Под правовой базой информационной технологии будем понимать состав нормативных документов, регулирующих информационное обеспечение в части функционирования информационной системы. Это могут быть: общие положения, функциональные обязанности личного состава, инструкции и наставления по приемам, способам и методам выполнения процедур и работе на технических средствах и др. Достаточно очевидно, что правовая структура является производной и, следовательно, вторичной по отношению к техническим организационным и процедурным решениям. По аналогии с введенными выше определениями можно считать фиксированную организацию состава и взаимо-

связей как состояние правовой структуры информационной технологии или как правовое структурное решение.

Отдельные свойства информационной системы могут быть описаны на рассмотренных выше структурных решениях. Однако существует их взаимное влияние. Поэтому в целом потребительские свойства могут быть описаны только при их системном учете.

2.2.2. Общие сведения об автоматизированных информационных системах

Понятие автоматизированных информационных систем

Возрастание объемов информации в информационной системе организаций, потребность в ускорении и более сложных способах ее переработки вызывают необходимость автоматизации работы информационной системы, т.е. автоматизации обработки информации.

Внеавтоматизированной информационной системе все действия с информацией и решения осуществляет человек.

Приведем определения автоматизированной информационной системы

(АИС).

1. Автоматизированная информационная система – совокупность ин-

формации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений.

2. Автоматизированная информационная система – взаимосвязанная совокупность данных, оборудования, программных средств, персонала, стандартов, процедур, предназначенных для сбора, обработки, распределения, хранения, выдачи (предоставления) информации в соответствии с требованиями, вытекающими из целей организации.

Вцелом АИС можно рассматривать как человеко-машинную систему с автоматизированной технологией получения результатной информации, необходимой для информационного обеспечения персонала и оптимизации процесса управления в предметной деятельности.

Отметим, что в силу сложности структуризации информации и формализации процессов ее обработки автоматизация всех информационных процедур организации затруднена. Степень автоматизации различных информационных процессов колеблется от 10 до 20%.

Сравним преимущества и недостатки информационных систем с неавтоматизированной (бумажной) и с автоматизированной информационной технологией.

48

Преимущества неавтоматизированных (бумажных) систем:

-простота организации и (или) установки;

-простота для понимания и освоения;

-не требуются технические навыки;

-гибкость и способность к адаптации для соответствия предметной деятельности.

Преимущества автоматизированных информационных систем. В АИС появляется возможность отображения на информационную плоскость всего, что происходит с организацией. Все экономические факторы и ресурсы выступают в единой информационной форме, в виде данных.

На примере одной из туристических фирм произведем сравнение традиционных (бумажных) и автоматизированных технологий (табл. 2.2.1).

							Таблица 2.2.1
Традиционная технология				Автоматизированные технологии
Набор услуг	ограничен	возможностями	со-	Доступна информация о туристических услу-
трудников организации		по поиску и сбору		гах бизнес-партнеров по всему миру.
информации.				Хранение произвольной информации на оп-
Хранение информации на бумажных носите-
лях; аудио-, видеоинформация на магнитных				тико-магнитных носителях
носителях
Сложность поиска и предоставления инфор-				Простота	поиска	и	предоставления
мации				информации
Сложности	с расширением ассортимента			Отсутствие проблем с расширением ассорти-
услуг				мента услуг, так как поставщики предостав-
				ляют информацию
Медленная, рутинная технология работы				Автоматизированная технология, обеспечи-
				вающая высокую производительность обслу-
				живания
Число клиентов предопределено территори-				Потенциальным клиентом является каждый
альными границами				житель любой страны
Очень часты "накладки" из-за недостоверных				Информация	достоверна и		актуальна, по-
данных. Необходимо осуществлять проверку				скольку предоставляется автором
имеющихся данных
Низкая степень удовлетворения спроса				Высокая степень удовлетворения спроса
Низкая конкурентоспособность				Агрессивная конкурентоспособность
Привлечение	клиентов	услугами смежных		Клиенты имеют возможность выбора места
областей ограничено				путешествий, отдыха, лечения, развлечения,
				обучения, бизнеса и др.
Существует предел в развитии и наращива-				Широкие возможности по развитию бизнеса
нии возможностей бизнеса

Классификация автоматизированных информационных систем

Классификацияповидампроцессовуправления. АИСподразделяютсяна:

АИС управления технологическими процессами – это человеко-машинные системы, обеспечивающие управление технологическими устройствами, механизмами и автоматическими линиями.

49

АИС управления организационно-технологическими процессами сочетают АИС управления технологическими процессами и АИС управления предприятиями. Это – многоуровневые системы.

АИС организационного управления предназначены для управления произ- водственно-хозяйственными, социально-экономическими функциональными процессами, протекающими на всех уровнях управления экономикой. К этой группе АИС относятся:

-банковские АИС;

-АИС фондового рынка;

-финансовые АИС;

-страховые АИС;

-налоговые АИС;

-АИС таможенной службы;

-статистические АИС;

-АИС промышленных предприятий и организаций (особое место распространенности в них занимают бухгалтерские АИС) и др.

АИС научных исследований обеспечивают высокое качество и эффективность расчетов и научных опытов. Методической базой таких систем служат экономико-математические методы, технической базой – вычислительная техника и технические средства для проведения экспериментальных работ и моделирования. Организационно-технологические системы и системы научных исследований могут включать в свой контур системы автоматизированного проектирования работ (САПР).

Обучающие АИС используются при подготовке специалистов в системе образования, при переподготовке и повышении квалификации работников разных отраслей.

Классификация по уровню в системе государственного управления.

По этому признаку выделяют территориальные, отраслевые и межотраслевые АИС, которые одновременно являются системами организационного управления, но более высокого уровня.

Территориальные АИС предназначены для управления административнотерриториальными районами. Территориальные системы автоматизируют выполнение управленческих функций в регионе, формирование отчетности, выдачу оперативных сведений местным государственным и хозяйственным органам.

Отраслевые АИС создаются в сферах промышленного и агропромышленного комплексов, в строительстве, на транспорте. Эти системы решают задачи информационного обеспечения аппарата управления соответствующих ведомств.

Межотраслевые АИС являются специализированными системами функциональных органов управления экономикой (банковских, финансовых, снабженческих, статистических и др.). Имея в своем составе мощные вычислительные комплексы, межотраслевые многоуровневые АИС обеспечивают разработку экономических и хозяйственных прогнозов, государственного бюджета, осуществляют контроль результатов и регулирование деятельности всех звеньев хозяйства, а также контроль наличия и распределения ресурсов.

50

Значение автоматизированных информационных систем для повышения производительности труда и принятия решений

Повышают ли АИС производительности труда эффективность принимаемых решений? Ответа на этот вопрос в общем виде не существует. Он уникален для каждого отдельного случая применения АИС. Потенциальный эффект от автоматизации информационных технологий показан в табл. 2.2.2.

Таблица 2.2.2

Потенциальный эффект от автоматизации информационных технологий

	Предметная	Результат
	сфера
		- сокращение количества уровней управления;
		- снижение административных расходов;
		- высвобождение работников среднего звена управления и упразднение ряда
		функций;
		- освобождение работников от рутинной работы; высвобождение времени
		для интеллектуальной деятельности;
	Управление	- получение рациональных вариантов решения управленческих задач за счет
		внедрения математических методов и интеллектуальных систем;
		- создается современная организационная структура;
		- автоматизированная технология создает организационную гибкость;
		- повышение производительности труда;
		- экономия времени;
		- повышение квалификации и профессиональной грамотности управленцев;
		- увеличивается конкурентное преимущество;
		- увеличивается выручка и прибыль, уменьшаются издержки
		- совершенствование структуры потоков информации и системы документо-
		оборота в организации;
	Информаци-	- эффективная внутрифирменная координация спомощьюэлектронной почты;
		- обеспечение достоверности информации;
	онное	- замена бумажных носителей данных оптико-магнитными носителями, что
	обеспечение
		приводит к более рациональной организации переработки информации на
		компьютере и снижению объемов документов на бумаге;

-прямой доступ к информационному продукту

-сокращение времени на проектирование и производство;

-изделия более проработаны, в результате становятся более надежными, проще ремонтируются, меньше простаивают из-за поломок;

-расширение свойств продукции и сферы ее возможного применения;

-уменьшение затрат на производство продуктов и услуг;

-сокращение затрат труда и средств на приемку, обработку и выполнение Производство заказов;

-предоставление потребителям уникальных услуг;

-повышение производительности труда;

-повышается качество товаров и услуг;

-рационализация материально-технического снабжения;

-снижение уровня запасов

-уменьшение затрат времени на распространение изделий;

-отыскание новых рыночных ниш;

возможность идентификации потребителей изделий; - создаютсяновыевозможностипополучениюираспространениюинформации;

Маркетинг - поддержка продаж;

-более эффективное взаимодействие с заказчиками (наглядность, скорость передачи сообщений);

-повышается способность гибко реагировать на спрос и оперативно удовлетворять новые желания потребителей

51

Пример. Исследование влияния информационных технологий на деятельность менеджеров, занимающихся маркетингом, сбытом, закупками, финансами, проектированием, анализом, кадрами в 15 фирмах, специализирующихся в области производства и услуг. В исследовании участвовали от 9 до 25 специалистов каждой фирмы в течение 10-12 недель.

Изучалось два важнейших аспекта деятельности менеджеров:

-распределение рабочего времени с целью достижения поставленных задач;

-оценка возможности повышения производительности при использовании

вболее широких масштабах информационных технологий.

Вывод. Многие участники исследования менее половины своего рабочего времени тратят на выполнение возложенных функций. Только 36% времени уходит на виды деятельности, связанные с продажами и поиском перспективных клиентов, то есть на деятельность, непосредственно связанную с доходами. Все остальное время тратится на "бумажную кухню", рутинные процедуры, поездки и т.п.

Малопродуктивная деятельность (передвижение в офисе и вне его, поиск информации на бумажных носителях или изучение полученных задач, работа вместо технического персонала по печати, копированию и т.п.) занимала от 18 до 30% рабочего времени.

Зарегистрирована низкая производительность труда. Жалобы на засилье рутинной работы, не дающей сосредоточиться на формировании более прибыльной клиентуры. Использование известных управленческих приемов не дало результата. Причина заключается не в порядке использования рабочего времени, а в несовершенстве и неточности обычных процедур обработки и передачи информации. Проблемы качества информации занимали слишком много времени (1-2 ч/день).

Большинство участников исследования до его проведения недооценивали или переоценивали затрачиваемое время на различные виды деятельности. После обследования они хотели бы изменить структуру распределения своего рабочего времени, уделять больше времени анализу, планированию, повышению квалификации. И меньше тратить на малопродуктивную работу. Руководители критиковали службы обеспечения, неэффективные средства подготовки документов, громоздкость и расплывчатость отчетов, подготовленных на ЭВМ.

Многие из этих заключений подводят к мысли о преобразовании в организационной структуре, определении пути повышения управленческой эффективности. Кроме того, управленцы могли бы экономить около 15% времени при более широком использовании информационных технологий.

Более половины этого времени получается за счет сокращения малопродуктивной работы, остальная часть – за счет уменьшения количества встреч и ускорения процесса анализа и обработки документов. Кроме того, при более широком использовании информационных технологий повышается качество работы. Это происходит из-за получения прямого доступа к точной информации, лучшей координации внутриучрежденческой деятельности, более эффективного взаимодействия с заказчиками в части скорости и наглядности документов, выделения времени и средств на высокопродуктивную деятельность.

52

Руководствуясь всем этим, исследователи рекомендовали перечень взаимосвязанных задач и необходимость построения автоматизированных рабочих мест для 80% менеджеров, принимавших участие в исследовании.

Современное развитие информатизации в области экономической и управленческой деятельности требует единых подходов в решении организационных, технических и технологических проблем. Основными факторами, определяющими результаты создания и функционирования АИС, являются:

-активное участие человека, специалиста, в системе автоматизации обработки информации и принятия управленческих решений;

-интерпретация информационной деятельности как одного из видов бизнеса;

-наличие научно обоснованной программно-технической, технологической платформы, реализуемой на конкретном экономическом объекте;

-создание и внедрение научных и прикладных разработок в области информатизации в соответствии с требованиями пользователей;

-формирование условий организационно-функционального взаимодействия и его математическое, модельное, системное и программное обеспечение.

Перспективы развития автоматизированных информационных систем

АИС может стать средой информационной поддержки целенаправленной коллективной деятельности всей организации, она может стать корпоративной информационной системой. В современном определении такая система включает в себя совокупность различных программно-аппаратных платформ, универсальных и специализированных приложений различных разработчиков, интегрированных в единую информационно-однородную систему, которая решает уникальную задачу каждой конкретной организации.

Корпоративную информационную систему рассматривают как некоторую совокупность частных решений и компонентов их реализации, в числе которых:

-единая база данных хранения информации, формируемая различными и не связанными между собой программами и прикладными системами;

-множество прикладных систем, созданных разными фирмами и по разным технологиям (финансы, материально-технический учет, конструкторскотехнологическая подготовка производства, документооборот, аналитика и т.п.).

Корпоративная информационная система должна:

-позволять накапливать определенный опыт и знания и обобщать их в виде формализованных процедур и алгоритмов решения;

-постоянно совершенствоваться и развиваться;

-быстро адаптироваться к изменяющимся условиям внешней среды и новым потребностям организации;

-соответствовать насущным потребностям человека, его опыту, знаниям и психологии.

53