Основные типы объектов ms Access
Основными объектами MS Access являются таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули. Все эти объекты хранятся в одном файле базы данных с расширением mdb. Страницы доступа к данным Access сохраняет в отдельных файлах, а в файле базы данных размещаются только ярлыки на них.
Таблица – объект базы данных, который используется для хранения данных. Как правило, база данных состоит из нескольких таблиц, каждая из которых содержит информацию только по одной теме. Каждая таблица состоит из строк и столбцов, которые принято называть записями и полями соответственно.
Запись – строка таблицы базы данных, в которой собрана вся информация о конкретном предмете. Например, в представленной ниже таблице Реестр договоров, это информация о конкретном договоре (на рис. 1 выделен договор №1).
Рисунок
1. Пример таблицы базы данных
Поле – столбец таблицы базы данных, составляющий часть записи, которая отводится для отдельной характеристики предмета. Возвращаясь к предыдущему примеру, в качестве полей таблицы можно выделить: № договора, Организация, Дата заключения договора, Дата окончания срока действия договора, Юрист, Сумма договора, руб., Отметка об оплате.
Запрос – объект базы данных, который используется для извлечения нужной информации из базы данных.
Например, чтобы из таблицы Реестр договоров получить информацию о договорах, заключенных с какой-то одной организацией, необходимо сформировать запрос, в котором будут указаны конкретные условия отбора (например, организация – РУП Полесье). Для записи подобных условий поиска данных используются специальные операторы.
При выполнении запроса из всей совокупности информации будут отобраны и выведены на экран в табличном виде только те данные, которые удовлетворяют поставленным условиям. Представленный на экране результат выполнения запроса обычно называют выборкой или динамической таблицей. Запрос в базе данных сохраняется в виде конкретных условий отбора. А это значит, что при каждом выполнении запроса выборка формируется всякий раз заново на основе реальных таблиц, т.е. с учетом всех последних изменений данных.
Формы предназначены для ввода, редактирования и просмотра данных. Формы позволяют ограничить объем информации, отображаемой на экране, и представить ее в более удобном виде. Создавая форму, можно выбрать, какие поля и в какой последовательности должны быть в ней представлены, разбить их на логически связанные группы, задать удобное расположение на экране. Кроме того, формы могут содержать иллюстрации, графически представлять хранящуюся в базе данных информацию.
Информация может быть выведена на печать как из таблиц или запросов, так и из форм, если достаточно получить распечатку в виде простого списка записей. Но наилучшим средством для представления данных в виде печатного документа являются отчеты. Отчет предоставляет возможность наглядно представить извлеченную из базы данных информацию, дополнив ее результатами анализа и вычислений. Отчет – объект базы данных, который используется для представления данных в виде печатного документа. В отчетах можно отобразить данные в виде диаграммы или графика, использовать другие средства оформления.
Страницы доступа к данным – специальный тип Web-страниц, предназначенный для просмотра и работы с данными, хранящимися в базе данных Access, через Internet или интрасеть. Страницы доступа к данным разрабатываются в MS Access, однако представляют собой отдельный HTML-документ, хранящийся за пределами базы данных MS Access. При создании страницы доступа к данным MS Access автоматически добавляет ярлык на нее в окно базы данных. Таким образом, доступ к странице можно получить как из MS Internet Explorer (для работы с данными через компьютерную сеть), так и из Access. Разработка страниц доступа к данным аналогична разработке форм и отчетов.
Макрос – объект базы данных, предназначенный для автоматизации повторяющихся операций. Макросы представляют собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить MS Access. Для запуска макроса на выполнение чаще всего используются формы. Как правило, макросы автоматически выполняются в ответ на определенное событие. Например, с помощью макроса можно осуществлять проверку значения какого-либо поля при изменении его содержимого. С помощью макроса можно открыть форму, распечатать отчет или запустить другой макрос.
Для расширения возможностей можно воспользоваться средствами внешнего языка программирования Visual Basic for Application (VBA). В этом случае программы будут содержаться в модулях. Модуль – объект базы данных, содержащий программы на языке Visual Basic.