15.3. Організація документообігу за операціями банку з основними засобами

При організації документообігу за операціями з основними засобами банками використовуються типові форми первинної документації, які затверджені наказом Мінстату від 29.12.95 р. № 352; акт приймання-передання (внутрішнього переміщення) ос­новних засобів, ф. 03-1; акт приймання-здавання відремонтова­них, реконструйованих та модернізованих об’єктів, ф. 03-2; акт на списання, ф. 03-3; акт на списання автотранспортних засобів, ф. 03-4; інвентарна картка обліку основних засобів, ф. 03-6; опис інвентарних карток, ф. 03-7; картка обліку руху основних засобів, ф. 03-8; інвентарний список основних засобів, ф. 03-9; розрахунок амортизації основних засобів, ф. 03-14, 03-15, 03-16.

За наказом керівника банку за кожним видом операції розробляється графік документообігу, в якому визначається час проходження документів на всіх етапах обробки інформації структурними підрозділами, які беруть участь в оформленні документа. У графіку конкретних операцій з руху основних засобів (приймання, оприбуткування, внутрішнє переміщення (безоплатне передання, продаж та ін.), наводиться зміст роботи з документом, який складається з таких етапів: підготовки технічної документації; складання та підписування документа; перевірка за змістом операції та підписання; затвердження документа; відображення даних у регістрах бухгалтерського обліку.

Працівники установи банку зобов’язані надавати первинні документи в строки, які встановлені графіком документообігу.

Усі первинні документи, якими оформляються операції із введення в експлуатацію, списання основних засобів, підписуються членами комісії, призначеної розпорядженням керівника банку.

На підставі накладної та інших технічних документів складається акт приймання-передання основних засобів, ф. 03-1. Акт є первинним бухгалтерським документом, у якому зазначена основ­на інформація, зокрема детальна характеристика об’єкта, дата введення в експлуатацію, коротка технічна характеристика, висновок комісії, та засвідчується підписом особи, яка прийняла основні засоби та відомості для нарахування амортизації.

Акт приймання-передання основних засобів затверджується керівником установи банку і зберігається разом з технічною документацією в бухгалтерських документах дня.

Вилучені з активів (списані з балансу) об’єкти основних засобів у разі їх вибуття внаслідок продажу, безоплатного передавання тощо оформляються актом на списання, в якому докладно висвітлюються причини списання об’єкта основних засобів, стан його основних частин, деталей, вузлів.

Окремого документального оформлення потребують операції щодо вилучення, здавання лому дорогоцінних металів та інших цінностей з основних засобів, що списуються.

При здійсненні модернізації чи реконструкції складається акт приймання-здавання відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об’єктів, ф. 03-2, який передається до бухгалтерії, на підставі якого здійснюється збільшення балансової вартості об’єкта та вносяться зміни до нарахування амортизації.

Ліквідація основних засобів оформлюється актом на списання (форма 03-3, 03-4), на підставі якого в бухгалтерії робиться запис в описі інвентарних об’єктів (книзі) та з обліку вилучається інвен­тарна картка. Вилучені інвентарні картки за вибувшими основ­ними засобами зберігаються в банку згідно з установленими строками зберігання документів.

Ліквідаційна комісія, яка здійснює ліквідацію, оформлює акт ліквідації довільної форми.

Документальне вибуття основних засобів оформляється актами на списання та актами на ліквідацію основних засобів. Підставою для складання зазначених вище актів є висновок про непридатність подальшого використання основних засобів. Акти подаються на розгляд постійно діючої комісії зі списання основних засобів, яка здійснює контроль за перевіркою правильності оформлення актів списання товарно-матеріальних цінностей та їх ліквідацією.

На підставі даних первинних документів здійснюється бух­галтерський запис в ОДБ та в інвентарних картках, які є під­ставою для ведення аналітичного пооб’єктного обліку основних засобів, а також вносяться зміни у відомості розрахунку амортизації щодо збільшення балансової вартості основних засобів на суму витрат, пов’язаних із завершенням модернізації, реконструкції тощо. Заповнені інвентарні картки реєструються в описі інвентарних карток з обліку основних засобів та в інвентарній книзі.

За даними інвентарних карток проставляються інвентарні номери на об’єктах основних засобів.

Інвентарні номери на об’єктах основних засобів можуть проставлятися з використанням штрихових кодів. На кожний об’єкт обліку прикріплюється етикетка або ярлик з індивідуальним унікальним номером, продубльованим у вигляді штрихового коду для автоматичного зчитування. Паперові етикетки та ярлики можуть бути надруковані на обладнанні для термотрансферного друку або бути виготовлені з алюмінію, кераміки та сталі.

За допомогою переносного терміналу з невід’ємним сканером штрихових кодів за кожним об’єктом обліку закріплюється унікальний номер штрихового коду, нанесеного на етикетку, і вводиться інформація про належність об’єктів обліку підрозділам. Обмін інформацією між комп’ютером робочого місця матеріального обліку і переносним терміналом здійснюється через коммунікаційно-зарядний пристрій у пакетному режимі.

Система забезпечує:

• ідентифікацію та облік об’єктів інвентаризації;

• автоматичне передання даних інвентаризації з переносного терміналу в базу даних комп’ютера за допомогою коммунікаційно-зарядного пристрою;

• автоматичний аналіз отриманих даних при інвентаризації об’єктів обліку з прив’язкою до конкретного приміщення і видачу зведеної інформації на екран переносного терміналу;

• формування звітних бухгалтерських форм.

У випадку, коли потрібно підвищити захищеність системи, наприклад, у системі документообігу, можуть застосовуватись двомірні штрихові коди, які дають змогу кодувати великий обсяг інформації і які є більш стійкими до викривлювання. Крім унікального номера об’єкта обліку, такий штриховий код дає можливість інформації описового характеру, а також значення цифрового підпису, за яким можна перевірити цілісність і належність даної інформації до системи. Для забезпечення гнучкості застосування, легкості супроводження і розвитку такої системи, інтеграцію з бухгалтерськими додатками потрібно здійснювати із використанням технологій Інтернет.

При проведенні інвентаризації перевіряється наявність основ­них засобів згідно з інвентаризаційними описами. Після звірки даних інвентаризаційних описів з даними обліку виявляються розбіжності, причини яких з’ясовуються. При виявленні розбіжностей і неточностей у бухгалтерському обліку або технічній документації вносяться відповідні виправлення та уточнення.

Основні засоби, що перебувають у лізингу (оренді), у ремонті тощо, вносяться до інвентаризаційного опису на підставі актів, накладних та інших документів, які засвідчують приймання зазначеного майна переробними, ремонтними, обслуговуючими та іншими підприємствами.

На основні засоби, не придатні для використання, інвентаризаційні комісії складають акти на списання.

Результати інвентаризації відображаються у протоколі засідання інвентаризаційної комісії. Протокол інвентаризаційної комісії має бути у п’ятиденний термін розглянутий і затверджений керівником банку.

Результати інвентаризації відображаються в обліку і звітності того місяця, в якому закінчено інвентаризацію.

Після завершення звітного року в книзі робиться відмітка про звіряння аналітичного обліку з синтетичним, яка підтверджується підписом головного бухгалтера чи іншою відповідаль­ною особою.

Інвентарні картки, а також картки (відомості) обліку руху основних засобів сумарно звіряються з даними балансових рахунків аналітичного та синтетичного обліку для встановлення їх відповідності.

Наприкінці звітного періоду за даними аналітичного та синтетичного обліку формуються необхідні форми звітності за операціями з основними засобами.

Документи за операціями з основними засобами форму­ються в окрему папку з іншими документами із внутрішньо­банківських операцій та зберігаються в установленому банком порядку.

Картки обліку основних засобів підлягають обов’язковому збе­ріганню у металевих шафах, сейфах, ящиках у приміщеннях, що охороняються.