• Циркуляция документов

Путь документа, изъятого из своего обычного места хранения, называется циркуляцией. Зачастую она фиксируется простой письменной процедурой. Тем не менее, большинство современных систем технических средств используют компьютерные системы, включающиесканерыштрих-кодов, технологии радио-меток, чтобы отследить движение документа. Они также могут быть использованы для периодическогоаудитадля выявления несанкционированного перемещения записи.

• Списание записей

Списание записей не всегда означает уничтожение, они могут быть переданы в архив, музейиличастному лицу. Списание должно проводиться согласнозакону, уставу, положению или эксплуатационным процедурам; необходимо соблюдать меры предосторожности во избежание непреднамеренного разглашения информации. Процесс должен быть хорошо документирован, начиная с протокола хранения документации, политик и процедур, одобренных на высоком уровне. Должен быть сохранен перечень уничтоженных записей, включая сертификат об уничтожении. Организации никогда не избавляются от записей, выбрасывая их как мусор: большинство пользуетсяшредеромдля измельчения бумаги в мелкие полоски или кусочки или сжигает необходимое.

Имеющиеся на рынке продукты предназначены для управления записями вплоть до процессов вступления в силу, завершения срока их действия, хранения, планирования сроков хранения и списания записей. В некоторых случаях используется также технология RFIDдля отслеживания физического файла.

• Управление электронными записями

Общие принципы управления записями применяются независимо от формата записей. Цифровые записи (в большинстве случаев называемые электронными) порождают специфические спорные вопросы: записи, не имеющей физического наличия, сложнее обеспечить сохранение и защиту содержания, контекста и структуры.

Функциональные требования к компьютерным системам для управления электронными записями были подготовлены Министерством обороны США, Национальным архивом Англии и Уэлльса иЕвропейской комиссией, чей стандартMoReq(ModelRequirementsfortheManagementofElectronicRecords — Типовые требования к управлению электронными записями) был переведен как миниум на 12 языков (в том числе русский) и используется как вЕвропе, так и за её пределами. Разработан стандарт был по инициативеDLM-форума, финансируемого Европейской комиссией.

Основные проблемы связаны с возможностью доступа к электронным записям и их чтения с течением времени: бурное развитие технологий может сделать программное обеспечение, используемое для создание записей — устаревшим, а сами записи — недосягаемыми для читателя. Под эгидой сохранения цифрового наследия для решения этой проблемы проводится масса исследований.ThePublicRecordOfficeVictoria (PROV), расположенный вМельбурне,Австралия, опубликовал своюметодологиюVictorianElectronicRecordsStrategy (VERS), включающую стандарт для защиты, долговременного хранения и доступа к существующим электронным записям. VERS был принят всеми Викторианскими государственными департаментами. PROV создалэлектронный архивдля обеспечения широкой общественности постоянного доступа к записям.