Система планування

Деякі з основних проблем керівників полягають у тому, що вони: ❖ часто прагнуть одразу виконати великий об'єм роботи; розподіляють свої сили на окремі, часто незначні, але які

здаються необхідними, справи.

Тому встановити пріоритет — означає прийняти рішення про

те, яким із завдань необхідно надати першочергове, другочергове

значення тощо.

Свідоме встановлення однозначних пріоритетів, послідовне і системне виконання завдань, включених у план, відповідно до їх значення — основне завдання керівника, менеджера в організації своєї праці.

Відоме таке співвідношення 80:20 — принцип Парето, який сформульований італійським економістом Вільфредо Парето (1848—1923 рр.), він багаторазово був підтверджений на практиці в різних сферах.

Принцип Парето свідчить, що всередині кожної групи чи множини малі частини мають набагато більшу значимість, ніж це відповідає їх відносній частці в цій групі:

20 % запасів зазвичай становить 80 % вартості обладнання;

20 % клієнтів (товарів) дають 80 % обороту чи прибутку;

80 % клієнтів (товарів) приносить 20 % обороту чи прибутку;

20 % помилок обумовлюють 80 % втрат тощо.

У повсякденній роботі це означає, що не слід братися за найлегші, цікаві чи ті, що потребують мінімальні витрати, справи. Необхідно починати завдання, справи, відповідно до їх значення та важливості.

Спочатку — нечисленні життєво важливі проблеми, а вже потім — багаточисленні другорядні.

Чотири покоління управління часом

Організація і управління на основі пріоритетів — це результат еволюції трьох поколінь теорії управління часом (табл. 2).

Кожне покоління теорії ґрунтується на основі попередньої і кожна з цих теорій дає все більше можливостей керувати своїм часом та своїм життям.

Перше покоління характеризується записками, пам'ятками, наявністю записних книжок. Це була спроба упорядкувати і систематизувати все, що вимагає від нас витрат часу і сил.

Друге покоління характеризується появою календарів і ділових щоденників. Це спроба подивитися вперед, спланувати події і свою діяльність на майбутнє.

Третє покоління — це сучасний етап управління часом, для якого характерна ідея виділення пріоритетів, цінностей і порівняння значимості різних справ. Це також постановка конкретних цілей — довгострокових, проміжних і короткострокових, а також щоденне планування. Це націлює на відповідну продуктивність та ефективність роботи.

Нині вже існує четверте покоління. Воно характеризується тим, що фокусує нашу увагу на збереженні й розвитку відносин із людьми і, як результат, — на досягненні відповідних успіхів, тобто концентрація на підтриманні балансу вкладання ресурсів та отримання результату.

Ми схильні вирішувати проблеми термінові та неважливі. Важливі — це ті, що мають відношення до кінцевого результату, до наших життєвих цілей. Саме ці проблеми бомбардують нас щоденно.

Що в результаті дає нам їх виконання?

Матриця управління часом

	Термінові справи	Нетермінові справи
Важливі справи	Критична ситуація. Невідкладні проблеми. Проекти, строки виконання яких закінчуються	Професійне самовдосконалення. Підтримання РС. Налагодження зв'язків. Пошук нових можливостей планування. Підтримання своїх життєвих сил
Неважливі справи	Відволікання: телефонні дзвінки, кореспонденція, повідомлення. Деякі засідання. Невідкладні справи, які мають відбутися. Поширені види діяльності	Деталі, які забирають час. Кореспонденція. Дзвінки. Марнування трата часу
Результати
Важливі справи	Стрес. Самозгоряння. Управління в умовах кризи. Постійна пожежа і "вічна війна"	Бачення перспективи. Баланс. Дисциплінованість. Контроль. Мала кількість кризових ситуацій
Неважливі справи	Концентрація на короткотерміновому. Управління в умовах кризи. Репутація "хамелеона". Усвідомлення беззмістовності мети і планів. Відчуття себе жертвою, що не володіє собою. Слабкі або розірвані відносини	Повна безвідповідальність. Звільнення з роботи. Залежність від інших людей чи організацій

Розуміння значимості справ другого квадрата (які становлять 20 % усіх справ і виконання яких дає 80 % успіху в досягненні життєвих цілей) орієнтує і спрямовує керівника, менеджера на внутрішню організацію себе, своїх планів і цілей.

Тобто теорія четвертого покоління часу потребує не тільки планування свого часу з урахуванням пріоритетів, що створює ефективність роботи, а й відповідає на запитання "заради чого?", "з якою метою?", "яка кінцева мета?", тобто, яка результативність цих дій, справ.

Якщо наша драбина прихилена не до тієї стіни, то кожен її щабель наближає не до того місця. Можна бути дуже зайнятими, продуктивними, але по-справжньому ефективними стати лише тоді, коли уявляти кінцеву мету.

Ефективно управляти іншими керівник чи менеджер може тільки тоді, коли він ефективно управляє самим собою. Ефективно керувати своїм життям — значить базуватися на значимих принципах, розуміти смисл свого життя і направляти свої зусилля не тільки на термінові, а й на важливі справи, підтримувати баланс, приділяти увагу спочатку людським стосункам і результатам, і лише тоді — часу.

Запитання і Завдання для самоконтролю

Завдання 1. Дайте відповіді на запитання.

1. Із яких блоків складається модель керівника?

2. Які ви знаєте принципи роботи керівника?

3. Які цілі реалізуються в діловій кар'єрі?

4. Що називається стилем управління? Якими факторами він визначається?

5. Яке практичне значення має ефективне використання часу?

6. Як життєві цілі співвідносяться із плануванням, прийняттям рішення?

Завдання 2. Підготуйте усне повідомлення на тему "Як раціонально використовувати час?"

Завдання 3. Поясніть, як ви розумієте поняття "ефективне використання часу".

Завдання 4. Чому, на вашу думку, постановка мети є безумовною передумовою прийняття рішень і повсякденної роботи?

Завдання 5. Дайте відповіді на запитання.

1. Які цілі називаються життєвими?

2. Яке ви знаєте основне правило планування часу?

3. Якою має бути система планування часу керівника?

4. Які чотири покоління управління часом ви знаєте?

Завдання 6. Допишіть речення

1. Особисті цілі — це ....

2. До професійних цілей відносять ....

3. Плануючи роботу, керівник повинен ....

Список рекомендованої літератури до розділу 7

Курс практической психологии, или Как научиться работать и добиваться успеха. — Ижевск, 2001.

Стивен Р. Кови., Семь навыков высокоэффективных людей. — М., Урбанович А.А. Психология управления: Учеб. пособие. — Минск,

Швабл Ю.М., Даичева О.В. Практична психологія в економіці та бізнесі. — К., 1998.