2.2. Автоматизированные информационные системы

2.2.1. Информационные системы

Понятие информационной системы

При осуществлении предметной деятельности сотрудники организации взаимодействуют друг с другом и внешними субъектами. При этом очень важными являются следующие обстоятельства:

-сотрудники организации связаны между собой не только функционально (т.е. они выполняют отдельные виды работ в рамках предметных задач), но и информационно (обмениваются документами, факсами, письменными и устными распоряжениями и т.д.);

-информационные и функциональные взаимосвязи дополняются отношениями подчиненности.

В совокупности перечисленные виды взаимосвязей характерны для оргштатной структуры. На рис. 2.2.1 показаны два вида такого взаимодействия: отношения подчиненности (сплошные линии) и информационные взаимосвязи (пунктирные линии), объединяющие элементы организационной структуры с помощью информационных потоков.

Выделение в предметной деятельности информационной составляющей позволяет ввести понятие “информационная система”. При этом особо отметим, что трудности общего определения понятия "системы" усугубляются отсутствием однозначного понятия информации. В связи с данными обстоятельствами не существует и общепризнанного определения информационной системы. Поэтому далее под информационной системой будем понимать систему, в которой протекают информационные процессы, составляющие полный жизненный цикл информации: генерация, преобразование, передача, прием, хранение, обработка (использование), уничтожение.

m1

m22		IO1
	…...	...…

mii

IOk

...	...	m
…	…	n

Отношения подчинения

Информационные связи

Рис. 2.2.1. Информационные взаимосвязи и отношения подчинения в организационной структуре

43

В настоящее время сложилось мнение об информационной системе как о системе, реализованной с помощью компьютерной техники. Это не так. Как и информационные технологии, информационные системы могут функционировать и с применением технических средств, и без такого применения. Это вопрос экономической целесообразности.

Миссия информационных систем – информационное обеспечение предметной деятельности организации.

Границы и элементный базис информационных систем. Важнейшими характеристиками информационных систем являются границы и элементный базис. По определению, информационные системы являются открытыми, т.е. взаимодействующими с внешней средой. Установление границ системы и окружающей ее среды не имеет тривиальных решений. Для того, чтобы указать среду полностью, необходимо знать все факторы, воздействующие на систему или испытывающие воздействие с ее стороны – задача в общем случае непростая.

Для информационных систем организаций может быть предложено следующее ее решение. Отождествим элемент оргштатной структуры (сотрудника организации) и элемент информационной системы. С учетом того, что сотрудники организационно объединяются в подразделения, последние в информационном аспекте можно рассматривать в качестве информационных подсистем, а организацию в целом – как информационную систему. В этом случае взаимосвязи с внешними организациями и гражданами будут взаимосвязями с внешней средой, причем их отношения также могут быть как функциональными, так и информационными.

Территориальная распределенность информационных систем. В об-

щем случае иерархическое построение организаций по территориальноадминистративному признаку позволяет рассматривать их как распределенные системы. Отмеченная распределенность состоит в территориальной распределенности:

-подразделений;

-предметной деятельности;

-информации.

Под территориальной распределенностью предметной деятельности понимается весь комплекс обусловленных складывающейся обстановкой действий на обслуживаемой организацией территории, а ряде случаев – и других регионов страны. Из отмеченной специфики вытекает распределенность:

-информационных процессов;

-информационных систем;

-информационных массивов организации (хранилищ информации);

-источников и приемников информации.

Представление оргштатной структуры организации в виде системы информационно взаимодействующих объектов позволяет сделать важный вывод:

рассмотрение вопросов информационного обеспечения на уровне организационной структуры является наиболее общим, предметно ориентировано и инвариантно технологии реализации информационных взаимосвязей.

Вышеизложенное позволяет охарактеризовать рассматриваемые информационные системы как системы организационного типа, основу построения кото-

44

рых составляют люди и коллективы людей, а основу процессов функционирования – целенаправленная предметная деятельность. Модель организационной информационной системы может быть названа предметно ориентированной.

Технико-организационная инфраструктура. Физическая реализация ин-

формационных взаимосвязей в организации обеспечивается наличием и функ-

ционированием множества Mp – технических средств (систем) и множества Mh – сотрудников, участвующих в реализации информационных процедур сбора, передачи, обработки и т.д. информации. Здесь под сотрудниками понимается как технический персонал, так и сотрудники организации, непосредственно участвующие в информационном процессе (в форме самообеспечения).

Учитывая целевую однородность множеств Mp и Mh, представляется целе-

сообразным объединить их в одно множество M = Mp Mh – "Механизмов". Множество M "Механизмов" составляет техническую и организационную инфраструктуру, обеспечивающую реализацию информационных взаимосвязей в организации.

Наличие технико-организационной инфраструктуры обуславливает существование еще одного распространенного подхода к содержанию понятия "информационная система". В соответствии с введенным ранее определением целевой функцией информационной системы является преобразование входной информации в выходную. При этом появляется инвариантность информационной системы к семантике информации и предметной деятельности.

Такая позиция ведет к изменению подходов определения границ и элементного базиса информационной системы. Поскольку в соответствии со сложившимися представлениями и введенными определениями информационная система состоит из взаимодействующих частей (подсистем), каждая из которых обладает свойствами, которые не имеют другие части, можно сформировать ряд оснований деления системы на подсистемы. Интуитивно понятным является деление технико-организационной инфраструктуры по признаку целевого назначения, например, подсистемы телефонной и радиосвязи. При этом достаточно очевидна слабость системных связей между подсистемами. Чаще всего каждая из подсистем рассматривается в качестве самостоятельной системы.

Модель информационной системы. Два различных подхода к представлению информационной системы организации позволяют анализировать различные аспекты ее информационного обеспечения. Однако совершенствование информационного обеспечения путем проектирования или перепроектирования информационной системы возможно лишь при интеграции рассмотренных точек зрения. С такой позиции продуктивным представляется критерий деления, в соответствии с которым можно считать, что каждая информационная процедура обеспечивается соответствующей информационной подсистемой. Это значит, что в информационной системе выделяются и могут существовать в различных комбинациях подсистемы сбора, передачи, приема, обработки, хране-

ния и уничтожения информации. Тогда будем называть элементом системы mpi

или mhj информационную подсистему самого низшего уровня, обеспечиваю-

щую выполнение элементарной информационной операции (элементарной функции).

45

Как уже отмечалось, для каждого информационного процесса состав и последовательность процедур является уникальными и определяются спецификой предметной деятельности. В свою очередь состав и последовательность операций по каждой процедуре определяются технической или организационной составляющими информационной инфраструктуры.

Таким образом, с учетом изложенного определение понятия "информационная система" можно представить в символьной форме

S = (I, O, F, M, C),

(2.1)

где I – входная информация; O – выходная информация (цель информационного обеспечения); F – информационный процесс; M – механизмы; C – условия информационного обеспечения.

Подобное представление существенно расширяет границы информационной системы. Далее везде используется понятие "информационная система" в широком смысле. При необходимости применения термина "информационная система" в узком смысле, т.е. для обозначения комплекса технических средств, это специально оговаривается.

Экономическая информационная система – это совокупность внутрен-

них и внешних потоков прямой и обратной информационной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений.

Характеристики и свойства информационных систем

Можно сформулировать основные свойства информационных систем. Величина и сложность. Современные системы любой природы, как пра-

вило, являются большими и сложными системами. Существует ряд подходов к разделению систем по сложности и величине. Например, если допустить, что величина системы является функцией количества связанных элементов системы, а сложность системы – функцией числа и вида отношений между элементами системы, то при таких допущениях оба параметра – "величина" и "сложность" – логически не зависят друг от друга.

Однако мы не будем исследовать проблему оценки величины и сложности информационных систем организаций. Для конкретности примем следующее определение: сложной системой большого масштаба (Large Scale System) на-

зывают систему, состоящую из большого числа взаимосвязанных и взаимодействующих между собой элементов и способную выполнять сложную функцию. Исходя из изложенного, современные информационные системы организаций являются большими и сложными человеко-машинными системами.

Следует отметить, что широко распространенное представление об организациях и, в частности, об их информационных системах как о сложных системах не свободно от недостатков, т.к. основывается на механистическом представлении об их природе. Но функционирование реальных информационных систем часто не укладывается в рамки системного подхода. Например, понимание того, каковы должны быть цели, задачи и результаты работы системы, могут быть различны у различных групп или отдельных сотрудников. Поэтому управляющие воздействия на систему могут определяться как согласованными

46

ирациональными решениями, так и свойственными системе внутренними противоречиями. Таким образом, представление организации в виде системы, хотя

иявляется полезным для анализа, по-видимому, достаточно абстрактно и не совсем точно отражает действительное положение дел. Однако несмотря на чрезвычайную актуальностьданнойпроблемы, продуктивногоеерешениянесуществует.

Воздействие случайных факторов. Характерной и весьма существенной особенностью является подверженность информационных систем влиянию случайных факторов, причем не только таких, как, например, отказы, сбои или ошибки технических устройств, персонала или пользователей, но и таких, как злоумышленные действия людей, которые являются не только случайными, но

ивообще непредсказуемыми или в лучшем случае трудно предсказуемыми.

Участие в информационных процессах человека. Еще одной особенно-

стью является необходимость активного участия в информационных процессах человека. Особенность состоит в том, что конечным пользователем информационных систем всегда являются сотрудники организации. Персонал организации имеет свои интересы и цели, которые необходимо учитывать при информационном обеспечении (наличие свободы воли).

Кроме того, отсутствие технических интерфейсов между подсистемами, обеспечивающими целостность информационного процесса, обуславливает необходимость использования людей для сопряжения подсистем. Поэтому "узким" местом информационных процессов становится "человеческий" фактор, поскольку упомянутые интерфейсы вынужденно осуществляются людьми.

Уникальность. Каждое состояние информационной системы уникально и требует при информационном обеспечении учета всех ее особенностей и, следовательно, индивидуального применения различных воздействий.

Динамичность. Информационные системы с течением времени меняют свою структуру и состояние элементов.

Распределенность означает пространственное расположение отдельных компонент системы.

Состояние информационной системы. Представляется необходимым ввести еще одно понятие – "состояние информационной системы", под которым будем понимать совокупность системно взаимосвязанных организационнотехнических, процедурных, информационных и правовых структурных решений.

Дадим определения введенных понятий. Фиксированную организацию состава, количества, архитектуры (взаимосвязи) комплекса технических средств и систем, а также технического персонала и личного состава, непосредственно участвующего в выполнении информационных процедур, можно определить как состояние технико-организационной структуры информационной системы или как организационно-техническое структурное решение.

Фиксированную организацию состава, последовательности информацион-

ных процедур можно определить как состояние процедурной (функциональной) структуры информационной системы или как процедурное (функциональное) структурное решение.

Фиксированную организацию состава и взаимосвязей информационного ресурса можно определить как состояние информационной структуры информационной системы или как информационно-структурное решение.

47