Створення розкриваючого списку значень

Коли значення в будь-якому стовпчику таблиці приймають фіксований набір значень, в цьому випадку у вільному місці листа таблиці створюють список можливих значень, а введення даних здійснюють вибираючи потрібне значення із розкриваючого списку. Для цього потрібно виконати наступні дії:

• Створюється у вільному місці листа таблиці список можливих значень (рис. 42);

• Виділяємо стовпчик, в який будемо вводити значення із списку (в нашому випадку стовпчик A);

• Вибираємо КМ Данные – Проверка, в діалоговому вікні вибираємо Тип данных – Список і вказуємо в елементі Источник діапазон клітин, який містить список можливих значень стовпчика (рис. 43).

Рис. 42

Рис. 43

Рис. 44 (розкриваючий список значень)

Сортування даних

Змінення порядку рядків в таблиці називається упорядкуванням (сортуванням).

В Excel використовується наступна послідовність упорядкування даних за замовченням:

1. числа від найменшого від’ємного до найбільшого додатного числа;

2. текст – за алфавітом;

3. логічне значення ложь;

4. логічне значення истина;

5. значення помилок;

6. пусті значення

Вказана послідовність використовується при упорядкуванні по зростанню. При упорядкуванні по спаданню ця послідовність замінюється на зворотну (за винятком порожніх клітин, які завжди поміщаються в кінець таблиці).

Способи упорядкування

1) Просте упорядкування

На стандартній панелі інструментів Excel розташовані дві кнопки для упорядкування таблиці за зростанням та спаданням. Для упорядкування даних потрібно виконати наступне:

1. виділити клітину в стовпчику, який повинен бути ключем сортування;

2. натиснути кнопку Сортировка по возрастаниюабо Сортировка по убыванию.

Таким способом можна упорядкувати дані тільки по одному полю, всі інші дані залишаються без змін.

2) Упорядкування по декільком полям

За замовченням рядки виділеної таблиці упорядковуються по вмісту одного із стовпчиків. Існує можливість упорядкування таблиці по двом і трьом полям одночасно. Для упорядкування даних потрібно виконати:

1. виділити таблицю разом із її структурою («шапкою»);

2. КМ Данные – Сортировка

3. В діалоговому вікні Сортировка диапазона перевірити установку перемикачаИдентифицировать поля поЯкщо таблиця містить заголовки стовпчиків, то повинно бути вибрано положенняподписям (первая строка диапазона).В цьому випадку найменування стовпчиків не приймають участі в упорядкуванні. Якщо заголовків немає, то потрібно вибрати положенняобозначениям столбцов листа.

4. В розкриваючому списку Сортировать повибрати перше поле, по якому потрібно упорядкувати дані. Це поле називається первинним ключем сортування.

5. Вибрати положення перемикача по возрастанию або по убыванию;

6. Вибрати імена полів, якщо потрібно, в розкриваючих списках Затем пота В последнюю очередь, по. Друге поле упорядкування використовується, якщо виникає повторення значення першого поля, а третє поле - коли повторюються значення і першого, і другого полів;

7. Натискаємо кнопку ОК.

Використання особливого порядку упорядкування (по першому ключу)

Деякі послідовності елементів повинні знаходитися не в алфавітно – цифровому порядку, а в деякому спеціальному порядку. К таким послідовностям, наприклад, відносяться дні тижня або місяці, але тільки російською мовою. .

За замовченням в Excelвизначені чотири стандартні списки:

1. Скорочені назви днів тижня. Пн, Вт, Ср, ……

2. Повні назви днів тижня. Понедельник, Вторник, …

3. Скорочені назви місяців. янв, фев, Бер, …

4. Повні назви місяців. Январь, Февраль, мар, …

Якщо необхідно упорядкувати дані в особливому порядку, потрібно виконати наступне:

1. Виконати КМ Данные – Сортировка;

2. В діалоговому вікні Сортировка диапазона натиснути кнопкуПараметры;

3. В діалоговому вікні Параметры сортировкив розкриваючому спискуСортировка по первому ключувибрати потрібний варіант (рис. 45);

Рис. 45

4. натиснути кнопку ОК.

Для повернення до звичайної послідовності вибрати у списку Сортировка по первому ключуелементНет.

Зауваження:в полі спискуСортировка по первому ключуза замовченням виділений елементНет. Починаючи з версіїMicrosoftExcel2002, використовується «Нет» замість «Обычный», що використовувався в попередніх версіях.

Наприклад: В якості приклада розглянемо таблицю 3 (рис. 46) з результатами сесії. Упорядкуємо таблицю по двом ключам: первинний - № групи (по зростанню), вторинний - Прізвище (по алфавіту).

Порядок виконання:

1. Виділяємо діапазон клітин A1:F22

2. КМ Данные – Сортировка

3. В діалоговому «Сортировка диапазона» вказуємо відповідні поля (рис. 47), кнопка ОК.

4. Результат упорядкування представлений на рис. 48.

Таблиця 3

Рис. 46

Рис. 47

Рис. 48