6.4. Техніка ведення ділових переговорів

Переговори — це обмін думками, який зазвичай ведеться представниками двох сторін з певною діловою метою. Вони проводяться на різних рівнях з різною кількістю учасників. Переговори можуть мати як неофіційний, так і протокольний характер.

Існують два підходи до переговорів:

а) конфронтаційний, який має суб'єкт-об'єктний характер. Це протистояння сторін, їхня впевненість у тому, що треба здобути перемогу будь-якою ціною, а відмова від неї — це по­разка;

б) партнерський, який має суб'єкт-суб'єктний характер. Це спільний аналіз проблеми, в результаті якого учасники шука­ють найкращі, найбільш повні варіанти розв'язання пробле­ми, що якнайбільше відповідали б взаємним інтересам.

Коли в результаті переговорів їх учасники домовляються про спільну діяльність — це партнерський підхід до перего­ворів, коли щось не вийшло і йдеться про розрив відносин — то це конфронтаційний підхід.

Учасники виробляють для себе одну з двох стратегій, якої і дотримуються під час обговорення.

Перша стратегія ведення переговорів зводиться до проти­стояння крайніх позицій партнерів. Учасники переговорів, котрі будь-яку ситуацію розглядають як змагання волі й не йдуть на поступки, дотримуються жорсткої стратегії. Ті самі учасники, які заради уникнення конфлікту йдуть на поступ-⁴ ки, внаслідок чого їхні інтереси обмежуються, дотримуються м'якої стратегії. Стратегія, при якій кожна сторона в перего­ворах займає певну позицію й жорстко захищає її, називаєть­ся позиційним торгом. Чим більше людина захищає певну позицію, тим більше вона себе з нею пов'язує. Такий торг при­зводить до укладення нерозумних угод або до конфронтації. Позиційні стратегії переговорів мають такі особливості:

— вони можуть не привести до згоди, навіть тоді, коли цьо­го бажають обидві сторони, оскільки кожна захищає свою по­зицію;

— вони можуть прийти до згоди, але ця згода матиме ме­ханічний характер, оскільки не враховуються інтереси сторін;

— той, хто займає більш жорстку позицію, спочатку отри­мує більший шматок пирога і поступово щось віддає, намага­ючись все ж значнішу частину залишити собі;

— позиційний торг приводить до конфліктів, сварок тому, що кожний намагається силою вирвати поступку в іншого;

— ці переговори займають багато часу, бо учасники йдуть на поступки лише перед загрозою їх припинення;

— якщо одна зі сторін перемогла, то в іншої виникає гнів та образа.

Друга стратегія переговорів передбачає розв'язання про­блем, виходячи із їхнього змісту, а не торгів з приводу позиції, яких кожна зі сторін жорстко дотримується. Ці переговори називаються принциповими. В їх основі лежать чотири поняття[14]:

— люди (треба відділяти людину від проблеми й обговорю­вати проблему, а не один одного);

— інтереси (слід зосередитись на інтересах, а не на пози­ціях учасників переговорів);

— варіанти (доцільно продумати найбільш вигідні для обох сторін варіанти);

— критерії (при обговоренні слід використовувати тільки об'єктивні критерії).

При принципових переговорах їхні учасники прагнуть вра­хувати інтереси обох сторін та отримати такий результат, який був би обґрунтований справедливими нормами і критеріями незалежно від волі жодної зі сторін. Ця стратегія передбачає жорсткий підхід до розгляду суті справи, але м'який підхід до учасників переговорів і дає змогу прийняти справедливе рі­шення з позиції етики, яке б задовольнило обидві сторони. Іно­ді думають, що позитивний результат переговорів — поразка однієї сторони і перемога іншої (але в такому разі переможена сторона більше не буде мати з вами справу). Найкращий ва­ріант — компромісне рішення, коли виграш має кожна сторо­на, тобто "перемога — перемога".

Переговори як форма колективного обговорення передба­чають три стадії: а) аналіз ситуації, тобто проблем учасників, їхніх емоцій, відносин, інтересів, можливих варіантів прий­няття рішення; б) планування; в) дискусія.

Ділові переговори — процес поетапного досягнення згоди між партнерами за наявності різних, а інколи й суперечливих інтересів. Ділові переговори є важливим елементом ділового спілкування. За формою вони нагадують співбесіду, а за змістом є процесом поетапного досягнення згоди між партнерами за наявності різновекторних, інколи й суперечливих інтересів.

На етапі підготовки ділових переговорів менеджер повинен постійно контролювати якість і терміни виконання робіт, аналізувати і усувати причини, які перешкоджають досягненню наміченого.

Після розроблення плану майбутніх переговорів потрібно письмово (обмін листами поштою, телефаксом, через електронну мережу) узгодити з партнером терміни і програму візиту його представників. Іноді для цього вистачає телефонних розмов. З'ясувавши проблематику, час, місце переговорів, склад делегації, ймовірно вигідний для обох сторін результат, можна скласти детальний план їх підготовки, організувати необхідні підготовчі роботи і налагодити за ними контроль.

Підготовка до візиту представників партнера має охоплювати все, що стосується прибуття та перебування делегації (зустріч в аеропорту чи на вокзалі, супроводження до готелю, вирішення організаційних, інформаційних, комунікативних, побутових проблем). Особливо реагують на такі аспекти ділової взаємодії представники іноземних фірм.

Байдужість до організаційних проблем може вкрай негативно позначитися на настрої партнерів під час переговорів, від чого, як відомо, залежатимуть і їх результати. Тому потрібно продумати усі ймовірні потреби делегації, подбати про створення максимально зручних умов для неї.