Ограничения на задание имен полей

При задании имен полей таблиц, а также объектов базы данных и других элементов управления необходимо учесть действующие в MS Access ограничения:

• имя поля должно содержать не более 64 символов;

• имя может включать любую комбинацию букв, цифр, пробелов и специальных символов за исключением точки (.), восклицательного знака (!), надстрочного символа (') и прямых скобок ([ ]);

• имя не должно начинаться с символа пробела.

Типы данных

После определения имени поля необходимо выбрать для него тип данных. Тип данных определяет значения, которые можно сохранять в этом поле.

Тип данных для конкретного поля выбирается в зависимости от того, какая информация там будет храниться. Очевидно, что поля Организация и Юрист таблицы Реестр договоров будут иметь текстовый тип данных.

Допустимые в Access типы данных и их назначение

Тип данных	Назначение
текстовый	текст, комбинация текста и чисел числа, не требующие вычислений (например, номера телефонов или почтовые индексы) (до 255 символов (байт))
поле MEMO	длинный текст или числа (например, примечания или описания) (до 64 000 символов (байт))
числовой	числовые данные (целые или дробные), используемые для вычислений
дата/время	значения даты и времени
денежный	денежные значения. Используется для предотвращения округлений во время вычислений, предполагает до 15 символов в целой части числа и 4 в дробной
счетчик	автоматическая вставка последовательных (увеличивающихся на 1) или случайных чисел при добавлении в таблицу каждой новой записи. Обычно используется в качестве ключа. Значения в этих полях не могут обновляться
логический	логические значения (да/нет, истина/ложь, вкл/выкл)
поле объекта OLE	объекты, созданные в других приложениях, использующих протокол OLE (например, таблица MS Excel или документ MS Word) (размер – до 1 Гб)
гиперссылка	адрес ссылки (путь) на документ или файл, находящийся в Internet, интрасети или локальном компьютере (до 64000 символов (байт))
мастер подстановок	создает поле, в котором предлагается выбор значений из раскрывающегося списка, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы. После создания подстановки тип данных поля меняется на тип выбранных значений

При выборе типа данных конкретного поля таблицы необходимо учесть следующее:

• какие именно значения должны храниться в поле (например, нельзя хранить текст в поле, имеющем числовой тип данных);

• сколько места необходимо для хранения значений в поле, т.е. определить размер этого поля;

• будут ли над значениями в поле производиться вычисления (например, нельзя суммировать значения в текстовых и MEMO полях);

• нужно ли производить сортировку значений в поле (например, числа в текстовых полях сортируются как строки цифр (1, 10, 100, 2, 20, 200 и т.д.), а не как числовые значения; для корректной сортировки значений дат в разных форматах необходимо использовать тип данных дата/время).