• Практика управления записями

Практика управления записями может включать:

• Планирование потребности в информационном обеспечении организации;

• Определение необходимой для сбора информации;

• Создание, утверждение и соблюдение политик и практик в отношении материалов, включая их хранение и уничтожение;

• Разработку плана хранения записей, включающего краткосрочное и долгосрочное размещение физической записи и цифровой информации;

• Идентификацию, классификацию и хранение записей;

• Распределение доступа к записям внутри и вне организации, требованийконфиденциальности, конфиденциальности данных и общего доступа;

• Осуществление отбора записей, не требуемых в эксплуатационных целях, для их последующего уничтожения. В соответствии с организационной политикой, нормативными актами и другими требованиями организации это может быть либо их физическое уничтожение, либо размещение на постоянное хранение в архив.

Согласно основным правилам управления записями, автоматизированные системы являются вспомогательным средством в сборе, классификации и непрерывном управлении записями на протяжении их жизненного цикла. Подобная система может быть бумажной (например,каталожные карточки, используемые вбиблиотеке) или компьютерной (электронное приложение для управления записями).

Согласно стандарту ISO 15489:2001, управление записями включает в себя:

• установку политик и стандартов;

• распределение обязанностей и полномочий;

• разработку и внедрение процедур и руководящих принципов;

• предоставление широкого спектра функций, связанных с управлением записями и их использованием;

• разработку, внедрение и управление специализированными системами для управления записями;

• интеграцию управления записями в бизнес-системы и процессы.

Управление физическими записями

Управление физическими записями включает в себя различные меры регулирования и может основываться на разнообразных формах экспертиз. Записи должны быть идентифицированы и заверены. Как правило, это вопрос систематизации и поиска информации; в некоторых случаях необходимо более бережное обращение.

• Идентификация документов

Элементу, представленному в виде юридической записи, необходима проверка подлинности. Возможно, потребуется изучение документа (или другого материального свидетельства)судебно-медицинскими экспертамина предмет подлинности и документального фиксирования любых повреждений, изменений или пропусков в содержании. В крайних случаях, элементы могут быть подвергнуты исследованию черезмикроскоп,рентген,радиоуглеродное датированиеихимический анализ. Подобный уровень проверки достаточно редок, но подразумевает особую тщательность в создании и хранении записей организации.

• Хранение записей

Записи должны храниться таким образом, чтобы к ним, с одной стороны, имелся доступ, а с другой — они должны быть защищены от возможного внешнего воздействия. Типичный бумажный документ может храниться в канцелярском шкафу в офисе, однако некоторые организации используют специальные помещения с регулированием микро-климата(включаятемпературуивлажность). Критично важные записи должны храниться в сейсмостойких безопасныхсейфахили камерах для защиты отпожаров,наводнений,землетрясенийи других коллизий. В крайних случаях необходимо, чтобы запись одновременно была и изолирована от внешних воздействий, и доступна публично (примером может служить подписанный оригиналКонституции США). Гражданским инженерам, возможно, будет необходима консультация, чтобы определить, сможет ли помещение эффективно вмещать полки и шкафы с бумагой. Исторически некоторые военные суда были разработаны с учетом веса их технологических регламентов на бумаге, как части уравнивающегобалласта(современные системы хранения записей передали эту информацию в электронное хранилище). Вдобавок ко хранению записей в помещении организации, многие организации хранят свои записи вне офиса, заключая договора с коммерческими компаниями, занимающимисявнеофисным хранением.