Информационное обеспечение организации

Понятие информационного обеспечения. Решение предметных задач не-

возможно без осуществления вспомогательных (обеспечивающих) видов деятельности, непосредственно не преследующих нормативно определенных целей, но необходимых для их достижения. Одним из таких видов деятельности является информационное обеспечение. Этим термином будем обозначать регулярную деятельность по получению информационного продукта или оказанию информационных услуг. Рассмотрим содержание и дадим определения основных компонентов понятия “информационное обеспечение”.

Информационная потребность. Необходимость информационного обеспечения вызывается тем, что подавляющее число задач субъектов деятельности характеризуется информационной неопределенностью и возникает, когда состояние информированности сотрудников организации о значимых элементах окружающей действительности не позволяет результативно решать задачи предметной деятельности. Иными словами, несоответствие между фактическим и желаемым состоянием информированности порождает проблему получения информации определенного качества, т.е. информации, отвечающей потребностям предметной области. Из приведенных рассуждений следует, что информационная потребность – это определенное состояние субъекта предметной деятельности, возникающее в связи с необходимостью получения данных, обеспечивающих принятие решений в предметной деятельности. Или иначе: информационная потребность – осознанное понимание различия между индивидуальным знанием о предмете и знанием, накопленным обществом.

Другими словами, под информационной потребностью будем понимать совокупность тех сведений (данных), которые необходимы для эффективного функционирования организации (подразделения, сотрудника). Содержание же любого объекта, как уже указывалось, определяется теми целями, для достижения которых он создается. Таким образом, первичными, определяющими информационные потребности, являются цели функционирования организации.

Проблема определения, описания, измерения информационных потребностей сотрудников является одной из основных в комплексе проблем информационного обеспечения. Только определив характеристики информационной потребности пользователей, можно формулировать требования к информационному обеспечению, состав и функции информационной системы.

Цель информационного обеспечения. Информационные потребности определяют цель информационного обеспечения, которая состоит в предоставлении сотрудникам (пользователям) информации требуемого качества в заданные сроки и в рамках действующих технической и организационно-штатной структуры организации, правового регулирования и финансирования. Понятие качества информации (информационного обеспечения) будет рассмотрено ниже.

Субъект информационного обеспечения. В качестве субъекта информа-

ционного обеспечения организации могут выступать:

-специализированные подразделения, например информационные центры, технические и др. подразделения, предоставляющие доступ к информационным ресурсам или средствам коммуникации;

-сотрудники организации (при этом информационное обеспечение приобретает форму самообеспечения).

24

Объект информационного обеспечения. Строго говоря, объектом ин-

формационного обеспечения является психофизиологическое состояние персональной или групповой информированности о значимых (т.е. входящих в компетенцию предметной деятельности организации) элементах окружающей действительности. Однако если исключить из рассмотрения вопросы, связанные с восприятием, уяснением, интерпретацией и представлением информации, то степень информированности определяется наличием качественной информации.

Такое упрощение возможно, т.к. в нашем курсе акцент делается на техни- ко-организационных аспектах информационного обеспечения. Поэтому менее корректно, но вполне допустимо рассматривать в качестве объекта информационного обеспечения сотрудника или группу сотрудников организации, объединенных по какому-либо признаку.

Среда информационного обеспечения. Структурирование важнейших компонентов является необходимым, но недостаточным условием понимания сущности деятельности, так как не учитывает ряда факторов, непосредственно не входящих в понятие, но создающих определенную обстановку (среду), в которой осуществляется деятельность.

Среду деятельности составляет сфера доминирования и неуправляемая сфера. В общем случае к сфере доминирования будем относить средства (ресурсы), которыми располагает субъект деятельности, и элементы окружающей действительности, на которые он может воздействовать.

Неуправляемую сферу образует группа элементов, на которые субъект деятельности не может воздействовать, но которые необходимо учитывать в виде ограничений. В рамках сферы доминирования и неуправляемой сферы определяется достаточный набор действий (процедур) для разрешения проблемы.

Для адекватного описания среды подробнее определим сферу ограничений и сферу доминирования субъекта информационного обеспечения. Выделим и представим формальными записями компоненты среды, наиболее значимые с точки зрения достижения цели информационного обеспечения:

M*=(Mp, Mh, Mr),	(1.1)
C*=(C1, C 2, C3, C4).	(1.2)

В(1.1) M* – сфера доминирования; Mp – технические средства выполнения информационных процедур; Mh – персонал организации, реализующий информационные процедуры; Mr – материальные ресурсы.

В(1.2) C* – условия информационного обеспечения; C1 – правовая база (приказы, наставления, инструкции); C2 – организованный набор методов и

правил работы с информацией; C3 – сигналы управления; C4 – помехи. Схематичное представление информационного обеспечения организации

как модель вход-выход приведено на рис. 2.1.3.

25