2.2. Организация работы по сбору информации и изучению контрагентов во внешнеторговых фирмах

Сбор информации о фирмах-партнерах должен вестись постоянно и тщательно. Работа по сбору информации включает следующие направления:

• предварительный сбор данных о фирме, с которой предлагается заключить контракт;

• текущее наблюдение за деятельностью фирмы, с которой заключены контракты;

• выявление и изучение потенциальных партнеров;

• систематическое изучение фирменной структуры товарных рынков по основным статьям экспорта и импорта;

• наблюдение за конкурентами.

Информацию по фирмам, полученную из разных источников, собирают и систематизируют в досье фирмы. Досье включает ряд документов:

а) карта фирмы;

б) сведения о переговорах с фирмой;

в) сведения о деловых отношениях.

Карта фирмы представляет собой анкету, в которой сведения сгруппированы по основным вопросам:

• указывается страна, почтовые реквизиты, номер телефона, факса;

• год основания фирмы;

• предметы торговли, производства (с указанием основных технических характеристик товаров и технических новинок) или характера услуг;

• производственные мощности, торговый оборот, число занятых или другие показатели, характеризующие производственные возможности и объем деятельности фирмы в динамике (по годам);

• данные о финансовом положении фирмы;

• сведения о фирмах, об участии разного рода объединений;

• основные конкуренты фирмы;

• владельцы и руководители фирмы, сведения о лицах непосредственно работающих с российскими организациями;

• оборот, в том числе с россиянами;

• негативные стороны, присущие фирме (несоблюдение обязательств, рекламации, судебные и арбитражные дела и т.п.).

• имеет ли собственный исследовательский центр, свои партнеры;

• с какими другими странами торгует.

Финансово-экономические показатели:

• акционерный капитал (оплаченный, уставной);

• собственный капитал;

• оборот;

• активы;

• прибыль (чистая, валовая);

• число занятых;

• расходы на науку.

Деловая характеристика фирмы:

• принимает ли руководство фирмы типовые условия партнера;

• выполнение обязательств по контракту;

• соблюдение условий поставки;

• форма платежа;

• характер отстаивания названной цены;

• размер предоставляемой скидки;

• качество товара;

• принятие встречных обязательств;

• характер решения спорных вопросов;

• заинтересованность в работе с нами.

Характеристика представителей фирмы.

Фамилия, имя, отчество, должность, возраст, национальность, семейное положение, количество детей, образование, обладает личной собственностью, какими языками владеет, с какого года работает на фирме. Деловые качества: способность разбираться в коммерческих вопросах, знание рынка товара, как разбирается в технических вопросах, степень самостоятельности при решении вопросов, склонность к завышению и отстаиванию цен и др.

Личные качества: пунктуальность, принципиальность, инициативность, настойчивость, решительность, логичность, тактичность, общительность, честность, хобби и прочее.

Все заносимые в карту данные должны сопровождаться указанием о том, к какому времени они относятся, а также ссылка на источник.

Сведения о переговорах и о деловых отношениях составляются на основании наблюдений и впечатлений оперативных работников, полученных в процессе переговоров, в ходе выполнения контрактов и посещений предприятий фирмы.

Сведения о переговорах содержат:

• предмет переговоров;

• результат переговоров;

• характеристика представителей фирмы;

• поведение фирмы во время переговоров;

• деловые отношения с др. партнерами.

Сведения о деловых отношениях составляются 1 раз в год и характеризуют итог работы с фирмой за этот период. Они содержат данные о выполнении фирмой условий контракта, ее заинтересованность в работе с нами, деловые качества ее представителей.

Где можно получить информацию об иностранных фирмах?

• изучение визитной карточки представителя фирмы, либо ее бланка. По наименованию можно установить правовую форму фирмы, месторасположения, престижность района, где находится офис, наличие телекса в офисе может свидетельствовать о ее солидности.

• различные фирменные справочники, фирменные обзоры, каталоги, проспекты, годовые отчеты и т.д.

• Всероссийский научно-исследовательский институт МЭРТ РФ, его структурное подразделение кабинет фирм, являющийся ведущим научно-информационным центром России по иностранным фирмам. Он оказывает услуги по предоставлению развернутых бизнес-справок (финансовое положение, платежеспособность и т.д.), адресные данные продуцентов определенных видов товаров и услуг и пр.

• собственные каналы информации.