2.2. Форма ведення бухгалтерського обліку

В ДП «Любешівагроліс» застосовується машинна обробка документів.

Машинним формам бухгалтерського обліку притаманні особливі реєстри — машинограми, які підрозділяються на аналітичні і синтетичні. Ці машино­грами відрізняються між собою ступе­нем подробиць, закладеної в них ін­формації і групуванням економічних показників.

Машинні носії інформації сприяють автоматизації процесів її обробки в напрямі накопичення і систематизації для визначення аналітичних показників і складання місячної, квартальної і річ­ної звітності.

Дані первин­них документів накопичуються у запам'ятовуючому пристрої ЕОМ (магнітні диски, магнітні стрічки). При цьому для кожно­го синтетичного й аналітичного рахунка відводиться окреме місце зберігання інформації. У запам'ятовуючий пристрій ЕОМ вводяться також початкові залишки на рахунках, планові і нор­мативні дані, необхідні для обліку і контролю. Систематизація введеної інформації на рахунках здійснюється автоматично: до­сить ввести змінну інформацію один раз, тобто вказати код інформації і суму, як машина за її номером вибирає із кла­сифікатора код рахунків, що дебетуються і кредитуються.

Первинна інформація вводиться у бухгалтером

Вихідна інформація повинна, оформлятися в порядку, який забезпечує:

- достовірність, тобто безпомилкове формування облікової, контрольної і звітної інформації відповідно до методології бух­галтерського обліку і звітності;

- своєчасність;

- системність, тобто взаємозв'язок інформації хроно­логічного і систематичного обліку, синтетичного й аналітично­го обліку, облікової і звітної інформації;

- обґрунтованість, тобто відповідність даних перевіреним і опрацьованим первинним документам;

- повноту, тобто отримання всієї облікової і звітної інфор­мації, необхідної для обліку і контролю;

- юридичну повноцінність інформації, що формується.

Документи виготовлені машинним спосо­бом, для надання їм юридичної сили повинні відповідати вимогам стандартів і бути закодовані відповідно до затвердженої систе­ми кодифікації. Підписи осіб, відповідальних за достовірність інформації, виконуються у вигляді пароля що дає змогу однозначно ідентифікувати особу, що відобразила господарську операцію, і виключити мож­ливість користуватися чужими кодами.

Оригінал документа має відповідати запису на машинному носієві. Оригіналом машинограми є перший за часом друкований екземпляр цього документа на паперовому носієві. На машинограмі, яка є копією документа на машинному носієві, додатково повинні бути представлені печатка чи штамп і відповідні підписи організації. Якщо в оригіналі машинограми вносяться зміни, на ній повинні бути вказані обґрунтування змін, дата їх внесення, посада і підпис посадової особи, яка здійснила зміни.

Нагромадження та зберігання інформації в пам’яті комп’ютера, як правило, набирає форми бухгалтерських проводок або записів, що містять інформацію, яка зареєстрована в первинних документах і нагромаджується у базі даних протягом року.

Узагальнення бухгалтерських проводок і систематизація їх даних по рахунках бухгалтерського обліку з формуванням оборотів та залишків по них здійснюються у момент запису на одержання облікового регістру, форм звітності та аналізу.

Усе це передбачає одноразове введення облікових даних і багаторазове їх використання для бухгалтерського та оперативного обліку, складання звітності, аналізу виробничої діяльності і управління підприємством.