Образец 1
С помощью команды Вид подключите область заголовка и примечания отчета.
С помощью инструмента Надпись панели инструментов Панель элементов
добавьте в область заголовка надпись
Сведения
о договорах
и отформатируйте ее с параметрами по
выбору пользователя.Используя команды меню Вставка:
в верхний колонтитул вставьте дату и время создания отчета;
в нижний колонтитул вставьте номера страниц.
С помощью инструмента Разрыв страницы
в область данных вставьте разрыв
страницы, чтобы данные о каждом договоре
печатались на отдельном листе.Опубликуйте отчет в MS Word и сохраните полученный документ в своей рабочей папке под именем Сведения о договорах.doc.
Группировка и сортировка записей в отчетах. Вычисления в отчетах
Установите группировку записей в отчете по полю Дата заключения договора по годам в порядке возрастания.
Измените группировку: сгруппируйте записи по полю Юрист в порядке убывания.
Подведите итоги для каждого юриста по сумме договора
Сгруппируйте записи по полю Сумма договора.
Завершите работу с базой данных.
Контрольные вопросы
Для чего используются отчеты?
Опишите способы создания отчетов в Microsoft Access.
Как создать отчет в режиме конструктора?
Назовите разделы, которые могут содержаться в отчетах.
Как установить сортировку и группировку записей в отчетах?
Как выполнить итоговые вычисления в отчетах?
Перечислите способы форматирования отчетов.
Как изменить масштаб отображения отчета?
Как открыть отчет в режиме предварительного просмотра?
Как открыть отчет базы данных в Microsoft Word?
Домашнее задание № 6
Откройте базу данных Суд.mdb.
Создайте автоотчет в столбец на основе таблицы Суд. Сохраните отчет под именем Отчет 1.
Отформатируйте Отчет 1 с параметрами по выбору пользователя.
В режиме конструктора создайте отчет из таблицы Судьи, и сохраните его под именем Отчет 2.
В верхний колонтитул отчета вставьте дату и время создания отчета.
Выполните публикацию полученного отчета в Microsoft Word и сохраните файл под именем Отчет 2. doc.
Завершите работу с базой данных.
Тема 7 создание форм
Формы используются для отображения данных в базе данных. Форму можно также использовать как кнопочную форму, открывающую другие формы или отчеты базы данных, а также как пользовательское диалоговое окно для ввода данных (рис. 1) и выполнения действий, определяемых введенными данными.
Рисунок 1. Пример формы для ввода и просмотра данных в режиме формы
Источником записей формы являются поля из таблиц и запросов, на основе которых она создается. Форма может включать не все поля из каждой таблицы или запроса.
Связь между формой и ее источником данных создается при помощи графических объектов, называемых элементами управления. Элементами управления являются поля, в которых отображаются имена и числа, надписи, в которых отображаются заголовки, а также декоративные линии, графически структурирующие данные и улучшающие внешний вид формы.
Форму можно просматривать в трех режимах:
конструктор;
режим таблицы;
режим формы (рис. 1 ).
Формы можно также открывать в режиме сводной таблицы или в режиме диаграммы для анализа данных. В этих режимах можно динамически изменять макет формы для изменения способа представления данных. Существует возможность упорядочивать заголовки строк и столбцов, а также применять фильтры к полям. При каждом изменении макета сводная форма немедленно выполняет вычисления заново в соответствии с новым расположением данных.
Форму можно создать несколькими способами:
с помощью автоформы;
с помощью мастера форм;
в режиме конструктора.