Створення й настроювання організації
Система дозволяє вести облік по декількох організаціях одночасно. Вибір необхідної організації з наявних у системі здійснюється в момент завантаження програми в діалоговому вікні «Регистрация» (рис. 3) у полі «Предприятие».
Рис. 3. Діалогове вікно «Регистрация»
При необхідності створити нову організацію треба запустити програму Pragmat.exe. Відкриється діалогове вікно «Регистрация» (рис. 3).
Нажати на кнопку «Настройка». Відкриється діалогове вікно «Справочник организаций» (рис .4). Нажати на кнопку «Создать». У діалоговому вікні «Организация» (рис. 5), що відкрилося, ввести найменування організації, установити прапорець у поле («Бюджетная» або «Не бюджетная») залежно від виду організації. Нажати на кнопку в полі «Імя файла» і в діалоговому вікні «Открыть», що відкрилося, увести ім'я файлу бази даних (наприклад «komhoz»), нажати на кнопку «Открыть». Ім'я файлу буде містити повний шлях до створюваної бази, наприклад - c:\Pragmat\komhoz.gdb. Нажати на кнопку «ОК». У довіднику організацій буде створений відповідний запис. Нажати на кнопку «Закрыть» у довіднику організації й вибрати у вікні «Регистрация» у полі «Предприятие» створену організацію. Увести ім'я користувача «SYSDBA», пароль «masterkey» і нажати на кнопку ОК». Відкриється головне діалогове вікно програми «Прагмат» з ім'ям організації «Новая» (рис. 6).
Введення даних нової організації виконується один раз у головному діалоговому вікні, пункт меню «Настройка организации». При створенні нової організації, у розділі настроювання організації буде записане найменування «Новая». Його необхідно замінити новим найменуванням, а також заповнити всі необхідні дані організації.
При кожному наступному завантаженні програми система буде пропонувати організацію, у якій виконувалися операції останній раз.
Порядок уведення інформації наступний:
З меню «Сервис» у головному діалоговому вікні програми «Прагмат» вибрати пункт меню «Настройка организации». Відкриється діалогове вікно «Настройка организации» (рис. 7).
Рис. 4. Діалогове вікно «Справочник организаций»
Рис.5. Діалогове вікно «Организация»
Рис.6. Головне діалогове вікно програми
Рис. 7. Діалогове вікно «Настройка организации»
У полях «Краткое наименование» і «Полное наименование» замість найменування «Новая» ввести найменування нової організації. Діалогове вікно містить меню, що перемикається, що складається із чотирьох розділів:
Дополнительно;
Руководители;
Бухгалтерская настройка;
Бюджетная настройка.
У розділі «Дополнительно» уводиться інформація через Справочник контрагентов. Для цього нажати на кнопку в поле «Краткое наименование» і в Справочнике контрагентов, що відкрився, увести необхідні поля: адреса, телефоны, коды ОКПО, ИНН, номер свидетельства й т.д.. Ці дані необхідні для автоматичного формування різних вихідних документів.
У розділі «Руководители» уводяться поля «Должность» і «Ф.И.О.» керівника підприємства й фінансової служби. Дані вносяться через Справочник сотрудников.
У розділі«Бухгалтерская настройка» необхідно заповнити поля
«Дата начала расчетного периода»;
«Дата начала периода корректировки».
Під полем «Дата начала расчетного периода» розуміється дата уведення системи в експлуатацію (на цю дату вводяться всі початкові залишки). Період коректування встановлюється з метою заборони проведення змін у документах і проводках, на підставі яких отриманий баланс підприємства. При необхідності зміни можуть бути проведені з дозволу головного бухгалтера.
Установити код національної валюти (вибирається з Справочника видов валют при натисканні на кнопку).
Вибрати вид організації (бюджетна або комерційна).
Якщо вид організації обраний комерційна, відкриється поле для вибору кількості символів у найменуванні банку. Для бюджетних організацій кількість символів за замовчуванням установлено 38.
У розділі «Бюджетная настройка» (для бюджетних організацій) уводиться поля:
код области;
код района;
код населенного пункта;
КФК (код функциональной классификации);
КВК (код ведомственной классификации);
КПК (код программной классификации);
Бюджет(державний або місцевий). Якщо бюджетна організація фінансується із двох бюджетів, тоді це поле не заповнюється.
Обов'язковим для заповнення є код ОКПО організації, тому що по ньому буде виконуватися звірення з банком «Казна» при автоматичному експорті й імпорті документів. Після введення необхідної інформації нажати на кнопку «ОК».
Додаткові параметри організації вводяться в розділі «Регистрационные реквизиты» (рис. 8). Вибір цього розділу виконується з меню «Сервис» головного діалогового вікна системи.
Установка паролів доступу до підсистем.
З метою захисту інформації від несанкціонованого доступу сторонніх осіб, а також розмежування доступу виконавців до різних підсистем, модулів і звітів системи, введений режим управління доступом, що дозволяє сформувати Справочник пользователей і встановити права доступу.
Управляє доступом до ресурсів системи адміністратор. Кожному користувачеві привласнюється свій індивідуальний пароль і ім'я (англійськими символами), за допомогою яких він має можливість увійти в систему й працювати тільки в тій підсистемі або її частині, до яких йому дозволений доступ.
Порядок уведення інформації наступний. Вибрати з меню «Сервис» у головному діалоговому вікні системи пункт «Справочник пользователей». Відкриється відповідне діалогове вікно (рис. 9).
Нажати на кнопку «Создать». При цьому відкриється діалогове вікно «Информация о пользователе» (рис. 10). Ввести ім'я користувача англійськими символами у відповідному полі. Ввести пароль у полях «Пароль» і «Подтверждение пароля» і нажати на кнопку «ОК». В Справочнике пользователей з'явиться відповідний рядок. Надалі при вході в програму користувач повинен увести своє ім'я й пароль. Система буде фіксувати всі дії користувача.
Рис. 8. Діалогове вікно «Регистрационные реквизиты»
Рис. 9. Діалогове вікно Справочник пользователей
Рис. 10. Діалогове вікно «Информация о пользователе»
Нажати на кнопку «Права доступа». Відкриється однойменне
Рис. 11. Діалогове вікно «Права доступа»
діалогове вікно (рис. 11). Вибрати необхідну підсистему (активізувати рядок запису), або її розділ, до яких необхідно надати доступ. Нажати на клавішу «F3», при цьому відкриється діалогове вікно «Право доступа». Поле «Наименование» заповнюється автоматично. Поля «Имя объекта» и «Тип объекта» не заповнюються. Установити прапорець у полі «Просмотр» (доступ на читання інформації) і в полі «Ведение информации» (доступ на редагування інформації). Аналогічно встановити право доступу до всім іншим необхідним об'єктам.
Повторити процедуру введення для наступного користувача.
Після введення паролів, доступ до системи зможуть мати тільки ті користувачі, які внесені в Справочник пользователей.
Для входу в програму при завантаженні системи необхідно набрати на клавіатурі своє користувальницьке ім'я й пароль. Якщо ім'я або пароль містять помилки, система видасть відповідне попередження.
Порядок введення системи в експлуатацію
Для введення системи в експлуатацію необхідно створити довідники системи й увести початкові залишки по кожній підсистемі. Довідники можуть створюватися в міру введення початкових залишків. Багато довідників є загальними для декількох підсистем, тому вони створюються один раз і надалі використовуються в міру необхідності. Початкові залишки вводяться документами в кожній підсистемі. Можливе введення початкових залишків шляхом імпорту даних з інших функціонуючих на підприємстві програм.
На першому етапі формується план рахунків (субрахунків) підприємства. Система поставляється зі стандартним набором рахунків відповідно до законодавства України. Користувач системи повинен видалити невикористовувані рахунки й створити відсутні субрахунки. Рахунки можуть бути закритими й відкритими. Закритими звичайно створюють рахунки, на яких відкриті субрахунки. Із закритими рахунками заборонені будь-які проводки, але по них можуть бути отримані звіти. При створенні нового рахунку за замовчуванням він відкритий. Для того щоб закрити рахунок необхідно активізувати його й вибрати з меню «Правка» пункт «Закрыть счет». Для того щоб відкрити рахунок необхідно активізувати закритий рахунок і вибрати з меню «Правка» пункт «Открыть счет».
Вступний баланс формується за допомогою проводок у книзі обліку операцій по кожному рахунку, або при формуванні плану рахунків і створенні аналітичних ознак. Дата формування вступного балансу вибирається на один день раніше дати введення системи в експлуатацію. Для рахунків обліку ТМЦ і основних засобів вступний баланс повинен формуватися за допомогою проводок при створенні документів по введенню початкових залишків. При цьому автоматично формується баланс між фактичною наявністю запасів у сумарному вираженні й відповідних сумах на рахунках обліку ТМЦ у книзі обліку операцій.
На другому етапі вводяться початкові залишки по підсистемах: «Касса», «Банк», «ТМЦ», «ОС», «Зарплата».
Для підсистеми «ТМЦ» необхідно створити групи ТМЦ, рахунки обліку ТМЦ, Справочник складов і схему зберігання ТМЦ на кожному складі. Створення схеми зберігання ТМЦ на кожному складі надає можливість взаємного контролю оперативного й бухгалтерського обліку ТМЦ у сумарному вираженні. Схема зберігання створюється для груп ТМЦ (кожна група прив'язана до певного рахунку матеріального обліку в плані рахунків).