варіантів виконання аналізованої функції із зазначенням переваг та недоліків кожного з варіантів. Максимальна тривалість засідання – 1,5 год. (може бути кілька засідань з одного питання).
Основний ефект «мозкового штурму» досягається внаслідок розмежування в часі висунення ідей та їх обговорення: кількість висунутих у такий спосіб ідей в одиницю часу є вдвічі більшою, ніж традиційними способами.
Однак не будь-яке завдання можна розв'язати цим методом. Він ефективний здебільшого для розв'язування не дуже складних проблем загального (особливо організаційного) характеру, коли учасники засідання мають достатню інформацію про них.
ТЕМА 5.
ДІЛОВІ ПАПЕРИ ЯК ЗАСІБ ПИСЕМНОЇ ПРОФЕСІЙНОЇ КОМУНІКАЦІЇ
Структура теми
1.Класифікація документів.
2.Національний стандарт України.
3.Склад реквізитів документів. Вимоги до змісту та розташування реквізитів.
4.Вимоги до бланків документів. Оформлювання сторінки. Вимоги до тексту документа.
Ключові слова і поняття:
документ, Національний стандарт України, реквізити, формуляр, бланк, штамп, трафаретний текст текст, рубрикація, вимоги
1. Класифікація документів.
Основною одиницею офіційно-ділового стилю є документ. Службова документація охоплює всі аспекти виробничої діяльності, тому для розв’язання управлінських завдань у будь-якій сфері значний час витрачається на роботу з документами.
Документ (лат. – доказ) – це засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища реальної дійсності та розумової діяльності людини.
Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема належність зафіксованої в ньому інформації до певного предмета чи до напряму діяльності. Відповідно до цього виокремлюють різні види документів:
88
1.За найменуванням – заява, лист, телеграма, службова записка, протокол
тощо.
2.За походженням – службові (офіційні) та особисті документи. Службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Особисті документи створюють окремі особи, вони не стосуються сфери їхньої службової діяльності.
3.За призначенням – щодо особового складу (заява, автобіографія, резюме, наказ), довідково-інформаційні (довідка, службова записка, протокол, витяг із протоколу, телеграма, факс, стаття), обліково-фінансові (акт, доручення, розписка, список, таблиця), розпорядчі (постанова, ухвала, вказівка, розпорядження), організаційні (положення, статут, інструкція), господарсько-договірні (договір, трудова угода, контракт).
4.За формою – стандартні (типові) й індивідуальні (нетипові). Стандартні документи мають однакову форму й заповнюються в певній послідовності й за однаковими правилами. Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для вирішення проблем в окремих ситуаціях. їх друкують або пишуть від руки.
5.За терміном виконання – звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові.
6.За ступенем гласності – для загального користування, для службового користування, таємні, цілком таємні.
7.За стадіями створення – оригінали й копії. Оригінал – основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Копія – це точне відтворення оригіналу. Різновидами копії є підпуск, витяг, дублікат. Відпуск – повна копія відправленого з установи документа, яка залишається у відправника. Коли виникає потреба відтворити не весь документ, а лише його частину, роблять витяг. Дублікат – це другий примірник документа, виданий у зв'язку з втратою оригіналу. Юридично оригінал і дублікат рівноцінні.
8.За терміном зберігання – тимчасового (до 10 років), тривалого (понад 10 років), постійного зберігання.
9.За місцем виникнення – внутрішні і зовнішні. До внутрішніх належать документи, які мають чинність лише в межах тієї установи, організації чи підприємства, де вони укладені. До зовнішніх належать ті документи, які надходять до установ, організацій чи підприємств, де вони укладені.
2.Національний стандарт України.
Всі міждержавні стандарти, затверджені до 1992 року, включно, чинні в Україні. Стандарти, розроблені після 1992 року державами-учасницями «Угоди про проведення узгодженої політики в галузі стандартизації, метрології та сертифікації», прийнятої 13 березня 1992 р., до яких приєдналась Україна, вводяться в дію лише за наказами Держстандарту України.
ВУкраїні чинні такі НД (нормативні документи):
‒ДСТУ … /ГОСТ … – національні стандарти України, які прийнято Міждержавною радою з стандартизації, метрології та сертифікації як міждержавні стандарти;
‒ДСТУ ГОСТ – національні стандарти, через які впроваджено міждержавні стандарти (ГОСТ) методом перевидання;
‒ДСТУ ISO – національні стандарти, через які впроваджено стандарти Міжнародної організації з стандартизації (ISO). Номер стандарту відповідає номеру міжнародного стандарту, а рік – року затвердження національного стандарту;
‒ДСТУ EN – національні стандарти, через які впроваджено європейські стандарти
(EN);
‒РСТ УССР – республіканські стандарти колишньої УРСР;
89
‒ДК – державні класифікатори;
‒ГСТУ – галузеві стандарти України.
Нормативними щодо документообігу в Україні є ДСТУ 2732:2004 НАЦІОНАЛЬНИЙ СТАНДАРТ УКРАЇНИ «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять». На заміну ДСТУ 2732-94 та ДСТУ 4163-2003 НАЦІОНАЛЬНИЙ СТАНДАРТ УКРАЇНИ «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів». «Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформительству документов».
Зразок Національного стандарту України
ДСТУ 4163-2003 НАЦІОНАЛЬНИЙ СТАНДАРТ УКРАЇНИ «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації.
Вимоги до оформлювання документів».
«Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформительству документов».
«Тне stате unified documentation system. Unified system of managerial documentation. Reguirements for presentation of documents».
1. СФЕРА ЗАСТОСУВАННЯ.
1.1Цей стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи (далі – документи) – постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності:
‒органів державної влади України, органів місцевого самоврядування;
‒підприємств, установ, організацій та їх об'єднань усіх форм власності (далі – організацій).
1.2Цей стандарт установлює: склад реквізитів документів; вимоги до змісту і розташовування реквізитів документів; вимоги до бланків та оформлювання документів; вимоги до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів.
1.3Вимоги цього стандарту щодо оформлювання реквізитів можна поширювати на всі класи уніфікованих систем документації.
1.4Цей стандарт не поширюється на процеси створювання та обігу електронних організаційно-розпорядчих документів.
2. НОРМАТИВНІ ПОСИЛАННЯ.
У цьому стандарті використані такі стандарти та інші нормативні документи: ДСТУ 2732-94 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення. ДК 010-98 Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД). ГОСТ 9327-60 Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы.
3. ТЕРМІНИ ТА ВИЗНАЧЕННЯ ПОНЯТЬ.
У цьому стандарті використано терміни та визначення, встановлені ДСТУ 2732. 4. СКЛАД РЕКВІЗИТІВ ДОКУМЕНТІВ
4.1 Готуючи та оформлюючи документи, використовують такі реквізити:
01 – зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим; 02 – зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування); 03 – зображення нагород; 04 – код організації; 05 – код форми документа;
06 – назва організації вищого рівня;
07 – назва організації;
08 – назва структурного підрозділу організації;
09 – довідкові дані про організацію;
90