Тема 2. Бухгалтерские документы и материалы инвентаризации

Первичный бухгалтерский документ - письменное свидетельство, подтверждающее совершение хозяйственной операции, имеющее юридическую силу и не требующее дальнейших пояснений и детализации. Он является носителем юридической и экономический информации, отражающей сведения о движении материальных ценностей и денежных средств. Каждый первичный документ отражает одну хозяйственную операцию в момент ее совершения, а если это не представляется возможным – непосредственно по окончании операции.

Хозяйственная операция - отражение в бухгалтерском учете движения средств предприятия, осуществляемое в денежной форме, как правило, с помощью двойной записи (по дебету и кредиту корреспондирующих счетов).

Вещественным доказательством выступает документ в случае, если он является орудием совершения преступления или сохранил следы преступной деятельности

Источником доказательств документ будет являться, если обстоятельства и факты, удостоверенные или изложенные документально предприятиями, должностными лицами и гражданами имеют значение для уголовного дела

Требования к бухгалтерским документам – единообразный подход к первичным документам, что является основой формирования общих требований к ним, которые не зависят от вида и значения документа.

Реквизиты первичных учетных документов – сведения, обеспечивающие правильное отражение операции и юридически доказательную силу

Обязательные реквизиты первичных учетных документов

(ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете»)

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование организации, от имени которой составлен документ;

4) содержание хозяйственной операции;

5) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

6) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

7) личные подписи указанных лиц.

Требование своевременности - бухгалтерский документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это невозможно, то сразу же после ее совершения.

Требование законности - хозяйственная операция, отраженная в документе должна быть законна по своему содержанию

Требование действительности - хозяйственная операция, отраженная в документе должна быть совершена в действительности

Распорядительные бухгалтерские документы - содержат распоряжение, задание на выполнение хозяйственной операции (чек на получение наличных денег с расчетного счета в банке, платежное поручение).

Исполнительные бухгалтерские документы - содержат подтверждение исполнения операции (обычно составляются в ходе ее совершения либо непосредственно после ее окончания)

Комбинированные бухгалтерские документы содержат и распоряжение и подтверждение о совершенной хозяйственной операции (расходный кассовый ордер отражает и приказ о выдаче денежных средств и исполнение данной хозяйственной операции)

Внутренние бухгалтерские документы отражают внутренние хозяйственные операции, совершаемые внутри предприятия (накладная на внутреннее перемещение товара, разовое требование на отпуск продукции со склада и др.)

Внешние бухгалтерские документы выходят за пределы предприятия (в которых участвуют внешние контрагенты): платежные поручения, накладная на реализуемую продукцию и т.д.

Разовые бухгалтерские документы - документ на операцию, составляемый и оформляемый однократно, в один рабочий прием, который после составления, может служить основанием для бухгалтерских записей (расходный кассовый ордер, приходный кассовый ордер, требование на отпуск продукции и др.)

Накопительные бухгалтерские документы - документ, в котором регистрируется ряд однородных операций постепенно, по мере их совершения, отдельными на каждую операцию рабочими приемами, изо дня в день, в течение определенного периода времени (лимитно-заборная карта, накопительная ведомость и др.)

Сводные бухгалтерские документы - документы, составляющиеся на основе первичных и обобщающие их (авансовый отчет подотчетного лица, отчет кассира, отчет о расходе материалов и др.)

Первичные бухгалтерские документы - документы, непосредственно оформляющие операцию в момент ее совершения. В них производится первоначальная регистрация операции

Полноценные бухгалтерские документы - документы должны отвечать следующим требованиям: требование формальности; требование законности; требование своевременности; требование действительности. Подлинные документы отражают действительно совершенные операции.

Неполноценные бухгалтерские документы - документы, не отвечающие хотя бы одному из требований, предъявляемых к первичным документам (не должен приниматься к бухгалтерскому учету), отражающие вымышленные операции. Делятся на подложные и фиктивные.

Подложные документы отражают хозяйственные операции, которые в действительности не совершались, но первичные документы были оформлены, например, с целью сокрытия недостач или излишков. Их можно подразделить на бестоварные или частично бестоварные и безденежные или частично безденежные.

Бестоварные документы отражают вымышленные операции на поступление, расход товарно-материальных ценностей и содержат все необходимые реквизиты. В том случае, если частично товарно-материальные ценности были отпущены, то документ будет частично бестоварным.

Безденежные документы отображают фактически не совершавшиеся денежные операции. Например, расходный кассовый ордер с распиской в получении, по которому в действительности деньги не были выданы, а если они были выданы частично, то документ будет частично безденежным.

Под фиктивным документом в судебной бухгалтерии понимают сводный документ или документ синтетического учета, в котором зарегистрирован вымышленный, фактически не существующий документ, отражающий не выполненную хозяйственную операцию.

Способы исправления ошибок в документах и учетных регистрах - приемы, применяемые при исправлении допущенных по различным причи­нам ошибок в учетных записях. Каждая ошибка исправ­ляется одним из установленных способов. При этом ис­пользуют тот способ, который наиболее подходит для исправления данной ошибки. Исправительные записи должны быть документально обоснованными. В кассо­вых и банковских документах исправлений не допус­кается. Бланки этих документов, если при их заполне­нии допущены ошибки, считаются испорченными.

Корректурный способ - неправильная запись зачеркивается тонкой чертой, над ней пишется правильная, и о произведенном исправлении делается оговорка в документе, которая должна быть заверена подписями лиц, составившими документ, а при необходимости и печатью

Красное "сторно" (сторнирование) - неправильно составленная проводка обводится красными чернилами, затем составляется правильная проводка обычными чернилами и отражается на счетах бухгалтерского учета. При подсчете итогов цифры, записанные красными чернилами, вычитаются, и таким образом ошибка исправляется

Дополнительная проводка - применяется бухгалтером в том случае, если проводка составлена на меньшую сумму, чем требуется. В этом случае составляется дополнительная проводка на сумму разницы

Инвентаризация – проверка фактического наличия и состояния имущества организации ее финансовых обязательств на определенную дату и последующее сопоставление полученных данных с данными бухгалтерского учета

Основными задачами инвентаризации являются:

• контроль за сохранностью материальных ценностей и денежных средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета;

• выявление товарно-материальных ценностей, частично потерявших свое первоначальное качество, устаревших фасонов, моделей.

• выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей с целью последующей реализации;

• проверка соблюдения правил и условий хранения материальных ценностей и денежных средств, а также правил содержания и эксплуатации машин, оборудования и других основных средств;

• проверка реальности стоимости учтенных на балансе товарно-материальных ценностей, сумм денежных средств в кассах, на расчетном и других счетах в учреждениях банков, денежных средств в пути, дебиторской и кредиторской задолженности, незавершенного производства, расходов будущих периодов, резерва предстоящих расходов и платежей и других статей баланса

Основные цели инвентаризации

1. Выявление фактического наличия основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, а также объемов незавершенного производства.

2. Сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета.

3. Проверка полноты отражения в учете обязательств

Инвентаризационные описи — документы, состав­ляемые в момент проведения инвентаризации и под­тверждающие фактическое наличие товарно-матери­альных ценностей и других инвентаризуемых объектов на определенную дату. Составляются они инвентариза­ционной комиссией по установленным формам. В описях ценности показываются по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии, а материально ответственные лица дают на них расписку Данные инвентаризационных описей и данные бух­галтерского учета используются для составления сли­чительных ведомостей и выявления излишков и недо­стач товарно-материальных ценностей.

Сличительная ведомость — документ, отражающий результаты инвентаризации, составляется на осно­вании инвентаризационных описей и данных бухгал­терского учета. В ней показывается наличие товарно-материальных ценностей, оказавшихся в излишке или недостаче по данным инвентаризации в сопоставлении с данными бухгалтерского учета. Стоимость материаль­ных ценностей определяется по ценам, принятым в бухгалтерском учете. Выявленные излишки или недо­стачи регулируются в соответствии с установленным порядком,

Излишки – превышение фактического остатка над документальным остатком.

Равенство – совпадение фактического и документального остатков.

Недостача – превышение документального остатка над фактическим остатком.

Пересортица – умышленная или неумышленная замена однородных товаров.

Естественная убыль – потеря товарами своих первоначальных физических свойств и качеств (усушка, утруска, выветривание). Естественная убыль начисляется только после инвентаризации при наличии и в пределах недостачи. Размер естественной убыли определяется на складах в процентном отношении к среднемесячному остатку продовольственных товаров по утвержденным нормам. В магазинах применяются другие нормы естественной убыли: ее размер вычисляется применительно к количеству реализованных в магазине товаров.

Нормы естественной убыли — размер допустимых потерь в весе или объеме товара от усушки, утечки, при перевозке, перевалке и хранении.

Способы искажения результатов инвентаризации

1. Внесение в инвентаризационную опись несуществующих товаров.

2. Составление бестоварных расходных накладных, безденежных расходных ордеров.

3. Несвоевременное оприходование товаров, то есть товар был получен, но по документам не был оприходован, а в инвентаризационную опись включен.

4. Завышение в инвентаризационной описи стоимости, проверяемых материальных ценностей.

5. Занижение остатков по синтетическим и аналитическим счетам в бухгалтерии.

6. Последующие дописки количества товара в инвентаризационных описях.

7. Не включение в опись фактически имевшихся в наличии ценностей путем обмана членов комиссии или в сговоре с ними.

8. Последующие дописки штрихов и цифр в графе количество товаров.

9. Составление бестоварных приходных накладных, что искусственно увеличивает книжный (документальный) остаток и уменьшает данные об излишках.

10. Несвоевременное, в данном случае досрочное оприходование ценностей. По товарным (материальным) отчетам, составленным до инвентаризации, проводятся приходные документы, поступившие позднее.

11. Несвоевременное проведение по отчетности расходных документов. Расходные документы, исполненные до начала инвентаризации, прикладываются к отчетам, составленным после ее окончания.