0402_UMPS_tekhn_2013

б) психічне зараження; в) зараження волі.

5. Оберіть правильну відповідь.

Форма спілкування, під час якої відповідальна особа оцінує претендента на вакантну посаду, – це:

а) «мозковий штурм»; б) нарада з кадрових питань;

в) співбесіда з роботодавцем.

6. Оберіть правильну відповідь.

Предметом обговорення під час ділової бесіди є: а) фінансовий стан справ; б) конкретна справа;

в) перспективні плани підприємства.

7. Оберіть правильну відповідь.

Не можна телефонувати на домашній телефон людини для службової розмови після:

а) 18 години; б) 22 години; в) 23 години.

Відповіді на тести за матеріалами лекції 5 теми 2

1.в

2.б

3.а

4.б

5.в

6.б

7.б

81

ЛЕКЦІЯ 6

ТЕМА 1. ФОРМИ КОЛЕКТИВНОГО ОБГОВОРЕННЯ ПРОФЕСІЙНИХ ПРОБЛЕМ

1.Мистецтво перемовин.

2.Збори як форма прийняття колективного рішення.

3.Нарада.

4.Дискусія. Форми організації дискусії

5.«Мозковий штурм» як евристична форма, що активізує креативний потенціал співрозмовників під час колективного обговорення проблеми.

1. Мистецтво перемовин

Перемовини – обговорення певного питання з метою з’ясування позицій сторін або підписання угоди. Перемовини призначені створити можливість їх учасникам на основі взаємного обміну думками (у формі пропозицій) укласти угоду, яка відповідає інтересам обох сторін, або досяги інших рішень. Прийняте після спільного обговорення рішення може бути: конструктивним (пов’язане зі змінами на краще); деструктивним (руйнівним); пропагандистським (обіцянки без конкретних зобов’язань); заспокійливим.

Класифікація перемовин

1.За кількістю учасників: двосторонні, багатосторонні.

2.За повторюваністю: разові, постійні.

3.Залежно від мети перемовини бувають: спрямовані на встановлення взаємин; на нормалізацію стосунків; на зміну характеру контактів; на досягнення певних результатів тощо.

4.За змістом: політичні, економічні, особисті.

5.За характером: офіційні (результатом стає підписання юридичних документів), неофіційні.

Перемовини мають три стадії:

1.Підготовка до перемовин передбачає: з’ясування проблеми, мети, формування загальної позиції, вироблення конкретного ставлення до співрозмовника.

2.Проведення перемовин.

Упроцесі ведення перемовин слід дотримуватися таких принципів:

чітко визначити свої інтереси, аргументовано відстоювати їх;

враховувати й поважати інтереси іншої сторони;

під час обговорення проблеми доцільно розглядати кілька варіантів її вирішення;

підтримувати комфортну психологічну атмосферу, а саме: не говорити занадто голосно/тихо, швидко/повільно; не вживати слова і вирази, що виражають категоричність, безкомпромісність (безумовно, тільки так);

краще вживати вирази мені здається, я думаю, можливо, може тощо.

82

3. Завершення перемовин.

Якщо перемовини мали позитивний результат, то на завершальній стадії стисло повторюють головні положення (питання), що обговорювались, характеризують суть основних домовленостей майбутньої угоди.

За негативного результату перемовин варто зберегти суб’єктивний контакт з партнером, створити дружню, невимушену атмосферу прощання.

2. Збори як форма прийняття колективного рішення

Збори – зібрання членів організації, що проводяться з метою спільного обміну думками з певних питань, актуальних для колективу (збори акціонерів, партійні збори, профспілкові збори тощо).

За складом учасників збори поділяють на: відкриті (присутні члени організації та запрошені сторонні особи); закриті (зібрання лише членів колективу, організації); урочисті (зібрання з нагоди відзначення певних урочистостей чи історичних дат).

Збори готуються заздалегідь і складаються з таких етапів:

1.Підготовка зборів: зазвичай займається робоча група.

2.Висвітлення проблеми та її обґрунтування. Заслуховування основного виступу: виступає з доповіддю авторитетна особа, яка добре володіє предметом обговорення і готова кваліфіковано його викласти.

3.Обговорення проблеми відбувається у формі виступів учасників зборів; краще, коли вони підготовлені заздалегідь і присвячені одній темі.

Після припинення обговорення внесені пропозиції систематизують, готують проект рішення, який пропонують на розгляд учасникам зборів.

4.Ухвалення рішення. Рішення складається з двох частин: констатування (виклад ситуації) та ухвалення (оцінка проблеми; завдання, які треба виконати; зазначаються виконавці та терміни виконання; визначається відповідальні особи, що контролюють виконання рішення зборів).

Вимоги до зборів

1.Збори проводяться при визнанні необхідності їх більшістю колективу.

2.Збори повинні допомагати досягненню конкретно поставленої мети.

3.Збори повинні бути плановими (що не включає можливості проведення оперативних засідань, коли в цьому є необхідність).

4.Збори повинні слугувати глибокому обговоренню актуальних питань, які хвилюють кожного члена колективу.

5.Збори повинні допомагати прийняттю продуманих, значимих для колективу рішень.

6.Збори повинні забезпечити заслуховування звіту кожного і колективного прийняття оцінки його діяльності.

7.На кожних чергових зборах необхідно заслуховувати інформацію про виконання раніше прийнятих рішень.

83

8.Періодично повинен проводитися глибокий аналіз діяльності всього колективу з метою подолання недоліків в роботі і пошуків резервів її подальшого удосконалення.

9.Збори повинні допомагати удосконаленню організації роботи.

3. Нарада

Нарада – спільне обговорення важливих питань і прийняття рішень у всіх сферах громадського й політичного життя; форма управлінської діяльності, змістом якої є спільна робота певної кількості учасників над розв’язанням значущих для усіх присутніх завдань.

Оптимальна кількість учасників наради – 10–12 осіб.

Класифікація ділових нарад 1. За метою й завданням:

навчальна (передача знань з метою підвищення фахового рівня);

роз’яснювальна (керівник переконує учасників у правильності своїх стратегій та дій);

проблемна (розробка шляхів і методів розв’язання проблем);

координаційна (узгодження роботи підрозділів);

диспетчерська (оперативна) нарада (отримання інформації про поточний стан справ);

інструктивна (інформаційна) нарада (передавання учасникам вказівок і розпоряджень, деталізація, роз’яснення, визначення строків

виконання).

2. За ступенем підготовленості:

запланована (проводять за встановленою періодичністю, у точно визначений час, зі сталим складом учасників, з постійним порядком денним);

позапланове (проводиться у разі виникнення непередбачуваних ситуацій).

Ворганізації ділової наради на підприємстві можна виділити три етапи

(рис.):

1) Підготовка наради.

2) Проведення наради.

3) Підсумовування наради.

Заплановані наради проводять за графіком, який складають на місяць (квартал).

84

Рисунок – Зміст організації наради на підприємстві.

Графік складається з таких пунктів:

порядок денний;

хто проводить нараду (директор, заступник директора, головний бухгалтер та ін.);

дата і час проведення;

місце проведення;

склад присутніх;

тривалість наради.

Проте регулярні наради типу щоденних, а також оперативок, як правило, наперед обумовленого порядку денного не мають. На них вирішують поточні, оперативні питання діяльності підприємства, підрозділу. Рішення про проведення наради приймає керівник.

Мету наради необхідно формулювати чітко й однозначно. Мета проведення наради може бути різною: одержання і роз’яснення інформації (заслуховують і обговорюють звіти підлеглих і керівників, з’ясовують подробиці та ін.); обмін інформацією, інструктування підлеглих, консультації, обговорення, необхідні при підготовці важливих рішень, визначення завдань і шляхів їх виконання; стимулювання нових ідей і пропозицій; розробка і прийняття колективного рішення, аналіз конфліктних ситуацій; погоджування спільних дій, координація строків, розподіл ресурсів, визначення методів роботи різних структур управління; обговорення запланованих заходів, програм і проектів рішень та ін.

Визначаючи мету наради, слід чітко уявляти очікуваний результат (розробка рекомендацій, переконання опонентів, повідомлення нової інформації, погодження дій у певній ситуації тощо).

Вимоги до порядку денного наради:

має містити оптимальну кількість питань (один-два пункти);

формулювання питань має бути чітким і зрозумілим для усіх учасників наради;

85

послідовність питань повинна бути логічно і психологічно виправданою.

Першими у порядок денний включають питання, з яких не передбачається гостра полеміка. Потім обговорюють найбільш спірні проблеми, дискусія з яких може бути гострою і тривалою. Зазначений порядок дає змогу розпочати обговорення дискусійних проблем у спокійній обстановці, уникнути упередженості, послабити увагу емоційних факторів.

якщо у порядку денному кілька питань, першими доцільно обговорювати ті, які стосуються усіх присутніх, а потім у більш вузькому колі ті, що залишилися. Нерідко порядок денний включає «Різне». Оскільки термін не несе конкретної інформації, рекомендується доповнювати цей пункт коротким переліком питань, що підлягають обговоренню, наприклад: «Про відрядження Василенка В. С.».

тривалість наради не повинна перевищувати 1,5 год., а оперативної – 30–35 хв. Нараду доцільно проводити у другій половині дня, під час другого піку добової працездатності, оскільки перша більш продуктивна для самостійної роботи. Не рекомендується проводити більше однієї наради на день, тим більш з постійним складом учасників.

склад учасників наради встановлюють згідно з її метою і порядком денним. Він визначається ступенем ділової зацікавленості потенційних учасників, їхньою компетентністю, бажанням і здатністю брати активну участь в обговоренні, вносити свої пропозиції, передбачуваною участю в реалізації рішень наради та іншими факторами.

способами оповіщення учасників наради (вони залежать від умов роботи і розташування підприємства, кола учасників, технічних засобів) можуть бути: – доведення до відома працівників графіку нарад; – оголошення; – запрошення; – повідомлення телефоном або по

радіомережі та ін.

При цьому не рекомендується використовувати фразу «Присутність обов’язкова». Запрошення слід розсилати якомога раніше. Його текст має бути чітким і не викликати запитань у адресата.

4. Дискусія. Форми організації дискусії

Обговорення багатьох суспільно-політичних, морально-етичних, екологічних, культурно-освітніх, професійних проблем сучасного суспільства досягається шляхом відкритого обміну думками, широкого суспільного (або колективного) діалогу, у процесі якого виникає можливість компетентно і всебічно проаналізувати життєво важливі проблеми, висунути й аргументовано відстояти власний погляд на обговорювану проблему, яка має спірний характер, знайти шляхи і способи її вирішення або сформувати громадську думку щодо

86

неї. Загальноприйнятим жанром проведення таких форм ділової комунікації є дискусія. Найчастіше вона функціонує як складова таких форм спілкування, як нарада, збори, конференції, але може мати і самостійне значення.

Дискусія (лат. – дослідження, розгляд, розбір) – це:

1)спір, суперечка окремих осіб, співрозмовників;

2)широке публічне обговорення якогось суперечливого питання на зборах,

упресі тощо.

Метою дискусії є з’ясування і зіставлення різних поглядів на ту чи іншу проблему, пошук, виявлення істинної думки, знаходження правильного рішення спірного питання. В такому спорі ретельно відбирають і аналізують докази, зважено оцінюють позиції і погляди протилежної сторони, тобто, по суті, ведеться спільний пошук істини. Звичайно, така дискусія можлива тільки між компетентними людьми, які знають певну проблему, зацікавлені в її вирішенні.

Характер дискусії визначається і соціальною значущістю проблеми, що обговорюється. Предметом спору можуть бути питання, що відбивають загальнолюдські інтереси (проблеми екології, виживання людства, збереження миру), порушуватися можуть і національні інтереси, інтереси певних соціальних прошарків суспільства, групові інтереси (людей певної професії, колективів, відомств, неформальних об’єднань) тощо.

Окрім дискусії, найпоширенішого жанрового різновиду спору, дослідники виділяють ще й інші види: диспут, полеміку, дебати, евристику.

Диспут – публічний спір на наукову чи публіцистичну, суспільно важливу тему.

Полеміка – спір з метою захистити, обстояти свою думку, спростувати думку опонента. Служить вихованню активної громадянської позиції, часто супроводжується конфронтацією, протиборством сторін, ідей.

Дебати – обмін думками на сцені з якого-небудь питання, суперечка. Евристика – спір, розрахований на перемогу будь-якою ціною.

На специфіку спору впливає кількість осіб, які беруть участь в обговоренні проблемних питань. За цією ознакою виділяються три основні групи:

–спір-монолог (людина сперечається сама з собою, це так званий внутрішній спір);

–спір-діалог (полемізують дві особи);

–спір-полілог (ведеться декількома або багатьма особами).

Усвою чергу спір-полілог може бути масовим (всі присутні беруть участь

успорі) і груповим (спірні питання вирішує певна група осіб у присутності всіх учасників).

Чимало ділових зборів, нарад або вирішення окремих питань на них проводиться у формі ділової масової дискусії.

Виступ у процесі дискусії, як правило, не готується завчасно, а є спонтанною реакцією на щойно почуте від промовця, доповідача. У лаконічному виступові промовець може порушити одне-два питання або дати

87

конкретну відповідь на поставлені йому запитання, не відходячи при цьому від теми дискусії.

Змістовний виступ передбачає:

–виклад суті обговорюваного питання;

–акцентування на основному;

–висловлення свого ставлення й оцінки;

–підкріплення своїх доказів чи думок прикладами (посиланнями на джерела).

Адресувати своє звернення промовець повинен до всіх присутніх, побудувавши його так, щоб одержана ними інформація була зрозумілою й лягла в основу їх власних роздумів і висновків.

Основний засіб спілкування під час дискусії – діалог, який одночасно ведуть тільки двоє учасників. Дуже важливо, щоб учасники дискусії добре підготувалися, мали при собі переконливі матеріали для аргументації власної думки. Велике значення має також їхня манера мовлення, культура спілкування, щирість і відкритість у взаєминах з опонентами, повага до них і терпимість до їх позиції.

Голова дискусії регулює її хід, усі процедури, оголошує тему, питання для обговорення, представляє виступаючих, стежить за регламентом, керує обміном думок, підсумовує результати дискусії, виголошує заключне слово.

У процесі дискусії і слухачі, і учасники оцінюють ту чи іншу пропозицію, думку, зауваження. Важливо, щоб ця оцінка була об’єктивною, тобто заснованою на реальних фактах, доведених положеннях, переконливих аргументах і не містила емоційного забарвлення.

Для того, щоб дискусія була корисною і сприяла ефективному розглядові порушеної проблеми, варто дотримуватися певних правил:

не викликати в опонента стану афекту, гніву, роздратування, щоб послабити його позицію або спровокувати до логічних помилок;

не принижувати гідності опонента, виявляти повагу до нього;

не відволікатися від предмета обговорення;

не припускати звинувачень на адресу опонента;

не використовувати психологічне тиснення на опонента;

не використовувати «ні», особливо, коли опонент говорить «так»;

не радіти відкрито з приводу поразки опонента.

5.«Мозковий штурм» як евристична форма, що активізує креативний потенціал співрозмовників під час колективного обговорення проблеми

Найбільш поширеним та типовим є метод «мозкового штурму», який широко застосовується для генерації нових ідей унаслідок творчої співпраці групи спеціалістів. Працюючи як єдине ціле, група спеціалістів намагається «штурмом» подолати труднощі, які заважають розв’язати проблему, що досліджується. «Мозковий штурм» як метод активізації творчого мислення потребує передовсім створення належної творчої атмосфери, коли навіть

88

«найбезглуздіші», на перший погляд, ідеї розглядаються уважно і серйозно. Доцільно, щоб в обговоренні брали участь різні фахівці (бухгалтери, фінансисти, менеджери, конструктори, технологи, працівники служб збуту), причому з різним рівнем досвіду. Зрозуміло, що вони мають бути обізнані з проблемою, але детальне її знання є необов’язковим. Небажано, щоб до групи потрапляли начальники та їхні підлеглі.

У процесі мозкового штурму учасники висувають власні ідеї, розвивають ідеї своїх колег, використовують певні ідеї для розвитку інших, комбінують їх. Щоб забезпечити максимальний ефект, «мозковий штурм» треба проводити за певними правилами. Інакше він перетворюється на звичайну нараду.

Дійовий «мозковий штурм» має ґрунтуватися на суворому дотриманні розподілу в часі процесу висування ідей та процесу їх обговорення й оцінки. На першій стадії штурму забороняється критикувати висунуті ідеї та пропозиції (критичні зауваження порушують творчий процес). Завдання керівника групи полягає в активізації творчого мислення учасників засідання з тим, щоб вони висунули якнайбільшу кількість варіантів розв’язання певного завдання. На цій стадії перевага віддається кількості, а не якості висунутих ідей. На другій стадії ідеї ретельно обговорюються, економічно оцінюються та в кінцевому підсумку відбирається найліпша з них.

На стадії обговорення учасники повинні розвивати висунуті ідеї: у будьякій з них можна знайти раціональне зерно. Значний ефект дає комбінування ідей за допомогою складання переліку всіх запропонованих варіантів виконання аналізованої функції із зазначенням переваг та недоліків кожного з варіантів. Максимальна тривалість засідання – 1,5 год. (може бути кілька засідань з одного питання).

Основний ефект «мозкового штурму» досягається внаслідок розмежування

вчасі висунення ідей та їх обговорення: кількість висунутих у такий спосіб ідей

водиницю часу є вдвічі більшою, ніж традиційними способами.

Однак не будь-яке завдання можна розв’язати цим методом. Він ефективний здебільшого для розв’язування не дуже складних проблем загального (особливо організаційного) характеру, коли учасники засідання мають достатню інформацію про них.

Питання за матеріалами лекції 6 теми 1

1.Що таке ділові перемовини? Яке значення вони мають у професійній діяльності людини?

2.У чому полягає підготовка до перемовин?

3.З яких стадій складаються перемовини?

4.Що таке нарада?

5.На які види поділяються наради? З якою метою їх проводять?

6.Що таке збори? Які є види зборів?

7.Якою має бути поведінка людини, що керує колективним обговоренням (нарадою, зборами, дискусією)?

89

8.За яких обставин використовують «мозковий штурм»?

9.Які види спору, окрім дискусії, Вам відомі?

10 Що таке дискусія? Які є правила ефективної дискусії?

Тести за матеріалами лекції 6 теми 1

1. Оберіть правильну відповідь.

Зібрання членів організації з метою спільного обміну думками з певних питань, актуальних для колективу, – це:

а) перемовини; б) нарада; в) бесіда; г) збори.

2. Оберіть правильну відповідь.

Спільне обговорення компетентними особами важливих питань і прийняття рішень, обов’язкових до виконання, – це:

а) бесіда; б) нарада;

в) конференція; г) дискусія.

3. Оберіть правильну відповідь.

Спілкування двох або більше осіб з метою отримання певної інформації, вирішення певної проблеми, – це:

а) нарада; б) збори; в) бесіда.

4. Оберіть правильну відповідь.

Публічний спір на наукову чи публіцистичну, суспільно-важливу тему, –

це:

а) дебати; б) диспут; в) полеміка.

5. Оберіть правильну відповідь.

Метод «мозкового штурму» ефективний для розв’язання:

а) дуже складних завдань загального чи організаційного характеру; б) не дуже складних творчих завдань загального чи організаційного

характеру; в) вузькогалузевих завдань підвищеної складності.

6. Оберіть правильну відповідь.

90