Найпоширеніші чутки в організації

Майбутні скорочення робітників

Нові міри покарання за запізнення

Зміни в структурі організації

Майбутні переміщення та підвищення

Детальний виклад суперечки двох керівників на останній нараді по збуту

Хто кому призначає зустріч після роботи

Ііі. Інформація, її класифікація. Вимоги до якості інформації.

Інформація – це сукупність повідомлень, які відображають конкретний стан явища, події, діяльності.

Інформацію можна класифікувати за певними ознаками:

за об’єктом – показники якості товарів, їх параметри: показники організаційно-технічного рівня виробництва, соціального розвитку колективу, охорони навколишнього середовища і т.д.;

по формі передачі – вербальна і невербальна;

за мінливістю в часі – умовно-постійне і умовно-змінне (разова, періодична);

за способом передачі – супутникова, електронна, телефонна, письмова і т.д.;

за режимом передачі – в нерегламентовані строки, по запиту, примусово в визначені терміни;

за призначенням або змістом – економічна, технічна, соціальна, організаційна, довідкова;

по відношенню об’єкта управління до суб’єкта: між організацією і зовнішнім середовищем; між підрозділами організації по вертикалі і горизонталі, між керівниками і виконавцями, неформальна інформація;

за повнотою охоплення явища: повна, часткова, надлишкова.

Носіями інформації є документи, перфострічки, перфокарти, магнітофонні стрічки, плакати, схеми і т. ін. Інформація може надходити за централізованою, децентралізованою та змішаною схемою.

Основні вимоги до якості інформації:

• своєчасність;

• достовірність і надійність;

• достатність;

• комплексність системи інформації;

• адресність;

• правова коректність інформації;

• технологічність збирання, обробки, передачі;

• багатократність використання;

• актуальність;

• доступність, конкретність;

• можливість кодування.

• структурованість

• лаконічність

• обмеження доступу – захист інформації

4. Комунікаційний процес, його базові елементи. Шляхи підвищення ефективності комунікаційного процесу

Комунікаційний процес – це процес обміну інформацією між двома і декількома людьми, працівниками з метою розв’язання певної проблеми. Мескон, Альберт та Хедоурі виділяють такі складові елементи процесу комунікацій:

• відправник джерела – особа, що генерує ідеї, збирає інформацію і передає її;

• повідомлення – інформаційна ідея, яка закодована за допомогою символів;

• канал – засіб передачі інформації;

• отримувач (споживач) – особа для якої призначена інформація, яку вона інтерпретує.

• шум – ситуації, які деформують зміст повідомлення, або навіть здатні знищити інформацію.

При обміні інформація проходить декілька взаємопов’язаних етапів. Їх завдання: скласти повідомлення і використати канал для його передачі таким чином, щоб обидві сторони (відправник і отримувач) зрозуміли запропоновану ідею. Кожний етап одночасно є точкою в якій зміст може викривитись або втрачатись.

Цими етапами є:

1) формування або вибір ідеї (зародження ідеї);

2) кодування (окреслення інформації за допомогою слів, зображень, символів, а інколи і інтонації, жестів);

3) вибір каналу (способу передачі інформації):

4) передача ідеї;

5) декодування (переклад символів відправника в думки отримувача);

6) здійснення зворотного зв’язку (відправник і отримувач міняються комунікаційними ролями). Зворотній зв'язок має бути завчасно запланованим, стійкий зворотній зв'язок дозволяє підвищити надійність обміну інформації, уникнути перешкод, втрат тощо.

У комунікаційних процесах постійно виникають шуми. Шум - це те, що деформує зміст (відхилення, помилки тощо). Отже, слід враховувати можливі неточності при передачі інформації. Доцільно пам’ятати також про те, що часто комунікаційний процес триває лише кілька секунд, тобто практично миттєво.

З метою забезпечення високої якості комунікаційних процесів слід орієнтуватись на два види комунікацій:

• міжособові, які виникають між конкретними особами (працівниками);

• організаційні, які визначаються характером діяльності, побудовою, можливостями організації (підприємства).