2.3. Подготовка коммерческих предложений и запросов

После определения потенциального круга контрагентов приступа-ют к установлению с ними контактов. Для этого существуют различные способы, в частности:

• направить предложение (оферту) одному или нескольким возможным покупателям;

• принять и подтвердить заказ покупателя;

• направить покупателю предложение в ответ на его запрос, в котором оговорить конкретные условия будущего контракта;

• участвовать в торгах путем предоставления тендера;

• участвовать в выставках, ярмарках.

Если инициатива принадлежит продавцу, он рассылает оферты. Они бывают в следующих формах:

а) деловые письма, содержащие коммерческие и технические условия предполагаемой сделки;

б) типовая оферта с указанием условий продажи;

в) проект контракта, подписанный экспортером;

г) телексное или телеграфное сообщение.

Текст оферты должен быть предельно кратким, и, вместе с тем, четким и ясным. По возможности не допускать различных толкований, встречных запросов, на согласование которых уходит время.

Оферта, в которой обозначен товар, определен порядок становления цены и количества, считается определенной. Предложения, адресованные неопределенному кругу лиц, считаются приглашением делать оферты.

Оферты, как правило, содержат следующие условия: наименования товара, его количественные и качественные характеристики, базисные условия и сроки поставки, условия платежа, характер тары и упаковки, порядок сдачи-приемки товара, санкции, условия арбитража, юридический адрес и подписи.

Существует две разновидности оферт:

1. направляемая экспортером по собственной инициативе;

2. направляемая экспортером в ответ на запрос покупателя.

Когда инициатива исходит от продавца, ему предстоит решить ряд сложных вопросов, прежде всего определиться с видом оферты: твердая или свободная.

Твердая оферта высылается только одному возможному покупателю с указанием срока, в течение которого продавец является связанным своим предложением и не может сделать аналогичное другому покупателю. Если покупатель со всем согласен, он посылает письменное подтверждение. Его получение продавцом считается моментом вступления сторон в договорное обязательство. Неполучение ответа в течение установленного срока, освобождает продавца от сделанных им предложений.

В том случае, когда покупатель не согласен с отдельными условиями оферты, он посылает продавцу контроферту с указанием своих условий и срока до ответа. Если продавец согласен со всеми условиями контроферты, он ее акцептует и письменно уведомляет об этом покупателя. Если не согласен, он либо считает себя свободным от своих обязательств по оферте, о чем письменно извещает покупателя, либо посылает ему новую оферту. Так продолжается до тех пор, пока не будет достигнута полная договоренность.

Свободная оферта делается одновременно на одну и ту же партию товара нескольким возможным покупателям. Она не устанавливает срок для ответа и по этому не связывает оферента. Согласие покупателя подтверждается твердой контрофертой. После акцепта продавцом контроферты, сделка считается заключенной.

Продавец акцептует контроферту того покупателя, которую он получил раньше, или покупателя, с которым он предпочел заключить сделку. Покупатель не вправе предъявить претензии продавцу, если ему отказали.

Какая из оферт выгоднее? Поскольку по большинству товаров позиции у продавцов слабее чем у покупателей, то покупатели мало считаются со свободной офертой, так как не имеют уверенности, что, приняв ее, смогут стать собственниками товара, а время при этом может быть упущено. По этому экспортеры предпочитают направлять твердые оферты. Свободные оферты применяются при проникновении на новый рынок, при входе на рынок с новым товаром.

Большое значение имеет оформление оферты. Если контрагенты не знакомы, то оферта должна носить еще и рекламный характер. Необходимо уделять внимание и таким «мелочам» как сорт бумаги, фирменный бланк, современные печатающие средства и прочее. Результативность рассылки предложений обеспечивается также правильным ответом на такие вопросы как: куда, кому и когда посылать оферту. Большое количество оферт при наличии взаимной информации между фирмами могут привести к преувеличенному представлению о количестве предлагаемых товаров или особой заинтересованности экспертов в срочной продаже. В итоге покупатели могут не откликнуться на предложение, ожидая снижения цены.

В отдельных случаях оферта может быть использована в качестве инструмента для негласного раздела рынка между членами монополистических объединений – так называемая защитная оферта. Она содержит условия, явно не выгодные для покупателя. Это делается с целью, чтобы направить покупателя к тому члену объединения, который обслуживает данный рынок.

Если инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя, то он обращается к продавцу с запросом. Цель запроса – получить от экспортеров предложения, из которых выбирается наилучшее. Запросы рассылаются фирмам различных стран, конкурирующих между собой. В них указывается: наименование товара, его качество, сорт, количество, сколько времени покупатель будет ждать оферту. В целом, запросы более лаконичны, чем оферты, и к их оформлению жестких требований не предъявляется. Цена в запросе, в основном, не указывается. Однако импортер выражает пожелания, чтобы в оферте было оговорено на какой базе и в какой валюте будет предложена цена товара.

Импортеры обычно запрашивают предложения на количество товара меньше, чем подлежит закупке, для того, чтобы получить в дальнейшем скидку на количество.

В запросах нежелательно употребление таких формулировок, как «просим срочно дать предложение», «срочная поставка», так как это может привести к завышению цены, неуступчивости контрагента и пр.

Правила при рассылке запросов. Большое количество запросов нежелательно, так как фирмы:

• могут быть связаны между собой различными соглашениями;

• требуется большая работа по анализу запрошенных оферт;

• многим фирмам придется отказать, а это нежелательно, поскольку в будущем, возможно, к ним придется обращаться.

Покупатель может обращаться к продавцу и с определенным заказом. В нем указываются все необходимые условия для изготовления или подготовки заказываемого товара, а также все основные элементы, необходимые для заключения контракта.

Заказы направляются постоянным партнерам, которые, получив заказ, либо подтверждают его принятие к исполнению, либо отклоняют.