14.3. Організація обліку особового складу працівників, первинного обліку робочого часу, планування робіт із обліку праці та її оплати

Організація обліку працівників та оплати праці у банку забезпечує виконання таких вимог:

• проведення кількісного обліку особового складу персоналу банку згідно зі штатним розкладом;

• проведення первинного обліку використаного робочого часу;

• дотримання організаційних засад та форм оплати праці пра­цівників, які перебувають у трудових відносинах із банком;

• нарахування оплати праці та інших додаткових виплат із дот­риманням вимог законодавства про працю та внутрішніх положень про оплату праці та матеріальне заохочення працівників банку;

• дотримання порядку документального оформлення операцій з обліку праці та її оплати;

• дотримання порядку збереження особових карток, відомостей про нарахування заробітної плати та інших первинних документів;

• здійснення систематичного контролю за кількістю використаного робочого часу та фонду оплати праці;

• формування фінансової та статистичної звітності;

• надання фінансової звітності відповідним внутрішнім та зов­нішнім користувачам.

Для забезпечення функціонування банку в кожній його установі розробляється штатний розклад працівників та схема посадових окладів, яка передбачає встановлення за кожною посадою нижньої та верхньої межі (вилки) посадового окладу. Залежно від категорії працівників застосовуються різні підходи до визначення розмірів посадових окладів. Конкретний розмір посадового окладу працівника залежить від його кваліфікаційно-професійного досвіду, складності виконуваних ним робіт та функцій, рівня відповідальності та фінансових можливостей банку. Для операційно-касових працівників, які можуть бути переведені на відрядну форму оплати праці, посадові оклади встановлюються на рівні законодавчо визначеної мінімальної заробітної плати.

Відрядна форма оплати праці вводиться з метою підвищення ефективності та продуктивності праці операційно-касових пра­цівників, підвищення їх заінтересованості в результатах праці, творчої активності, розширення переліку банківських послуг та поліпшення якості обслуговування клієнтів.

Вона грунтується на наявності прямої залежності між розмірами заробітної плати працівника та обсягами виконаних ним робіт, оцінених за кількістю здійснених ним умовних операцій відповідно до внутрішнього положення про порядок обліку кіль­кості операцій.

Відрядна система оплати праці у банку може використовуватися в основному для операційно-касових працівників.

Її рекомендується організовувати з двох частин:

• постійно-наближеної до схеми посадових окладів;

• змінно-відрядного приробітку за перевищення місячної нор­ми, розрахованої з кількості умовних операцій та суми отриманих коштів.

При організації обліку відрядної оплати праці у банку має бути розроблене внутрішнє положення про порядок обліку кількості операцій, в якому передбачаються методи та нормативи для підрахування кількості фізичних операцій, їх підсумовування, переведення в умовні операції згідно з коефіцієнтом трудомісткості та рівня процентної надбавки до посадового окладу.

Облік особового складу персоналу банку ведеться в особових картках із присвоєнням кожному працівникові табельного номера та відомостей про нього (дата народження, кількість дітей та їх вік, дата прийняття на роботу, відомості про надані відпустки, дата звільнення з роботи тощо).

На підставі табелів обліку робочого часу організовується первинний облік його використання.

Облік робочого часу при перебуванні у відпустці здійснюється за видами відпусток:

• відпустка щорічна;

• додаткова відпустка у зв’язку з отриманням освіти;

• творча відпустка;

• соціальна відпустка: у зв’язку з вагітністю; по догляду за дитиною; додаткова відпустка працівникам, що мають дітей;

• відпустка без збереження заробітної плати.

Залежно від фінансового стану банк може планувати інші заохочувальні та компенсаційні виплати у формі винагород за підсумками роботи за рік і за вислугу років, одноразові заохочення та інші грошові і матеріальні виплати, які не передбачені актами чинного законодавства.

Крім основної заробітної плати, внутрішнім положенням банк може передбачати премії за виробничі результати, інші надбавки, доплати, гарантійні і компенсаційні виплати, передбачені чинним законодавством.

Усі витрати на оплату праці, включаючи доплати за кваліфікацію та за обсяги робіт, відносяться на витрати того звітного періоду, коли вони мали місце.

Банк може передбачити систему створення резервів на оплату відпусток для забезпечення рівномірного розподілу витрат на оплату відпусток протягом звітного періоду шляхом щомісячного проведення нарахувань за встановленим нормативом від витрат на оплату праці.

Облік коштів створених резервів на оплату відпусток здійснюється за балансовим рахунком № 3658 «Забезпечення оплати відпусток».

У разі, якщо банком не передбачається створення резерву на оплату відпусток, то нарахування відпускних майбутніх періодів та обов’язкових загальнодержавних перерахувань на відпускні майбутніх періодів обліковуються за окремими аналітичними рахунками балансового рахунку № 3500 «Витрати майбутніх періодів» і амортизуються на витрати банку звітного періоду.

Організація обліку зборів і утримань із заробітної плати та обов’язкових нарахувань на заробітну плату здійснюється відповідно до чинного законодавства України. Розрахунки за цими зборами й утриманнями відображаються за окремими аналітичними рахунками балансових рахунків № 3622 «Кредиторська заборгованість за податками та обов’язковими платежами, крім податку на прибуток» та № 3653 «Утримання з працівників банку на користь третіх осіб».

Розрахунки щодо виплати заробітної плати персоналу банку відображаються в обліку за балансовим рахунком № 3652 «Нарахування працівникам банку за заробітною платою».

Облік нарахувань працівникам банку допомоги на дітей, різних видів винагород здійснюється за балансовим рахунком № 3659 «Інші нарахування працівникам банку».

Організація проведення розрахунків з працівниками банку може здійснюватись як у готівковому, так і в безготівковому порядку.

Зарахування виплат на поточні рахунки або рахунки з використанням платіжних карток здійснюється згідно із заявою кожного працівника персоналу банку на підставі розрахунково-платіжних відомостей або відомостей на зарахування заробітної плати та інших перерахувань.

Витрати на утримання персоналу банку проводяться за окремими аналітичними рахунками балансових рахунків 7-го класу:

• № 7400 «Основна і додаткова заробітна плата»;

• № 7401 «Внески на державне соціальне страхування»;

• № 7402 «Інші обов’язкові нарахування на заробітну плату»;

• № 7403 «Матеріальна допомога та інші соціальні виплати»;

• № 7409 «Інші витрати на утримання персоналу».