4. Документація та діловодство

Документація — це письмове подання інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності й розумової діяльності людини, носієм якої вона є. Документи можна класифікувати за різноманітними ознаками.

За змістом:

• адміністративна;

• планово-облікова;

• комерційна;

• фінансова;

• зовнішньоекономічна;

• бухгалтерська;

• з обліку кадрів;

• технічна та ін.;

за складністю:

• проста (відображає один процес);

• складна (відображає кілька процесів);

за призначенням:

• індивідуальна;

• типова;

за місцем у менеджменті:

• службово-інформаційна (службові листи, записки, акти тощо);

• розпорядча (накази, розпорядження, вказівки, інструкції, постанови, протоколи, циркуляри та ін.);

• спеціальна (фінансова, бухгалтерська, планова, звітна та ін).

Процес, пов’язаний зі складанням документів, їх обробкою, проходженням, зберіганням тощо, називають діловодством (справочинством).

Його функції такі:

• попередній розгляд і облік документів, довідково-інформаційне обслуговування;

• контроль виконання;

• удосконалення (раціоналізація) документообігу;

• експедиційна обробка та транспортування документів.

Виділяють такі системи діловодства:

• централізовану, коли вся документація скеровується в якийсь єдиний центр організації, наприклад у канцелярію;

• децентралізовану, при якій документи надходять за призначенням у відділи, підрозділи тощо;

• змішану.

В організаціях є спеціальні служби, які призначені для роботи з документацією (канцелярія, архів, бібліотека, довідкове бюро тощо).

5. Графіки та їх роль у менеджменті

Графіки – це способи наочного зображення стану й ходу виробничо-господарської діяльності за допомогою умовних позначень (точок, ліній, фігур тощо). Графік має два елементи:

• графічний образ, або систему накреслень;

• легенду (експлікацію), тобто умовні позначення на графіку.

При застосуванні графіків слід пам’ятати про:

• наочність;

• змістовність;

• універсальність;

• зручність у користуванні.

Використовують такі групи графічних засобів:

1. Органіграми, які характеризують структуру і взаємовідносини явища;

• класифікаційні графіки (класифікація підприємств);

• оргсхеми (структура підприємств, цехів);

• оперограми (порядок руху сировини, деталей);

• хроноперограми (порядок руху в часі) тощо.

2. Топограми, що відображають явища у просторі:

• маршрутні схеми руху предметів праці на робочих місцях;

• планування виробничих дільниць, робочих місць;

• схеми змащування обладнання;

• маршрут руху багатоверстатника тощо.

3. Хронограми, які характеризують зміну явищ у часі:

• циклограми;

• планово-контрольні графіки;

• диспетчерські графіки руху транспорту тощо.

4. Діаграми, що відображають кількісні співвідношення (показників, явищ):

• діаграми порівняння показників;

• діаграми зміни показників;

• діаграми розподілу показників;

• хронодіаграми тощо.

Література

1. Андрушків Б.М., Кузьмін О.Є. Основи менеджменту. -Львів: Світ, 1995. - С. 121-135 (методи); С. 136-141 (комунікації).

Література ( до 3 теми!!!!!!!)

1. Андрушків Б.М., Кузьмін О.Є. Основи менеджменту, - Львів: світ, 1995.

2. Гірняк О.М., Лазановський П.П. Менеджмент: теоретичні основи і практикум: Навчальний посібник. – К: «Магнолія плюс», Львів: «Новий світ-2000», 2003р.

3. Мескон М.Х.. Альберт М.. Хедоури Ф. Основи менеджменту. - М., 1992. - С. 165-193 (комунікації)

4. Фатхудинов Р.А. Система менеджменту. - М.. 1996, - С. 208-221 (комунікації).

5. Шегда А.В. Основи менеджменту. - К.: Товариство "Знання'', КОО, 199У. - С. 117-126 (методи); С. 407-427 (комунікації).