Шляхи підвищення ефективності комунікаційного процесу Удосконалення міжособових комунікацій

На шляху міжособових комунікацій виникають такі перепони:

• неповне сприйняття працівниками інформації;

• несприйняття інформації;

• семантичні бар’єри, тобто перепони, викликані нерозумінням способів використання слів і словесних знаків;

• невербальні перепони, які виникають при використанні несловесних (невербальних) знаків: погляду, виразу обличчя, посмішки та ін.;

• поганий зворотній зв’язок.

Усунути ці перепони можна шляхом вдосконалення спілкування. Для цього потрібно:

• пояснювати та обґрунтовувати свої ідеї до початку їх передавання;

• бути сприйнятливим до потенційних семантичних проблем;

• слідкувати за власними жестами, позами, інтонаціями, бути уважним до почуттів інших працівників;

• враховувати соціально-психологічний клімат у колективі, налагоджувати якісний зворотний зв’язок;

• допускати можливість дублювання ідеї, повідомлення, пояснення.

Удосконалення організаційних комунікацій

В організаційних комунікаціях причинами виникнення перепон можуть бути:

• деформація повідомлень на різних станах процесу комунікацій;

• інформаційні перевантаження в системі комунікацій;

• незадовільна структура управління організації;

• громіздка структура комунікаційного процесу.

Удосконалення комунікацій і ліквідація перепон в організаціях здійснюється за допомогою:

• раціоналізації структури комунікаційного процесу;

• регулювання інформаційних процесів;

• удосконалення документообігу;

• ефективного застосування графічних засобів;

• поліпшення виконання функцій менеджменту;

• поліпшення зворотного зв’язку;

• введення системи збору пропозицій працівників;

• застосування сучасних інформаційних технологій: персональних комп’ютерів, електронної пошти, відеоконференцій, радіо, телебачення тощо.

V. Організація комунікаційного процесу

1. Організація масиву інформації

Інформаційний масив – це впорядкована за визначеними ознаками сукупність всіх видів інформації, яка використовується для прийняття рішення.

Мета створення інформаційних масивів – підвищити ефективність управління, правильного розподілу по рівнях управління у відповідності з характером завдань.

Інформаційний масив має забезпечити:

• пряме звертання користувачів до інформації і можливість багаторазового використання;

• задоволення інформаційних потреб органів управління всіх рівнів;

• оперативний пошук і видача інформації по запиту;

• захист інформації від викривлення.

2. Організація потоків інформації

Потоки інформації – це цілеспрямований рух інформації від джерела до користувача, характеризується адресністю, режимом або регламентом передачі (примусово, в нерегламентовані строки, по запиту, регламентовано по часу) і об’ємом інформації (кількісною характеристикою, виміру інформації за допомогою одиниць – біти, слова, листи, хвилини розмови по телефону), яка передається.

3. Організація технологічного процесу обробки інформації

Організація технологічного процесу обробки інформації, включає:

• формування документообороту, для чого необхідно забезпечити:

а) наявність в кожному документі необхідної і достатньої інформації для прийняття рішення, чітку адресність, визначення джерел і користувачів інформації;

б) організацію раціональних потоків інформації за рахунок усунення дублювання документів і показників;

в) мінімізацію маршрутів проходження документів від джерела до користувача;

г) ефективний контроль за строками виконання документів;

д) максимальне використання засобів механізації і автоматизації документообороту;

е) уніфікації форм документів.

• визначення складу операцій по обробці інформацій, виконання яких буде проводитись за допомогою засобів автоматизації інформації;

• вибір технічних засобів по обробці інформації при вирішенні управлінських завдань (комплекси ЕОМ, комп’ютери, оргтехніка).