36.Проведение специально организованных мероприятий для журналистов.

1. Формирование списка средств массовой информации. Для этого необходимо: знать свои целевые аудитории, изучить исследования аудиторий СМИ и выбрать те СМИ, которые пользуются популярностью у Ваших целевых аудиторий.  2. Выбор журналистов. Далее, необходимо выбрать журналистов в этих СМИ, с которыми Вы и будете работать.

3. Анализ интересов выбранных Вами журналистов покажет, на какие нюансы стоит делать акцент при презентации Ваших материалов.

4. Подготовка информационного повода. Информационным поводом может стать какое-либо изменение в деятельности Вашей компании или результат этой деятельности. Необходимо, во-первых, связать свое событие с интересами как выбранных Вами журналистов, так и выбранных СМИ в целом. Во-вторых, необходимо сделать Ваше событие выделяющимся на фоне остальной информации, предоставляемой Вашими конкурентами. 5. Выбор формы мероприятия. Мероприятие, посвященное знакомству с представителями СМИ, может быть проведено в одной из следующих форм: пресс-конференция, фуршет, банкет, праздник, круглый стол, презентация и т.п.. Для первого знакомства лучше организовать пресс-конференцию с небольшим фуршетом. Эта форма, во-первых, позволит подать наиболее выигрышным способом Ваш информационный повод (тем более, что выступающих можно специально подготовить), во-вторых, даст возможность журналистам задать интересующие их вопросы, и, самое главное, деловой подход к знакомству будет косвенным образом говорить о серьезности Вашего отношения к делу. 6. Подготовка информации для журналистов. Далее необходимо заняться составлением Ваших презентационных материалов. Во первых, это - приглашение. В нем должны содержаться: название мероприятия, основные вопросы, которые будут затронуты, иногда - список выступающих, дата, время и место проведения мероприятия. Но, самое главное - приглашение должно заинтересовать, возможно, даже заинтриговать Ваших журналистов.(Вы уже знаете их интересы и, скорее всего, сможете сделать приглашение). Журналистов регулярно куда-нибудь приглашают, часто - в одно и то же время. Важно, чтобы они предпочли посетить именно Ваше мероприятие. 

Это и есть цель качественной работы над составлением приглашения. Во-вторых, необходимо подготовить пресс-релиз. Пресс-релиз - это краткая основная информация, которую Вы будете презентовать на пресс-конференции или презентации.

7. Место проведения. Для пресс-конференции оптимально - зал на необходимое количество посадочных мест и место для выступающих.

8. Процедура приглашения журналистов. Приглашение рассылается по факсу или развозится курьером всем приглашаемым журналистам. Хорошо, если есть возможность продублировать приглашение по телефону. Напоминание о себе - важный момент, о Вас могли уже забыть. 9. Подготовка выступлений. Вся пресс-конференция обычно посвящена какой-либо одной теме. Желательно, чтобы выступающие подготовили доклады заранее, чтобы иметь время для репетиции своих выступлений и корректировки доклада. Кроме того, нужно продумать возможные вопросы и подготовить ответы на них. 10. Роль ведущего пресс-конференции. Желательно, чтобы пресс-конференцию вел человек, разбирающийся в освещаемых вопросах и умеющий работать с прессой. Ведущий объявляет начало и конец мероприятия, представляет докладчиков, регулирует поступление вопросов и ответов на них, снимает многие сложные ситуации, поддерживает настроение аудитории в конструктивном деловом русле.  11. Работа с прессой во время пресс-конференции. Настрой, с которым участники Вашего мероприятия будут воспринимать Вашу информацию, формируется с первого момента Вашего знакомства. И работа должна начинаться в ту минуту, как только журналист входит в Ваше помещение. Желательно иметь людей, которые будут работать с журналистами в течение всего мероприятия. Они встретят каждого, отметят в списках, вручат пресс-релиз, возможно, также небольшой подарок от фирмы, проводят журналиста на место, ответят на все вопросы. После окончания пресс-конференции эти специалисты в неформальной обстановке смогут ответить на дополнительные вопросы, разъяснить возникающие противоречия, напрямую познакомить журналистов с руководством компании. 

Виды мероприятий для СМИ:

• Пресс-конференция – формально, исчерпывающе

• Круглый стол – может быть презентацией исследования, инициированием обсуждения значимой для компании проблемы, служит инструментом повышения экспертного статуса компании

• Пресс-ланч – неформальное мероприятие, позволяет детально и более открыто обсудить актуальные вопросы

• Пресс-брифинг – коротко, быстро и по делу

• Интернет пресс-конференция – технологично и массово

• Личная встреча с журналистами (в ресторане, кафе или бизнес-центре) – серия таких встреч может быть полезнее одного большого мероприятия, позволяет инициировать серию обзорных, разноплановых публикаций

• Пресс-тур – централизованная поездка целевых СМИ на объект компании и за ее счет.