15) Основні етапи проведення аналізу господарської діяльності

Визначаючи зміст аналітичної роботи та терміни її проведення, треба враховувати наявність готового матеріалу для аналізу, трудомісткість збирання та опрацювання іншої інформації і, нарешті, час, потрібний для виконання окремих етапів робіт. Рекомендується виокремлювати три головні етапи: попередній, основ- ний та підсумковий. На попередньому етапі здійснюється загальне ознайомлення зі станом справ, визначається ступінь виконання плану за основними показниками, робиться попередня оцінка роботи або стану справ. На цьому етапі також складається докладна програма аналізу, готуються макети таблиць, збирається й перевіряється голов­на інформація, визначаються виконавці та вирішуються інші організаційні питання. Основний етап передбачає заповнення всіх таблиць, вив­чення та опрацювання необхідної додаткової інформації, визначення факторів і виконання розрахунків їх впливу на зміну величини показників, пошук резервів виробництва. З окремих вивчених питань роблять оцінки й підраховують резерви виробництва. На підсумковому етапі узагальнюються результати аналізу й підраховуються зведені резерви виробництва, дається підсумкова оцінка діяльності підприємства, розробляються конструктивні заходи щодо поліпшення роботи та використання виявлених резервів виробництва. З наведених трьох етапів найбільш тривалим і трудомістким є другий. Але терміни проведення аналізу залежать від затвердженої програми, вміння використовувати готові аналітичні матеріали, що є у справах підприємства (акти ревізій та перевірок, накази, пояснювальні записки до звітів, виробниче листування тощо). Однак при цьому слід завжди критично оцінювати матеріали, що залучаються, вміло відрізняти об’єктивні показники від суб’єк­тивного тенденційного їх тлумачення. Зібрані під час аналізу матеріали, заповнені таблиці, розрахунки впливу факторів і резервів на останньому етапі узагальнюють і письмово оформляють у вигляді довідок, актів перевірок, аналітичних і доповідних записок, пояснювальних записок до звітів. Працівники зовнішніх установ практикують оформлення результатів аналізу у вигляді висновку. Самостійним або додатковим документом, у якому відображаються результати аналізу, є проект наказу. У ньому дається загальна оцінка роботи і визначаються заходи, терміни початку та закінчення їх проведення, необхідні матеріальні та грошові ресурси, виконавці, відповідальні та контролюючі посадові особи чи підрозділи підприємства. Цей документ, ухвалений і підписаний керівниками підприємства, є обов’язковим для виконання запро­понованих аналітиком заходів. Виконання заходів за результатами аналізу слід повсякденно і дієво контролювати, інакше одні й ті самі вади в роботі повторюватимуться в матеріалах наступних перевірок та аналітичних вис- новках.

16) Формування пропозицій за результатами аналізу та контроль за їх виконанням

Результати аналізу суттєво залежать від якості залученої інформації. Тому відібрані матеріали піддаються технічній, рахунковій та сутнісній перевірці.

Шляхом технічної перевірки з'ясовують повноту звітних матеріалів; справжність поданих документів та правильність їх оформлення; узгодженість показників різних форм звітності; своєчасність і правильність відображення в обліку та звітності господарських операцій і т. ін.

За допомогою рахункової перевірки визначається правильність арифметичних підрахунків у документах та зіставляються взаємопов'язані показники.

Перевірка інформації за сутністю дає можливість оцінити чіткість матеріалів. З цією метою застосовуються логічний та балансовий методи контролю. Логічний контроль дозволяє виявити неточності в показниках, які не пов'язані з арифметичними діями, а встановлюються шляхом логічного мислення та зіставлення. Балансовий контроль полягає у складанні балансу показників для тих з них, які мають арифметичну залежність.

Аналітична обробка даних — це вже безпосередньо аналіз. Саме тому вона є найбільш відповідальним етапом роботи аналітика. Організація обробки вимагає відповідного методичного забезпечення, певного рівня підготовки осіб, які проводять аналіз, їх забезпеченості технічними засобами. Відповідальність за все це покладається на спеціаліста, який здійснює керівництво аналітичною роботою на підприємстві.

Результати аналітичного дослідження оформляються пояснювальною запискою, довідкою, висновками. Пояснювальна записка, як правило, складається при поданні результатів аналізу до вищестоящої організації. Для внутрішнього користування оформляють довідку. Висновок пишуть тоді, коли аналіз проводився вищестоящими органами управління.

Пояснювальна записка містить висновки про результати господарської діяльності та пропозиції щодо їх покращення. Крім того, вона повинна відображати загальні питання: рівень економічного розвитку господарства, умови господарювання, результати виконання планів за напрямами діяльності. Аналітична частина пояснювальної записки повинна бути обґрунтованою розрахунками і таблицями, при необхідності проілюстрована графіками.

Особлива увага при оформленні пояснювальної записки приділяється пропозиціям, які вносяться за результатами аналізу, їх необхідно всебічно обґрунтовувати та спрямовувати на покращення результатів господарювання і засвоєння внутрішніх резервів. Кожна пропозиція повинна бути чіткою, реальною. У них мають визначатися конкретні терміни виконання та особи, відповідальні за усунення виявлених недоліків і реалізацію можливостей підвищення ефективності виробництва.

Довідки та висновки, на відміну від пояснювальної записки, можуть не містити загальної характеристики підприємства і умов його господарювання, їх зміст більш конкретний, акцентований на відображення недоліків та досягнень, виявлених резервів І способів їх засвоєння. Найбільш суттєві результати аналізу можуть також вносити спеціально передбачені для цього розділи економічного паспорта підприємства. Це дозволяє розглядати динаміку рейтингів господарювання.

Дієвість використання результатів аналізу забезпечується системним контролем за виконанням намічених заходів. З цією метою результат аналізу обговорюються на зборах колективу, акціонерів, засновників, на нарадах адміністрації. Практичну реалізацію вони отримують після відповідних постанов зборів та наказів адміністрації.